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Lösungen, Klausurtipps, Prüfungsfragen

Effektiv­es Projektm­anagemen­t: Definiti­onen, Phasen und Tools

2.167 Wörter / ~14 Seiten sternsternsternsternstern_0.75 Autorin Aaron . im Sep. 2010
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Prüfungstipps
Projektmanagement

Universität, Schule

Georg-Simon-Ohm-Hochschule Nürnberg

Autor / Copyright
Aaron . ©
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Ohne Kopierschutz
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sternsternsternsternstern_0.75
ID# 2120







Modul 1:

 

Wie ist der Begriff „Projekt“ definiert? (M1S1)

 

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem definierten Anfang und Abschluss. Ein Projekt ist einmalig und neuartig und besitzt eine hohe Komplexität. Ein Projekt bewirkt wegen seines interdisziplinären Querschnittcharakters eine vorübergehende organisatorische Veränderung und damit verbunden auch eine Neufestlegung der Aufgabenbereiche im Betrieb. Kurz: ein Projekt ist ein außergewöhnliches Vorhaben.

 

·        Einmaliges, komplexes Vorhaben mit definierten Anfang und Ende, zeitlich begrenzten Ressourcen und vorgegebenen Kostenrahmen

 

 

Was beinhaltet das Projektmanagement und was sind die Komponenten des Projektmanagements? (M1S2)

 

(alles was man zur Abwicklung eines komplexen Projektes benötigt)

 

Das Projektmanagement beinhaltet die Gesamtheit von Führungsaufgaben,    -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes.

 

Komponenten des Projektmanagements:

 

·        Führung und Zusammenarbeit (Kommunikation, Motivation, Engagement)

·        Projekt-Organisation (zeitlich befristet mit personifizierten   Verantwortungen)

·        Projekt- Controlling (Projektphasen, Meilensteine, Projektstrukturplan, PM- Tools

 

 

Welche Projektphasen und Meilensteine sind üblich? (M1S3)

 

Projektphasen:

 

·        Planung mit Aquisitionsprozess                                                  

·        Umsetzung mit Projektabwicklungsprozess

 

Meilensteine:

(fett: Pflichtmeilensteine…müssen in jedes Projekt rein!!!)

 

 

·        Erstes Gespräch

·        Go/ No Go- Entscheidung oder Eingang der Kundenanfrage

·        Bid/ No Bid- Entscheidung (Angebot erstellen oder nicht)

·        Angebotsfreigabe (LIMIT OF AUTHORITY => LOA- Prozess)

·        Vertragsabschluss bzw. Auftragsverlust

·        Planungsbeginn

·        Projektstart

·        Planungsabschluss

·        Interne Abnahme

·        Kundenabnahme

·        Kundenendabnahme (FINAL ACCEPTANCE CERTIFICATE => FAC)

·        Projektabschluss

 

 

Welches Projektmanagement-Aufgaben beleiten den Akquisitions- und Projektabwicklungs-Prozess? (M1S3, M1S6, M1S7)

 

·        Vertrags- und Betriebswirtschafts-Management

·        Vergabemanagement

·        Änderungs- und Claimmanagement

·        Risiko- und Claimmanagement

·        Konfigurationsmanagement

·        Qualitäts Management

·        Knowledge Management

 

 

 

 

Modul 2:

 

Was beinhaltet das Contract- Management?

·        Vertragsmanagement

·        Risikomanagement

·        Claimmanagement

 

 

Was verstehen Sie unter Vertragsmanagement?

 

Das Vertragsmanagement ist ein Tool des Contract- Management, mit dessen Hilfe die Vertragsgestaltung im Anlagengeschäft geregelt wird.

 

Ziel des Vertragsmanagement ist es, die Aufgabe und den vorgesehenen Lösungsweg so detailliert und vollständig wie möglich (Zeichnung und Text) zu beschreiben. Weiterhin soll damit festgelegt werden, welche Verpflichtungen wann welcher Vertragspartner zu übernehmen hat. Es soll ebenfalls sicherstellen, dass Störungen während der Abwicklung den Erfolg des Gesamtgeschäftes nicht gefährden. Weiterhin sollen durch dieses Tool technische und kommerzielle Risiken abgesichert werden.

 

… beginnt mit der Angebotserstellung und endet mit der Vertragsunterzeichnung…

·        Kunden- Ausschreibung analysieren und hinsichtlich der geforderten Verpflichtungen prüfen

·        Verhandeln und ausarbeiten der Vertragsbedingungen mit Kunden, Teilauftragnehmern, aber auch mit innerhalb der Firma

·        Änderungs-Management einschließlich Claim- und Change- Order Management vorbereiten

 

 

Welche Rechtsfolgen des Vertrags gibt es? (M2S12)

 

Aus dem Anlagenvertrag ergeben sich für den Anlagenverkäufer Rechte auf termin- und sachgerechte Erfüllung (= Gewährleistung) der vertraglichen Haupt- und Nebenpflichten. Werden diese vom Anlagenverkäufer erfüllt, ist der Leistungsanspruch des Käufers im Wesentlichen erfüllt.

 

Es bleiben dann nur noch die vertraglichen Nebenpflichten, wie z.B. die zehnjährige Bereitstellung von Ersatzteilen und die Geheimhaltungs-verpflichtung.

 

Kommt der Verkäufer der terminlichen Erfüllung nicht nach (verschuldet oder unverschuldet), wird diese Leistungsstörung als Verzug bezeichnet.

Wird der Anspruch auf sachgerechte Erfüllung nicht ordnungsgemäß vom Verkäufer erfüllt, wird diese Leistungsstörung als Gewährleistung bezeichnet.

 

Die Haftung, nach dem deutschen Recht eine verschuldens-abhängige Haftung,  führt bei Nichterfüllung zu Konsequenzen. Die Höhe des Scha-densersatzanspruches ist dabei UNBEGRENZT, die allerdings in Verträgen durch eine höhenmäßige Haftungsbegrenzung ersetzt werden muss.

 

 

Was verstehen Sie unter Risiko- und Claim-Management? (M2S3-5, M2S13-15, M1S9a, M1S9, M1S10)

 

Risiko- Management

Unter Risikomanagement ist die systematische Vorgehensweise zu verstehen, um potenzielle Risiken zu identifizieren, zu bewerten sowie hierauf aufbauend entsprechende Maßnahmen zur Risikosteuerung zu ergreifen

 

Claim- Management

Claimmanagement beinhaltet alle Maßnahmen, die mit dem Ziel ergriffen werden, eigene Ansprüche

·        frühzeitig zu erkennen und

·        effizient durchzusetzen

 

und fremde Ansprüche

·        zu verhüten und

·        gezielt abzuwehren.

 

Claimmanagement ist ein Prozess, der bei der Angebotserstellung beginnt und sich bis zum Projektabschluss, häufig sogar darüber hinaus, hinzieht.

 

 

Warum machen wir das Risiko- Management?

 

Aufgrund gesetzlicher Vorschriften (KonTraG)

und den vielen Vorteilen, die ein Risiko-Management in sich birgt, die wären:

·        Klare Zuordnung der Risikomanagement-Verantwortung durch eindeutige Risikomanagement- Organisation

·        Fokussierung auf Schlüsselrisiken

·        Erkennen von Risikoakkumulationen

·        Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

·        Verbesserung des Risikobewusstseins

·        Kostenreduzierung durch Reduzierung von Risikoeintritten und durch Optimierung von Risikomanagementmaßnahmen

·        Vermeidung negativer Überraschungen durch systematische Risikoidentifikation und gezielte Risikohandhabung

·        Zeitnahe, risikoorientierte Entscheidungen durch frühzeitige Risikoerkennung (Frühwarnsystem)

 

 

Warum machen wir das Claim- Management?

 

Um eigene Ansprüche

·        frühzeitig zu erkennen und

·        effizient durchzusetzen

 

und fremde Ansprüche

·        zu verhüten und

·        gezielt abzuwehren.

 

 

 

Modul 3:

 

 

 

Wozu dient die Norm DIN EN ISO 9000?

 

(Grundlagen QM, Erklärungen, Begrifflichkeiten)

Dient als Wegweiser durch die DIN ISO 9000-Reihe und als grundsätzlicher Leitfaden. Unterstützt Anwender bei der Auswahl und die Anwendung der Normen. Es werden hierbei Unterschiede und Wechselbeziehungen zwischen grundsätzlichen Qualitätserfordernissen geklärt. Zum anderen soll die Norm DIN EN ISO 9000 eine Hilfestellung bei der Frage, welche der drei Normen DIN ISO 9001 bis 9003 für die Zertifizierung eines Unternehmens angewendet werden soll.

 

 

Wozu dient die Norm DIN EN ISO 9001?

 

(Anforderungsnormen zur Vereinbarung von Qualitätsstandarts an ein QM- System)

Um den konkreten Handlungsbedarf zur Realisierung eines Qualitätssicherungssystems zu decken, stellt die DIN ISO 9001 20 Qualitätssicherungselemente dar, deren gemeinsames Ziel eine Verhütung von Fehlern ist. Für eine erfolgreiche Qualitätssicherung nach den DIN-Normen muss ein Unternehmen diese Qualitätssicherungselemente umsetzen. Es sind aber nicht notwendigerweise alle 20 Qualitätssicherungselemente zu erfüllen. Dies trifft immer dann zu, wenn die betreffenden Tätigkeiten unternehmens- oder branchenspezifisch nicht üblich sind.

 

Folgende 20 Qualitätssicherungselemente werden unterschieden:

 

·        Verantwortung der Leitung

·        Qualitätsmanagement-System

·        Vertragsüberprüfung

·        Design/Entwicklung

·        Lenkung der Dokumente und Daten

·        Beschaffung

·        Beigestellte Produkte

·        Identifikation und Rückverfolgbarkeit

·        Prozesslenkung

·        Prüfungen

·        Prüfmittel

·        Prüfstatus

·        Fehlerhafte Produkte/Dienstleistungen

·        Korrekturmaßnahmen

·        Handhabung Lagerung, Verpackung, Versand

·        Qualitätsaufzeichnungen

·        Interne Qualitätsaudits

·        Schulung

·        Kundendienst

·        Statistische Methoden

 

 

Wozu dient die Norm DIN EN ISO 9004?

 

(Leitfaden, wie man ein Unternehmen verbessert)

DIN ISO 9004 beschäftigt sich mit der Errichtung eines QM- Systems. Seit 1991 gibt es mit Teil 2 eine eigene Teilnorm für Dienstleistungen. Dieser Teil 2 gibt Interpretationshilfen zum Verständnis der Übertragung der Qualitätselemente auf Dienstleistungsunternehmen.

 

 

Nennen Sie mindestens 1 Aspekt der grundlegenden Konzepte des EFQM- Modells, der nicht in ISO 9001 von tragender Bedeutung ist:

 

Die gemessene Kundenzufriedenheit ist bei diesem Konzept sehr wichtig…

 

 

Wer ist in einer Organisation verantwortlich für die Einrichtung und Wirksamkeit eines geeigneten QM- Systems?

 

der Vorstand oder das Management, also die Leitung

 

 

Warum wird überhaupt auditiert? (M3S32)  =    Warum werden interne Audits (interne Bewertungen) von QM-Systemen durchgeführt?

 

·        Audits dienen der Ermittlung der Erfüllung der Anforderungen des QM- Systems.

·        weiterhin dienen sie der Bewertung der QM- System- Wirksamkeit

·        sowie der Erkennung von Verbesserungsmöglichkeiten

 

Ziel von ISO 9001 ist, Kundenzufriedenheit durch ständige Systemverbesserung zu erhöhen.

                  

                   XXX RICHTIG                      ……. FALSCH

 

 

 

Modul 5:

 

Was gehört zur Projektmanagement- Systematik?

 

- Komplexität in Projekten             - Strukturierung

- Projektstrukturplan                      - Projektorganisation

- Kommunikation im Projekt         - Risiko- /Claim- Management

- Terminplanung                                      - Ressourcenplanung

- Projektstatussitzungen                 - Der Geschäftsverantwortliche

- Die Projektleitung                        - Planungsunterlagen

- Kategorisierung der Projekte      - die Projekte begleiten

- Termine einhalten                        - Kosten einhalten

 

 

Skizzieren Sie den Ablauf der Projektplanung und der Projektstruktur- Bestimmung (WBS = PSP, Arbeitspakete,). (M5S6, M5S7,

 

Bild M5S7…

WorkBreakdownStructure =Projektstrukturplan: Aufteilung in Arbeitspakete

Arbeitspakete = kleine, nicht mehr zerteilbare Arbeitseinheiten

 

 

Welche typischen Rollen im Projekt gibt es?

 

 

         - Einkäufer          - Vertriebsbeauftragen          - Projekt- Kaufmann

         - Projektleiter     - Geschäftsverantwortlichen - Projektauftraggeber

         - Teilprojektleiter        - allgemein: die Projektmitarbeiter

 

 

Was sollte ein Projekt- Controlling beinhalten?

 

Unter Projektcontrolling sind die beiden Funktionen Überwachung und Steuerung des Projektes auf der Basis der Projektplanung zu verstehen. Es dient der zielgerechten Projektabwicklung. Dazu wird eine laufende Überprüfung des Projektgeschehens durchgeführt, was auch zur Aufgabe einer konventionellen Überwachung gehört. In das Projektcontrolling fällt nicht die Aufgabe der Beurteilung des Projektes, da eine Gesamtbewertung, z.B. in einem Projekt- Review, erst nach Abschluss des Projektes durchgeführt werden kann.

Projektcontrolling lässt sich einerseits funktional und andererseits institutionell beschreiben. Funktional umfasst das Projektcontrolling all jene Aufgaben und Tätigkeiten (Funktionen), die im Rahmen des Projektcontrollings wahrzunehmen sind. Die institutionelle Definition von Projektcontrolling umfasst jene Personen/Stellen, die als Projektcontroller tätig sind. Es gibt oftmals Unternehmenscontroller und Projektcontroller, wobei die Rolle des Projektcontrollers häufig durch den Projektleiter übernommen wird.

Die wichtigste Voraussetzung für das Projektcontrolling ist eine realistische Projektplanung (Voraussetzungen für das Projektcontrolling).

Die laufende Überwachung und Steuerung des Projektablaufs ist der zyklische Projektcontrollingprozess (Vorgehensweise beim Projektcontrolling) mit den folgenden Schritten:

Feststellung des Ist-Zustandes - was ist bei der Projektbearbeitung tatsächlich geschehen? Vergleich der Ist-Daten mit den Soll-Daten gemäß Plan und die Feststellung von Abweichungen und deren Ursachen. Dazu geben Abweichungsanalysen Aufschluss über die Gründe für Abweichungen. Anhand der Projektfortschrittskontrolle mit ihren Trend-Analysen (z. B. Meilenstein-Trend-Analyse) können weitere Anhaltspunkte für Projektsteuerungsmaßnahmen gefunden werden. Projektsteuerungsmaßnahmen finden statt, um eingetretene nicht erwünschte Entwicklungen auszugleichen oder um sich anbahnende Abweichungen zu vermeiden.

Eine weitere Sichtweise für die Darstellung des Projektcontrollings ist im Wissensbaustein Regelkreis des Projekt- Controlling dargestellt.

 

Die wesentlichen Aufgaben des Projektcontrollings sind:


Unterstützung des Projektmanagers bei der Priorisierung und Organisation der Projekt-Aufgaben, Entwicklung von Kennzahlen und Messsystemen, um Abweichungen zu erkennen und den Projekterfolg erfassen zu können, Implementierung entsprechender Controllingstandards und -zyklen, Vergleich der Projektpläne hinsichtlich Leistung, Qualität, Termine, Kosten mit den laufenden Ergebnissen, Interpretation der Resultate und die Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen, Erstellung von Projektberichten (Grundzüge des Berichtswesens) und Sicherstellung einer adäquaten Projektdokumentation, Verfolgung der Projektumfeldentwicklung, regelmäßiges Analysieren und Bewerten der Projektrisiken (Management von Projektrisiken). Die Bewertung von Projektrisiken hat dabei einen hohen Stellenwert, da Erfahrungen gezeigt haben, dass ein Projektcontrolling durchaus auch über das alleinige Management von Projektrisiken möglich ist. Diese Aussage zeigt auch, dass es im Bereich des Projektcontrollings keinen "goldenen Weg" geben kann, da die Projektleitung bzw. der Projektleiter in einem komplexen Umfeld agiert und sich den konkreten Gegebenheiten in seinem Projekt anpassen bzw. adäquate Steuerungsinstrumente finden muss.

·        Kosten sammeln und kontrollieren

·        Aufnahme des Leistungsfortschritt

·        Forderungsverfolgung (…rechtzeitig Rechnungen schreiben…)

 

(M1S11a)

·        Entwicklung des Projektergebnisses (Gewinn)

·        Entwicklung der Non- Conformance Costs

·        Entwicklung der Cash- Flows

 

 

Was tun Sie bei der Erstellung eines Projektstrukturplanes?

 

Das Gesamtprojekt wird zerlegt in viele kleine Projekte (dies erfolgt aufbauorientiert). Diese kleinen Projekte werden anschließend wieder in Komponenten, den so genannten Arbeitspaketen zerlegt (ablauforientiert). Die Darstellung der wesentlichen Elemente des Projektes gliedert sich dabei in mehrere Projektstrukturebenen. => es entsteht eine Struktur

 

 

Worauf müssen Sie bei der Bildung von Arbeitspaketen achten?

 

Ein Arbeitspaket sollte:

 

·        eine geschlossene, überschaubare Arbeitsmenge darstellen, die deutlich zu anderen Arbeitspaketen abgegrenzt ist.

·        ein eindeutig messbares Ergebnis vorweisen.

·        zeitlich überschaubar sein.

·        eine eindeutige Zuordnung zu einer organisatorischen Einheit besitzen.

·        eine geringe Komplexität in der Nahtstelle zu anderen Arbeitspaketen besitzen.

·        eindeutig und detailliert beschrieben sein, um Einzelaufgaben im Projekt delegieren bzw. Auftrage vergeben zu können

·        das AP sollte eine klare Schnittstelle besitzen

 

 

Welche PM- Methode (intuitiv oder systematisch) ist bei komplexen Projekten zu bevorzugen und warum? (M1S6)

 

Es ist die systematische PM- Methode zu bevorzugen, weil man bei der intuitiven Methode leicht den Überblick über das Projekt verlieren kann. Ein weiteres Problem bei der intuitiven PM- Methode ist ebenfalls, dass man nicht strukturiert an das ganze Projekt herangeht und damit die Gefahr besteht den festgesetzten Endtermin des Projekts nicht einhalten kann.

Man bekommt durch die systematische Vorgehensweise eine Art Routine, die dazu führt, dass das Projekt kontrolliert und nachvollziehbar abgewickelt werden kann (…Knowledge Management…)

 

 

Welche Personen sollten an einer Projektstatussitzung teilnehmen?

 

         - Moderator                           - Technischer Controller

         - Projektleiter                        - Teilprojektleiter u. Crossteamleiter

         - Geschäftsverantwortlicher  - QM- Beauftragter

         - ggf. Betreuer Einkauf                   - Betriebswirtschaftlicher Controller

 

 

 

Modul 6:

 

Was bringt mir ein Projektstrukturplan?

 

Der PSP dient der sinnvollen Gliederung eines Projektes in Teilobjekte, Sammelvorgänge und Einzelvorgänge. Somit wird eine notwendige Vorraussetzung für eine transparente Projektplanung und Ablaufkontrolle geschaffen. Die Zusatzgliederungen werden über den so genannten PSP- Code festgelegt. Aufgrund dessen können später Listen und Übersichten für die verschiedenen Gliederungsarten erstellt werden.

 

 

Was versteht man unter einem Gantt- Diagramm?

 

= Balkendiagramm (Verwendung als Termin- oder Ablaufplan)…

Das Gantt- Diagramm wurde 1900 von Lawrence Gantt als System zur Arbeitsleistung erfunden. Das Gantt- Diagramm stellt den Termin- und Ablaufplan eines Projektes als Balkendiagramm dar. Die Dauer jeder Tätigkeit wird dabei in Form einer horizontalen Linie oder eines Balkens dargestellt.

 

Schwächen: Strukturelle Zusammenhänge zwischen den einzelnen Vorgängen werden nicht sichtbar. Somit fehlen eine für die Steuerung und Kontrolle notwendige Ablauflogik.

 

Lösung: Der vernetzte Balkenplan, der auch die Abhängigkeitsstruktur der einzelnen Tätigkeiten in das Gantt- Diagramm einbezieht.

 

 

Wie erzeugen Sie in MS- Project einen Meilenstein?

 

Vorgang erzeugen mit der Dauer „Null“…

 

 

Wie können Sie auf kritische Vorgänge und zeitliche Konflikte reagieren?

 

·        Weitere Ressourcen zuordnen

·        Anfangstermine verschieben

·        Zeitdauer der Vorgänge überdenken (parallel arbeiten)

·        Überstunden einbinden

·        Termineinschränkungen überprüfen

·        Verfügbare Arbeitsstunden bzw. Arbeitstage überprüfen

 

 

Wie können Ressourcenüberlastungen gelöst werden?

 

·        weitere Ressourcen zuordnen

·        Ressourcen bei bestimmten Vorgängen durch eine andere ersetzen

·        weitere Einheiten in der Ressourcentabelle vergeben

·        Vorgänge und Zuordnungen verzögern

·        Pufferzeiten aufbrauchen

·        Vorgänge unterbrechen und verknüpfen

·        Anfangstermine verschieben

·        Zeitdauer der Vorgänge anpassen

·        Termineinschränkungen überprüfen

·        Überstunden einbinden

·        Ressourcen- und Vorgangkalender überprüfen (Mehrstunden, Urlaub)

 

Bei welchen der genannten Aufgaben des Projektleiters nützt Ihnen der Einsatz von MS- Project? ..........() bedeutet: nützt nichts….

 

·        ( Strukturierung des Projektes )

·        Darstellung der zeitlichen Folge der Arbeitspakete

·        Erkennen der Auswirkungen von Terminverschiebungen

·        ( Lösung von Konflikten )

·        Erkennen des kritischen Weges

·        ( Verhinderung von Mehrkosten )

·        Darstellung der aktuellen Projektkosten

·        Auffinden von Ressourcen- Überlasten

 

 

 

Modul 8:

 

Was überlegen Sie sich vorher für die kommende Angebotsverhandlung? Nennen Sie mindestens drei Punkte von fünf

 

Technischer Lieferumfang, Kaufmännische Bedingungen, Kundenpreise, Realisierungstermin, Verhandlungsspielraum

 

 

Welche Formalien halten Sie ein, um einen Vertragsabschluss nicht von vornherein zu gefährden?

 

Abgabe Termin, Vollständigkeit

 

 

Welche Dinge sollten bei Planungsabschluss festgelegt sein? Nennen Sie wenigstens zwei Punkte

 

Liefer- und Leistungsumfang, Systemplanung, Meilensteine

 

 

Warum ist der Erhalt des FAC Final Acceptance Certificate so wichtig? Nennen Sie wenigstens zwei Punkte

 

Mängelpunkte erledigt, Restzahlung, Projekt dem Kunden vollständig übergeben

 

 

Als Projektleiter müssen Sie sich auch um organisatorische und formelle Dinge/ Vorgaben kümmern. Nennen Sie wenigstens fünf Stichworte für die Phasen der Angebotserstellung:

 

·        Namenliste

·        Projektorganisation

·        Formatvorlagen für die erstellten Unterlagen

·        Terminpläne für den internen Porjektverlauf bis zur Abgabe

·        Übersichten der Kundenwünsche mit Kommentar (CbC Clause by Clause)

·        Angebotsgliederung

·        Liste der zu erstellenden Unterlagen

·        Projektlaufwerk

·        Aktenspiegel

 

 

 

 

 

 

 

 


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