Einsen­de­auf­gabe Projekt­ma­nage­ment Mana 1/N / 0508 A02

Einsendeaufgabe des Studienheftes Mana 1/N / 0508 A02

1.     Das magische Dreieck des Projektmanagements, besteht aus den Größen: Zeit, Qualität und Kosten.

Das Projektergebnis ist von der Balance dieser drei Größen abhängig. Der Projektmanager hat das Spannungsfeld des magischen Dreieckes auszubalancieren.

Verzögert sich die Projektdauer, dann steigen meist auch die Kosten (bspw. Personalkosten). Wir haben bspw. einen festen Endtermin für die Fertigstellung unseres Projektes, dieser wackelt jedoch.

Nun müssen mehr Mitarbeiter kurzfristig für das Projekt eingeplant werden. Das Projekt könnte so zwar rechtzeitig fertig gestellt werden, allerdings steigen die Kosten, durch den erhöhten Mehrbedarf an Personal. Unter Umständen kann das, das vorgegebene Budget sprengen.

Ist das Budget ausgereizt, aber das Projekt noch nicht fertig, muss an irgendeiner Stelle gespart werden. Diese Einsparung kann ebenfalls Auswirkungen, auf die Erfüllung der Vorstellungen des Auftraggebers/Kunden haben.  Ebenfalls kann durch den zeitlichen Druck, die Qualität leiden.

Feinheiten sind unter Zeitdruck kaum mehr möglich. Doch manchmal ist es genau die Liebe zum Detail, die ein Projekt vollendet und für einen begeisterten Kunden/Auftraggeber sorgt. Das magische Dreieck muss also gut ausbalanciert sein und es bedarf einer ausführlichen Projektplanung, um Risiken zu umgehen.

Der Projektaufwand definiert den gesamten Zeitbedarf eines Projektes in Arbeitstagen. Die Basis sind Aufwandschätzungen der einzelnen Arbeitspakete. Die Formel zur Berechnung lautet: Aufwand = Dauer x Anzahl der Ressourcen.

2.     Projektidee: Hier wird die Notwendigkeit einer Veränderung bzw. Optimierung geprüft.

Zieldefinition: Je genauer die Ziele definiert sind, desto erfolgreicher das Projekt. Es sollen qualitative und quantitative Ziele festgelegt werden. Um am Ende Unstimmigkeiten mit dem Auftraggeber/ Kunden zu vermeiden, empfiehlt es sich, diesen hier miteinzubeziehen.

Die Zielformulierungen sollten nach der SMART-Methode (spezifisch, messbar, angemessen, realistisch, terminiert) formuliert werden. Das Projekt sollte mit einem Workshop beginnen und offen für Diskussionen und das Kennenlernen untereinander sein.

Freigabe: Hier gilt es Unterstützer für das Projekt zu finden. Es werden der Istzustand und die gewünschten Effekte beschrieben.

Ernennung der Projektleitung: Sollte zu einem frühen Zeitpunkt bestimmt werden, um Motivation und Identifikation zu steigern.

Projektauftrag: Dokument in dem Projekt formell bestätigt wird. Es wird der Projektleiter und das Budget benannt.

Aufbauorganisation: autonomes Projektmanagement (Projektleiter ist disziplinarisch vorgesetzt); Matrixorganisation (Projektleitung wird mit Hilfe einer Matrix aufgeteilt, Mitarbeiter erhalten Anweisungen); Stabsprojektmanagement (Team dient als Beratergremium, keine Weisungsbefugnis)

Kick-off-Meeting: Kennenlernen, Arbeitsklima schaffen, Erwartungen aller Parteien klären, über Budget, Ziele und Termine informieren.

3.     Bei einem einmaligen Projekt würde ich das Stabsprojektmanagement als Organisationsform wählen. Es ist einfach umzusetzen und Projekte haben oft.....[Volltext lesen]

Mein Ziel:  Zufriedene Gäste / zufriedenen Kunden und Folgeaufträge für weitere Veranstaltungen zu bekommen.

Folgende Risiken habe ich ermittelt: das Cateringunternehmen liefert nicht, der DJ kommt nicht, die Technik für die Musik funktioniert nicht, viele Gäste sagen ab.

                              Eintrittswahrscheinlichkeit

Hieraus lässt sich folgendes ablesen:

Die Wahrscheinlichkeit, dass viele Gäste trotz Zusage absagen, ist bei eine 50. Geburtstag eher gering.

Das der Caterer aufgrund möglicher Lieferengpässe das Essen später oder gar nicht liefert, hätte jedoch fatale Auswirkungen. Die komplette Verpflegung hängt an diesem Tag von dem Cateringunternehmen ab. Hier könnte man auch vertraglich eine Klausel einführen, die das Unternehmen im Falle eines Ausfalles zum Schadensersatz verpflichtet.

Falls es sich nur um eine kleine Verzögerung handelt, empfiehlt es sich Unterhaltungsprogram (lustiges Spiel, kurze Rede von Gästen…) parat zu haben. Ebenfalls darf die Stimmung an einem 50. Geburtstag nicht fehlen. Gute Musik ist quasi ein Muss. Hier empfiehlt es sich ebenfalls vertragliche Regelungen zu finden, die einem im Ausfall schützen.

Die Technik hingegen ist die Grundlage, sowohl für das warme Buffet, als auch die Musik. Hier sollten auf jeden Fall alternative Lösungen miteingeplant werden. So könnte man an Stelle von elektronischen Wärmebehältern, zusätzlich welche mit Kerzen .....

So lässt sich feststellen, an welchen n eventuell von unterschiedlichen Annahmen ausgegangen worden ist. Jeder Beteiligte erhält so einen detaillierten Einblick in die Belange und das gegenseitige Verständnis wird gefördert.Da der Aufwand und die Zeitdauer für die Schätzklausur sehr groß sind, lohnt sie sich meist nur für große Projekte.

7.     Die Projektstrukturpläne können nach den beiden Gliederungsprinzipien objektorientiert oder verichtungsorientiert bzw. beides erstellt werden. Bei der objektorientierten Gliederung zerlegt man das Objekt in seine Einzelteile bzw. in einzelne Baugruppen.

Beispiel:

Abbildung 1 Objektorientierte Gliederung

Abbildung 2 Verichtungsorientierte Gliederung

8.     Bei der Projektplanung wird mit einer Vorstudie begonnen, dann folgt die Hauptstudie. Es schließt sich die Teilstudie an und endet schließlich mit dem Systembau. Es gibt zwei Methoden, nach denen ein Projekt strukturiert werden kann: Top-down-Methode (Aufgabenstruktur wird immer mehr verfeinert) und Bottom-up-Methode (Aufgaben gesammelt und gebündelt).

Zu Beginn der Projektstrukturierung werden die vorhandenen Unterlagen des Unternehmens zum Projekt gesichtet. Standardstrukturpläne dienen als vorläufige Orientierungsgrundlage. Es erfolgt im zweiten Schritt die Zuordnung von Aufgaben zu Verantwortlichen. Im dritten Schritt erfolgt die Aufwa.....

Arbeitspakete die hingegen parallel bearbeitet werden können und weniger Arbeitstage benötigen, haben einen Puffer. Verschiebungen wirken sich hier nicht zwangsläufig auf das Endergebnis aus. Abweichungen zwischen dem frühsten Anfangszeitpunkt/ Endzeitpunkt und dem spätesten AZ/EZ bilden somit Pufferzeiten, die auf Ausdehnungsmöglichkeiten (bei Vorgängen) bzw. auf Verschiebungsmöglichkeiten (bei Vorgängen und Ereignissen) hinweisen.

Entweder werden andere Folgen (es gibt Normalfolgen, Anfangsfolgen, Endfolgen und Sprungfolgen) integriert oder es werden an anderer Stelle Puffer eingebaut.

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