Modul 1:
Wie ist der
Begriff „Projekt“ definiert? (M1S1)
Ein
Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem definierten
Anfang und Abschluss. Ein Projekt ist einmalig und neuartig und besitzt
eine hohe Komplexität. Ein Projekt bewirkt wegen seines interdisziplinären
Querschnittcharakters eine vorübergehende organisatorische Veränderung und
damit verbunden auch eine Neufestlegung der Aufgabenbereiche im Betrieb. Kurz:
ein Projekt ist ein außergewöhnliches Vorhaben.
·
Einmaliges, komplexes Vorhaben
mit definierten Anfang und Ende, zeitlich begrenzten Ressourcen und
vorgegebenen Kostenrahmen
Was
beinhaltet das Projektmanagement und was sind die Komponenten des
Projektmanagements? (M1S2)
(alles was man zur Abwicklung
eines komplexen Projektes benötigt)
Das
Projektmanagement beinhaltet die Gesamtheit von Führungsaufgaben,
-organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes.
Komponenten
des Projektmanagements:
·
Führung und Zusammenarbeit (Kommunikation, Motivation, Engagement)
·
Projekt-Organisation (zeitlich befristet mit personifizierten Verantwortungen)
·
Projekt- Controlling (Projektphasen, Meilensteine, Projektstrukturplan,
PM- Tools
Welche
Projektphasen und Meilensteine sind üblich? (M1S3)
Projektphasen:
·
Planung mit Aquisitionsprozess
·
Umsetzung mit
Projektabwicklungsprozess
Meilensteine:
(fett:
Pflichtmeilensteine…müssen in jedes Projekt rein!!!)
·
Erstes Gespräch
·
Go/ No Go- Entscheidung oder
Eingang der Kundenanfrage
·
Bid/ No Bid- Entscheidung
(Angebot erstellen oder nicht)
·
Angebotsfreigabe
(LIMIT OF AUTHORITY => LOA- Prozess)
·
Vertragsabschluss bzw. Auftragsverlust
·
Planungsbeginn
·
Projektstart
·
Planungsabschluss
·
Interne Abnahme
·
Kundenabnahme
·
Kundenendabnahme (FINAL
ACCEPTANCE CERTIFICATE => FAC)
·
Projektabschluss
Welches
Projektmanagement-Aufgaben beleiten den Akquisitions- und
Projektabwicklungs-Prozess? (M1S3, M1S6, M1S7)
·
Vertrags- und
Betriebswirtschafts-Management
·
Vergabemanagement
·
Änderungs- und Claimmanagement
·
Risiko- und Claimmanagement
·
Konfigurationsmanagement
·
Qualitäts Management
·
Knowledge Management
Modul 2:
Was
beinhaltet das Contract- Management?
·
Vertragsmanagement
·
Risikomanagement
·
Claimmanagement
Was verstehen
Sie unter Vertragsmanagement?
Das
Vertragsmanagement ist ein Tool des Contract- Management, mit dessen Hilfe die
Vertragsgestaltung im Anlagengeschäft geregelt wird.
Ziel
des Vertragsmanagement ist es, die Aufgabe und den vorgesehenen Lösungsweg so
detailliert und vollständig wie möglich (Zeichnung und Text) zu beschreiben.
Weiterhin soll damit festgelegt werden, welche Verpflichtungen wann welcher
Vertragspartner zu übernehmen hat. Es soll ebenfalls sicherstellen, dass
Störungen während der Abwicklung den Erfolg des Gesamtgeschäftes nicht
gefährden. Weiterhin sollen durch dieses Tool technische und kommerzielle
Risiken abgesichert werden.
…
beginnt mit der Angebotserstellung und endet mit der Vertragsunterzeichnung…
·
Kunden- Ausschreibung analysieren
und hinsichtlich der geforderten Verpflichtungen prüfen
·
Verhandeln und ausarbeiten der
Vertragsbedingungen mit Kunden, Teilauftragnehmern, aber auch mit innerhalb der
Firma
·
Änderungs-Management
einschließlich Claim- und Change- Order Management vorbereiten
Welche
Rechtsfolgen des Vertrags gibt es? (M2S12)
Aus
dem Anlagenvertrag ergeben sich für den Anlagenverkäufer Rechte auf termin- und
sachgerechte Erfüllung (= Gewährleistung) der vertraglichen Haupt- und
Nebenpflichten. Werden diese vom Anlagenverkäufer erfüllt, ist der
Leistungsanspruch des Käufers im Wesentlichen erfüllt.
Es
bleiben dann nur noch die vertraglichen Nebenpflichten, wie z.B. die
zehnjährige Bereitstellung von Ersatzteilen und die Geheimhaltungs-verpflichtung.
Kommt
der Verkäufer der terminlichen Erfüllung nicht nach (verschuldet oder
unverschuldet), wird diese Leistungsstörung als Verzug bezeichnet.
Wird
der Anspruch auf sachgerechte Erfüllung nicht ordnungsgemäß vom Verkäufer
erfüllt, wird diese Leistungsstörung als Gewährleistung bezeichnet.
Die
Haftung, nach dem deutschen Recht eine verschuldens-abhängige Haftung, führt bei
Nichterfüllung zu Konsequenzen. Die Höhe des Scha-densersatzanspruches ist
dabei UNBEGRENZT, die allerdings in Verträgen durch eine höhenmäßige
Haftungsbegrenzung ersetzt werden muss.
Was verstehen
Sie unter Risiko- und Claim-Management? (M2S3-5, M2S13-15, M1S9a, M1S9, M1S10)
Risiko- Management
Unter
Risikomanagement ist die systematische Vorgehensweise zu verstehen, um
potenzielle Risiken zu identifizieren, zu bewerten sowie hierauf aufbauend
entsprechende Maßnahmen zur Risikosteuerung zu ergreifen
Claim- Management
Claimmanagement beinhaltet
alle Maßnahmen, die mit dem Ziel ergriffen werden, eigene Ansprüche
·
frühzeitig zu erkennen und
·
effizient durchzusetzen
und fremde Ansprüche
·
zu verhüten und
·
gezielt abzuwehren.
Claimmanagement
ist ein Prozess, der bei der Angebotserstellung beginnt und sich bis zum
Projektabschluss, häufig sogar darüber hinaus, hinzieht.
Warum machen
wir das Risiko- Management?
Aufgrund gesetzlicher
Vorschriften (KonTraG)
und den vielen Vorteilen,
die ein Risiko-Management in sich birgt,
die wären:
·
Klare Zuordnung der
Risikomanagement-Verantwortung durch eindeutige Risikomanagement- Organisation
·
Fokussierung auf Schlüsselrisiken
·
Erkennen von Risikoakkumulationen
·
Einhaltung gesetzlicher
Anforderungen
·
Verbesserung des Risikobewusstseins
·
Kostenreduzierung durch
Reduzierung von Risikoeintritten und durch Optimierung von
Risikomanagementmaßnahmen
·
Vermeidung negativer
Überraschungen durch systematische Risikoidentifikation und gezielte
Risikohandhabung
·
Zeitnahe, risikoorientierte Entscheidungen
durch frühzeitige Risikoerkennung (Frühwarnsystem)
Warum machen
wir das Claim- Management?
Um eigene Ansprüche
·
frühzeitig zu erkennen und
·
effizient durchzusetzen
und fremde Ansprüche
·
zu verhüten und
·
gezielt abzuwehren.
Modul 3:
Wozu dient
die Norm DIN EN ISO 9000?
(Grundlagen QM, Erklärungen, Begrifflichkeiten)
Dient als Wegweiser durch die DIN ISO 9000-Reihe und
als grundsätzlicher Leitfaden. Unterstützt Anwender bei der Auswahl und die
Anwendung der Normen. Es werden hierbei Unterschiede und Wechselbeziehungen
zwischen grundsätzlichen Qualitätserfordernissen geklärt. Zum anderen soll die
Norm DIN EN ISO 9000 eine
Hilfestellung bei der Frage, welche der drei Normen DIN ISO 9001 bis 9003 für
die Zertifizierung eines Unternehmens angewendet werden soll.
Wozu dient
die Norm DIN EN ISO 9001?
(Anforderungsnormen zur Vereinbarung von
Qualitätsstandarts an ein QM- System)
Um den konkreten Handlungsbedarf zur Realisierung
eines Qualitätssicherungssystems zu decken, stellt die DIN ISO 9001 20
Qualitätssicherungselemente dar, deren gemeinsames Ziel eine Verhütung von
Fehlern ist. Für eine erfolgreiche Qualitätssicherung nach den DIN-Normen muss
ein Unternehmen diese Qualitätssicherungselemente umsetzen. Es sind aber nicht
notwendigerweise alle 20 Qualitätssicherungselemente zu erfüllen. Dies trifft
immer dann zu, wenn die betreffenden Tätigkeiten unternehmens- oder
branchenspezifisch nicht üblich sind.
Folgende
20 Qualitätssicherungselemente werden unterschieden:
·
Verantwortung der Leitung
·
Qualitätsmanagement-System
·
Vertragsüberprüfung
·
Design/Entwicklung
·
Lenkung der Dokumente und Daten
·
Beschaffung
·
Beigestellte Produkte
·
Identifikation und
Rückverfolgbarkeit
·
Prozesslenkung
·
Prüfungen
·
Prüfmittel
·
Prüfstatus
·
Fehlerhafte
Produkte/Dienstleistungen
·
Korrekturmaßnahmen
·
Handhabung Lagerung, Verpackung,
Versand
·
Qualitätsaufzeichnungen
·
Interne Qualitätsaudits
·
Schulung
·
Kundendienst
·
Statistische Methoden
Wozu dient
die Norm DIN EN ISO 9004?
(Leitfaden, wie man ein Unternehmen verbessert)
DIN ISO 9004 beschäftigt sich mit der Errichtung eines
QM- Systems. Seit 1991 gibt es mit Teil 2 eine eigene Teilnorm für
Dienstleistungen. Dieser Teil 2 gibt Interpretationshilfen zum Verständnis der
Übertragung der Qualitätselemente auf Dienstleistungsunternehmen.
Nennen Sie
mindestens 1 Aspekt der grundlegenden Konzepte des EFQM- Modells, der nicht in
ISO 9001 von tragender Bedeutung ist:
Die gemessene
Kundenzufriedenheit ist bei diesem Konzept sehr wichtig…
Wer ist in
einer Organisation verantwortlich für die Einrichtung und Wirksamkeit eines
geeigneten QM- Systems?
der Vorstand oder das
Management, also die Leitung
Warum wird überhaupt auditiert? (M3S32) = Warum werden
interne Audits (interne Bewertungen) von QM-Systemen durchgeführt?
·
Audits dienen der Ermittlung der
Erfüllung der Anforderungen des QM- Systems.
·
weiterhin dienen sie der Bewertung
der QM- System- Wirksamkeit
·
sowie der Erkennung von
Verbesserungsmöglichkeiten
Ziel von ISO
9001 ist, Kundenzufriedenheit durch ständige Systemverbesserung zu erhöhen.
XXX RICHTIG ……. FALSCH
Modul 5:
Was gehört
zur Projektmanagement- Systematik?
-
Komplexität in Projekten - Strukturierung
-
Projektstrukturplan - Projektorganisation
- Kommunikation
im Projekt - Risiko- /Claim- Management
-
Terminplanung - Ressourcenplanung
-
Projektstatussitzungen - Der Geschäftsverantwortliche
-
Die Projektleitung - Planungsunterlagen
- Kategorisierung
der Projekte - die Projekte begleiten
-
Termine einhalten - Kosten einhalten
Skizzieren
Sie den Ablauf der Projektplanung und der Projektstruktur- Bestimmung (WBS =
PSP, Arbeitspakete,). (M5S6, M5S7,
Bild
M5S7…
WorkBreakdownStructure =Projektstrukturplan:
Aufteilung in Arbeitspakete
Arbeitspakete
= kleine, nicht mehr zerteilbare Arbeitseinheiten
Welche
typischen Rollen im Projekt gibt es?
- Einkäufer - Vertriebsbeauftragen -
Projekt- Kaufmann
- Projektleiter - Geschäftsverantwortlichen -
Projektauftraggeber
- Teilprojektleiter - allgemein: die
Projektmitarbeiter
Was sollte
ein Projekt- Controlling beinhalten?
Unter
Projektcontrolling sind die beiden Funktionen Überwachung und Steuerung des
Projektes auf der Basis der Projektplanung zu verstehen. Es dient der
zielgerechten Projektabwicklung. Dazu wird eine laufende Überprüfung des
Projektgeschehens durchgeführt, was auch zur Aufgabe einer konventionellen
Überwachung gehört. In das Projektcontrolling fällt nicht die Aufgabe der
Beurteilung des Projektes, da eine Gesamtbewertung, z.B. in einem Projekt- Review,
erst nach Abschluss des Projektes durchgeführt werden kann.
Projektcontrolling
lässt sich einerseits funktional und andererseits institutionell beschreiben.
Funktional umfasst das Projektcontrolling all jene Aufgaben und Tätigkeiten
(Funktionen), die im Rahmen des Projektcontrollings wahrzunehmen sind. Die
institutionelle Definition von Projektcontrolling umfasst jene
Personen/Stellen, die als Projektcontroller tätig sind. Es gibt oftmals
Unternehmenscontroller und Projektcontroller, wobei die Rolle des
Projektcontrollers häufig durch den Projektleiter übernommen wird.
Die
wichtigste Voraussetzung für das Projektcontrolling ist eine realistische
Projektplanung (Voraussetzungen für das Projektcontrolling).
Die
laufende Überwachung und Steuerung des Projektablaufs ist der zyklische
Projektcontrollingprozess (Vorgehensweise beim Projektcontrolling) mit den
folgenden Schritten:
Feststellung
des Ist-Zustandes - was ist bei der Projektbearbeitung tatsächlich geschehen?
Vergleich der Ist-Daten mit den Soll-Daten gemäß Plan und die Feststellung von
Abweichungen und deren Ursachen. Dazu geben Abweichungsanalysen Aufschluss über
die Gründe für Abweichungen. Anhand der Projektfortschrittskontrolle mit ihren
Trend-Analysen (z. B. Meilenstein-Trend-Analyse) können weitere Anhaltspunkte
für Projektsteuerungsmaßnahmen gefunden werden. Projektsteuerungsmaßnahmen
finden statt, um eingetretene nicht erwünschte Entwicklungen auszugleichen oder
um sich anbahnende Abweichungen zu vermeiden.
Eine
weitere Sichtweise für die Darstellung des Projektcontrollings ist im Wissensbaustein
Regelkreis des Projekt- Controlling dargestellt.
Die
wesentlichen Aufgaben des Projektcontrollings sind:
Unterstützung des Projektmanagers bei der Priorisierung und Organisation der
Projekt-Aufgaben, Entwicklung von Kennzahlen und Messsystemen, um
Abweichungen zu erkennen und den Projekterfolg erfassen zu können,
Implementierung entsprechender Controllingstandards und -zyklen, Vergleich
der Projektpläne hinsichtlich Leistung, Qualität, Termine, Kosten mit den
laufenden Ergebnissen, Interpretation der Resultate und die Entwicklung von
Steuerungsmaßnahmen, Erstellung von Projektberichten (Grundzüge des
Berichtswesens) und Sicherstellung einer adäquaten Projektdokumentation,
Verfolgung der Projektumfeldentwicklung, regelmäßiges Analysieren und Bewerten
der Projektrisiken (Management von Projektrisiken). Die Bewertung von
Projektrisiken hat dabei einen hohen Stellenwert, da Erfahrungen gezeigt
haben, dass ein Projektcontrolling durchaus auch über das alleinige Management
von Projektrisiken möglich ist. Diese Aussage zeigt auch, dass es im Bereich
des Projektcontrollings keinen "goldenen Weg" geben kann, da die
Projektleitung bzw. der Projektleiter in einem komplexen Umfeld agiert und sich
den konkreten Gegebenheiten in seinem Projekt anpassen bzw. adäquate
Steuerungsinstrumente finden muss.
·
Kosten sammeln und kontrollieren
·
Aufnahme des Leistungsfortschritt
·
Forderungsverfolgung (…rechtzeitig
Rechnungen schreiben…)
(M1S11a)
·
Entwicklung des Projektergebnisses
(Gewinn)
·
Entwicklung der Non- Conformance Costs
·
Entwicklung der Cash- Flows
Was tun Sie
bei der Erstellung eines Projektstrukturplanes?
Das
Gesamtprojekt wird zerlegt in viele kleine Projekte (dies erfolgt
aufbauorientiert). Diese kleinen Projekte werden anschließend wieder in
Komponenten, den so genannten Arbeitspaketen zerlegt (ablauforientiert). Die
Darstellung der wesentlichen Elemente des Projektes gliedert sich dabei
in mehrere Projektstrukturebenen. => es entsteht eine Struktur…
Worauf müssen
Sie bei der Bildung von Arbeitspaketen achten?
Ein
Arbeitspaket sollte:
·
eine geschlossene, überschaubare
Arbeitsmenge darstellen, die deutlich zu anderen Arbeitspaketen abgegrenzt ist.
·
ein eindeutig messbares Ergebnis
vorweisen.
·
zeitlich überschaubar sein.
·
eine eindeutige Zuordnung zu einer
organisatorischen Einheit besitzen.
·
eine geringe Komplexität in der
Nahtstelle zu anderen Arbeitspaketen besitzen.
·
eindeutig und detailliert
beschrieben sein, um Einzelaufgaben im Projekt delegieren bzw. Auftrage
vergeben zu können
·
das AP sollte eine klare Schnittstelle
besitzen
Welche PM-
Methode (intuitiv oder systematisch) ist bei komplexen Projekten zu bevorzugen
und warum? (M1S6)
Es ist die systematische PM- Methode zu bevorzugen, weil man bei
der intuitiven Methode leicht den Überblick über das Projekt verlieren kann.
Ein weiteres Problem bei der intuitiven PM- Methode ist ebenfalls, dass man
nicht strukturiert an das ganze Projekt herangeht und damit die Gefahr besteht
den festgesetzten Endtermin des Projekts nicht einhalten kann.
Man bekommt durch die systematische Vorgehensweise eine Art
Routine, die dazu führt, dass das Projekt kontrolliert und nachvollziehbar
abgewickelt werden kann (…Knowledge Management…)
Welche
Personen sollten an einer Projektstatussitzung teilnehmen?
- Moderator -
Technischer Controller
- Projektleiter -
Teilprojektleiter u. Crossteamleiter
-
Geschäftsverantwortlicher - QM- Beauftragter
- ggf. Betreuer
Einkauf - Betriebswirtschaftlicher Controller
Modul 6:
Was bringt
mir ein Projektstrukturplan?
Der
PSP dient der sinnvollen Gliederung eines Projektes in Teilobjekte,
Sammelvorgänge und Einzelvorgänge.
Somit wird eine notwendige Vorraussetzung für eine transparente Projektplanung
und Ablaufkontrolle geschaffen. Die Zusatzgliederungen werden über den so
genannten PSP- Code festgelegt. Aufgrund dessen können später Listen und
Übersichten für die verschiedenen Gliederungsarten erstellt werden.
Was versteht
man unter einem Gantt- Diagramm?
=
Balkendiagramm (Verwendung als Termin- oder Ablaufplan)…
Das
Gantt- Diagramm wurde 1900 von Lawrence Gantt als System zur Arbeitsleistung
erfunden. Das Gantt- Diagramm stellt den Termin- und Ablaufplan eines Projektes
als Balkendiagramm dar. Die Dauer jeder Tätigkeit wird dabei in Form einer
horizontalen Linie oder eines Balkens dargestellt.
Schwächen: Strukturelle Zusammenhänge zwischen den einzelnen
Vorgängen werden nicht sichtbar. Somit fehlen eine für die Steuerung und
Kontrolle notwendige Ablauflogik.
Lösung: Der vernetzte Balkenplan, der auch die
Abhängigkeitsstruktur der einzelnen Tätigkeiten in das Gantt- Diagramm
einbezieht.
Wie erzeugen
Sie in MS- Project einen Meilenstein?
Vorgang erzeugen mit der
Dauer „Null“…
Wie können
Sie auf kritische Vorgänge und zeitliche Konflikte reagieren?
·
Weitere Ressourcen zuordnen
·
Anfangstermine verschieben
·
Zeitdauer der Vorgänge überdenken
(parallel arbeiten)
·
Überstunden einbinden
·
Termineinschränkungen überprüfen
·
Verfügbare Arbeitsstunden bzw.
Arbeitstage überprüfen
Wie können
Ressourcenüberlastungen gelöst werden?
·
weitere Ressourcen zuordnen
·
Ressourcen bei bestimmten
Vorgängen durch eine andere ersetzen
·
weitere Einheiten in der
Ressourcentabelle vergeben
·
Vorgänge und Zuordnungen verzögern
·
Pufferzeiten aufbrauchen
·
Vorgänge unterbrechen und
verknüpfen
·
Anfangstermine verschieben
·
Zeitdauer der Vorgänge anpassen
·
Termineinschränkungen überprüfen
·
Überstunden einbinden
·
Ressourcen- und Vorgangkalender
überprüfen (Mehrstunden, Urlaub)
Bei welchen
der genannten Aufgaben des Projektleiters nützt Ihnen der Einsatz von MS-
Project? ..........() bedeutet: nützt nichts….
·
( Strukturierung des Projektes )
·
Darstellung der zeitlichen Folge
der Arbeitspakete
·
Erkennen der Auswirkungen von
Terminverschiebungen
·
( Lösung von Konflikten )
·
Erkennen des kritischen Weges
·
( Verhinderung von Mehrkosten )
·
Darstellung der aktuellen
Projektkosten
·
Auffinden von Ressourcen-
Überlasten
Modul 8:
Was überlegen
Sie sich vorher für die kommende Angebotsverhandlung? Nennen Sie mindestens
drei Punkte von fünf
Technischer Lieferumfang,
Kaufmännische Bedingungen, Kundenpreise, Realisierungstermin,
Verhandlungsspielraum
Welche
Formalien halten Sie ein, um einen Vertragsabschluss nicht von vornherein zu
gefährden?
Abgabe Termin,
Vollständigkeit
Welche Dinge
sollten bei Planungsabschluss festgelegt sein? Nennen Sie wenigstens zwei
Punkte
Liefer- und Leistungsumfang,
Systemplanung, Meilensteine
Warum ist der
Erhalt des FAC Final Acceptance Certificate so wichtig? Nennen Sie wenigstens
zwei Punkte
Mängelpunkte erledigt,
Restzahlung, Projekt dem Kunden vollständig übergeben
Als
Projektleiter müssen Sie sich auch um organisatorische und formelle Dinge/
Vorgaben kümmern. Nennen Sie wenigstens fünf Stichworte für die Phasen der
Angebotserstellung:
·
Namenliste
·
Projektorganisation
·
Formatvorlagen für die erstellten
Unterlagen
·
Terminpläne für den internen
Porjektverlauf bis zur Abgabe
·
Übersichten der Kundenwünsche mit
Kommentar (CbC Clause by Clause)
·
Angebotsgliederung
·
Liste der zu erstellenden
Unterlagen
·
Projektlaufwerk
·
Aktenspiegel