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Projektmethodik - Definition und Merkmale

931 / ~3 sternsternsternsternstern_0.25 Julian . . 2010
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Projektmanagement

Hochschule Soziale Arbeit Luzern

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Projektmethodik(nach den Unterlagen von Alex Willener, HFS Zentralschweiz 1997)

Definition und Merkmale eines Projektes

Eine mögliche Definition für Projekt:


Ein Projekt ist ein grösseres, zeitlich befristetes, einmaliges Vorhaben, das interdisziplinär oder interinstitutionell gelöst wird und dessen Zielsetzung aus einer klar definierten Aufgabenstellung abgeleitet wird.


Merkmale eines Projektes:


v  Die gestellte Aufgabe ist neu oder in wesentlichen Teilen neu

v  Projekte haben einen innovativen Charakter

v  Projekte sind zielorientiert

v  Projekte sind zeitlich begrenzt

v  Projekte durchlaufen verschiedene Phasen

v  Projekte benötigen zusätzliche Ressourcen

v  Projekte sind komplex: interdisziplinäres oder interinstitutionelles Vorgehen

v  Projekte haben Eigendynamik

v  Projekte sind für das Projektumfeld bedrohlich

Phasen im Projekt

Jedes Projekt lässt sich erfahrungsgemäss in ganz bestimmte Phasen einteilen. Aufgrund von Erfahrungen und Auswertungen von Projekten zeigt sich, dass die Abläufe immer ähnlich sind, unabhängig davon, welches Problem behandelt wird. Allerdings verlaufen die Phasen meist nicht zeitlich hintereinander und nicht immer in derselben Reihenfolge, sondern gehen ineinander über oder haben zirkulären Charakter.


Die Projektziele haben für das ganze Projekt einen zentralen Charakter. Diese Feststellung wird durch das folgende Vierphasenmodell bildlich umgesetzt:

v  In der Phase der Projektdefinition (1) sollen alle Aktivitäten auf die Festlegung der Projektziele ausgelegt sein.

v  Bei der Projektierung (2) und der Realisierung (3) sollen alle Aktivitäten auf das Erreichen der Projektziele ausgerichtet sein.

v  In der Evaluation (4) wird unter anderem geprüft, ob die Ziele erreicht wurden.


Die einzelnen Phasen und Schritte eines erweiterten Phasenmodells

I. Situationsanalyse

v  Ist eine systematische Untersuchung/Beschreibung eines Sachverhalts (subjektiv als problematisch empfundene Situation objektivieren) sowie das Erarbeiten von Zusammenhängen

v  Ist auf angemessene Weise strukturiert darzulegen, damit auch für Aussenstehende nachvollziehbar

v  Umfasst einerseits die Beschreibung, andererseits die Erklärung und Begründung der vorliegenden Sachverhalte

II. Zielsetzung und Zielvereinbarung

Dient dazu

v  Eine klare Grundlage zu besitzen, um die beste Umsetzung auswählen zu können

v  Einen Massstab zu haben, um Wirksamkeit und Erfolg des Projekts abwägen und beurteilen zu können

Im Zielfindungsprozess werden vier Arbeitsschritte unterscheiden:

  1. Ziele entwickeln und formulieren
  2. Ziele differenzieren und gewichten
  3. Ziele operationalisieren (messbar machen – Indikatoren benützen)
  4. Ziele vereinbaren

III. Umsetzungsalternativen entwickeln

Bei der Suche nach der optimalen Umsetzungsmöglichkeit steht weniger der Inhalt als vielmehr die Umsetzung, das Wie im Vordergrund. Hierbei handelt es sich um die kreativste Phase des Projekts, in der vorerst Zeit und Raum für die Entwicklung der Ideen gewährt werden muss.

Dadurch lässt sich eher vermeiden, dass nur die eine, vielleicht längst bekannte Lösung oder Idee ins Auge gefasst wird.


Vorschläge zur Findung von neuartigen Ideen:

v  Mittels Dokumentenanalysen

v  Mittels Gesprächen mit ExpertInnen oder Schlüsselpersonen

v  Mittels Besuchen und Besichtigungen

IV. Vergleich und Auswahl der Umsetzungsvarianten:

Nun soll diejenige Variante ausgewählt werden, welche die Ziele am besten zu erreichen versprechen. Dazu müssen die verschiedenen Ansätze miteinander verglichen werden. Die Vorgehensweisen sollen nach objektiven und subjektiven Kriterien beurteilt werden: zum Beispiel Zeitaufwand, Erfolgsaussichten, Einschätzung des Könnens.

Gewählt werden schliesslich jene Vorgehensweisen, welche die höchste Effektivität und Effizienz versprechen.

V. Planung und Strategie

Planung: besteht darin, dass man die einzelnen Schritte und Aktivitäten, die zum Ziel führen sollen, gedanklich und schriftlich vorwegnimmt. Dabei werden die einzelnen Aktionen auf ihre Abfolge, Verkettung und Konsequenzen hin untersucht.



Es würde aber dem Wesen eines Projektes widersprechen, wenn es perfekt planbar wäre. Projekte haben alle Wesensmerkmale selbstorganisierender Systeme. Ein Teil des Prozesses ist deshalb nicht voraussehbar.


Die Planung eines Projektes kann folgende Bestandteile umfassen:


v  Ermittlung der durchzuführenden Tätigkeiten in Phasen

v  Analyse der Rahmenbedingungen (Kontakte, Gesuch, Vorschriften usw.)

v  Bestimmung der für die Tätigkeiten verantwortlichen Personen. Welche Arbeitsformen und Arbeitsteilungen eignen sich für das Projektteam?

v  Abschätzung des Zeitbedarfs und Zuordnung von Terminen zu den Tätigkeiten. Dabei sind auch Daten und Termindruck von aussen zu berücksichtigen.

v  Ermittlung des Bedarfs an infrastrukturellen Mitteln

v  Entscheidung über die geeigneten Informationsformen

v  Evaluation


Zur besseren Übersicht und zur Strukturierung ist es hilfreich, Etappenziele zu definieren, also eine konkrete Festlegung der beabsichtigten Ergebnisse einzelner Projektschritte.

Wichtig: Information, Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit

Der Erfolg eines Projektes wird nicht zuletzt von der zielgerichteten Information und Kommunikation bestimmt. Information ist deshalb eine strategische Notwendigkeit. Hierbei geht es einerseits um die Frage, wie die am Projekt beteiligten und davon betroffenen Personen mit wichtigen Informationen versorgt werden sollen.

Andererseits hat die – engere und breitere – Öffentlichkeit ein Anrecht auf Information. Damit kann gleichzeitig Goodwill aufgebaut werden. Diese beiden Zielrichtungen der Information und Kommunikation – nach „innen“ und nach „aussen“ – werden hier nicht als getrennte Aufgaben betrachtet.

Sie kann als Grundlage dienen für die Projektberichterstattung, indem sie je nach Zielgruppe ausschnittweise, zusammengefasst oder in vollem Umfang zugänglich gemacht wird. Zur Projektberichterstattung gehören einerseits die Information der Beteiligten wie Trägerorganisation(en), Geldgebern, stattlicher Stellen, andererseits die breitere Öffentlichkeit.


VI. Realisierung

In dieser Phase geht es darum, mit den in der Planung festgelegten Aktivitäten jene Ergebnisse zu erreichen, die zum Projektziel führen. Während der Durchführung des Projekts sind die einzelnen Realisierungsstufen laufend auszuwerten, und es gilt zu überprüfen, ob die festgelegte Teilziele erreicht worden sind.

Oft treten unerwartete Ereignisse und Veränderungen ein, die es frühzeitig zu erkennen und zu handhaben bzw. zu korrigieren gilt. Es geht also um die Analyse von Abweichungen vom Zielkurs und um die Vornahme allfälliger Korrekturen.



Evaluation ist ein zentrales, unverzichtbares Element der Projektmethode. Evaluationsergebnisse schaffen Transparenz und tragen wesentlich zur Legitimierung von Projekten bei Entscheidungsinstanzen, aber auch in der breiten Öffentlichkeit, bei.


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