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Information Technology / Computer S

University, School

Fachhochschule Campus02 - FH

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PROJEKTarbeit
Anwendbare Werkzeuge bei der Einführung von Wissensmanagement in KMU

ausgeführt am

Studiengang

"Informationstechnologien und IT-Marketing"

Graz, am 30.10.2011

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung 4

1.1 Ausgangssituation. 4

1.2 Problemstellung. 4

1.3 Aufbau der Arbeit 5

1.4 Zielsetzung. 5

2 Initialisierungsphase 7

2.1 Tätigkeiten in der Initialisierungsphase. 7

2.2 Werkzeuge der Initialisierungsphase. 8

3 Analyse 9

3.1 Teilbereiche im Wissensmanagement 9

3.2 Soziale Netzwerkanalyse. 10

4 Evaluierung 12

4.1 Tätigkeiten in der Evaluierungsphase. 13

4.2 Werkzeuge der Evaluierungsphase. 14

5 Implementierung 15

5.1 TOM-Modell 15

5.2 Implementierungsprozess nach Haun. 16

6 Pilotphase 20

6.1 Vorbereitung. 20

6.2 Ablauf 21

7 Risiko 24

7.1 Risikoarten. 24

7.2 Gegenmaßnahmen. 25

8 Kontinuierlicher VerbesserungsProzess 27

8.1 Aufbau. 27

8.2 Ablauf 29

8.3 Methodiken / Techniken. 30

9 KonKlusio 35

Abkürzungsverzeichnis 36

Abbildungsverzeichnis 37

Tabellenverzeichnis 38

Literaturverzeichnis 39

1         Einleitung

Im Übergang von der Industrie- zur Informationsgesellschaft erfolgte eine Flut von theoretischen Veröffentlichungen zur Ressource Wissen. Der permanente Wandel der Umwelt, die Globalisierung und erhöhte Verfügbarkeit von Informationen und Wissen beziehungsweise die Wissensexplosion bei gleichzeitig ständig sinkender Halbwertszeit von Wissen und der Einsatz von immer mehr Informations- und Kommunikationstechnologie erzeugen Handlungsbedarf. (Trauner und Lucko, 2007)

1.1      Ausgangssituation

Der stetige Personalzuwachs, besonders bei wachsenden KMUs, laufende IT System Änderungen und der Bedarf zur Know-How Sicherung machen Wissensmanagement zu einer notwendigen Tätigkeit eines Unternehmens. Durch Wissensmanagement (WM) soll der Zugang zu den Infos und die Kommunikation innerhalb der Firma verbessert werden, um unnötige Aufwände zu vermindern.

Aber nicht nur die Kommunikation innerhalb der Firma sondern auch mit externen Experten kann durch das Wissensmanagement verbessert werden.

1.2      Problemstellung

Wissen managen bedeutet dabei nicht das Speichern von Daten und Dokumenten oder mit dem Denken aufzuhören. Wissensmanagement ist das geschickte Organisieren und der bewusste Umgang mit der Ressource Wissen zur Realisierung von Wettbewerbsvorteilen. Dies beinhaltet auch die Motivation der Mitarbeiter für das Wissensmanagementsystem.

Der offene Umgang mit Informationen im Prozess und das Herausstreichen der Vorteile für jeden können eine Integration und Motivation des Mitarbeiters in das Wissensmanagement gewährleisten. Einige Problemfaktoren treten bei der Einführung von Wissensmanagementsystemen immer wieder auf:

·         Fehlende Transparenz in Konzernen

·         Zunehmende Komplexität der Produkte

·         Immer mehr Wissensanbieter

·         Kürzere Innovationszyklen

·         Verschärfter Wettbewerb

·         Steigende Informationsflut

·         Sinkende Informationsqualität

·         Ungünstiges Organisationsmodell

·         Ungünstige Unternehmensstruktur

·         Wissensbarrieren

·         Schlecht geplanter Einsatz von IT

·         Informationsflut

·         Schlechte Qualität der Informationen

1.3      Aufbau der Arbeit

Der in folgender Abbildung 1 aufgezeigte Prozess wird in den folgenden Kapiteln näher erläutert und jede einzelne Phase beschrieben. Danach ist noch ein Kapitel angefügt mit einigen Aspekten des Risikomanagements im Bereich des Wissensmanagements. Im abschließenden Kapitel erfolgen die Interpretation der Ergebnisse und ein Ausblick auf mögliche Weiterentwicklungen zu diesem Thema.

Abbildung 1 Phasenmodell der Einführung eines Wissensmanagementsystems

Quelle: in Anlehnung an: Mertins und Seidel. 2009

1.4      Zielsetzung

Das Ziel der Einführung eines WM-Systems ist schlussendlich die Maximierung des Gewinns und Reduktion der Kosten. Durch verbesserte Kommunikation, Zugang zu neuen Ideen etc. sollen Marktanteile gewonnen und die Position a.....[read full text]

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Situationsanalyse hat als Ziel Erfassung und Bewertung für das Wissensmanagement relevante Sachverhalte, um die Vor- und Nachteile gegen Konkurrenten zu vergleichen. Auf dieser Basis könnten die Problembereiche erkannt werden, die Reaktionen erforderlich machen. Ziel- und Strategiebildung helfen grundsätzliche Wege zum Umsetzung festzulegen, wobei Planung und Koordination von Maßnahmen dient zum Vermeidung der Unterschiede zwischen Zielsetzung und aktueller Situation.

Durch Kontrolle wird schließlich die Zielerreichung überprüft. Die Ebenen gliedern sich in strategische- und operativer Ebene, sowie auch persönliche Ebene (Amelingmeyer, 2004).

Für die Analyse des Wissensmanagement ist es erforderlich, die Aufgaben in Teilaufgaben zu untergliedern und diese mit definierten Problemstellungen zu definieren. Somit entstehen folgende Teilaufgaben:

  • Wissenserweiterung
  • Wissensnutzung
  • Wissenssicherung

Die Ergebnisse der Analyse des Wissensmanagements können damit unmittelbar zur Steuerung und Optimierung der Wissensflüsse im Unternehmen eingesetzt, aber auch für die Entwicklung von zielgerichteten Interventionen genutzt werden. (Lehner 2008)

3.2       Soziale Netzwerkanalyse

Eine soziale Netzwerkanalyse (SNA) kann als unterstützendes Werkzeug für die Analyse von Wissensmanagement verwendet werden. Diese SNA bietet einen grundlegenden Ansatz für die Lokalisierung von Experten und zur Unterstützung des Wissenstransfers. In einigen Unternehmen werden unterschiedliche Datenbanken oder Wissensforums vorhanden, in denen Struktur, einige Regelungen, Stellenbeschreibungen oder ähnliches beschrieben wird.

Untersuchung dieser Plattformen und Strukturierung bzw. Modellierung der Wissensflüsse inkl. die Mitarbeiter und Dokumenten, die darin integriert sind, kann sehr bei dem zukünftigen Optimierung oder Implementierungsprozess helfen.

Andere empfohlene Methode wäre eine Umfrage an alle Mitarbeiter zu starten. Der Inhalt sollte beispielsweise die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit derzeitigen Wissensmanagementmethoden sein. Den IST-Zustand zu erhalten und somit gezielt auf Wünsche der Mitarbeiter einzugehen. Die Ergebnisse müssen jedoch immer auf die bestehenden organisatorischen Bedingungen berücksichtigen.

Weitere Ergebnisse können beispielsweise die Identifikation von wichtigen Mitarbeitern und deren Rollen im Wissensmanagement im Unternehmen sein:

  • Experten verfügen über Spezialwissen und professionelle Erfahrung
  • Wissensbroker wissen welche Personen im Unternehmen über welches Wissen verfügen.
  • Kontaktpersonen nehmen eine vermittelnde Position ein, indem sie eine Verbindung zu den Experten herzustellen ohne selbst über das Expertenwissen zu verfügen.
  • Wissenskonsumenten fragen das Wissen der Experten nach

Zu den Ergebnissen zählen weiteres auch die Entwicklung persönlicher Fähigkeiten und Expertenwissens, die systematische Einbindung bisher nicht genutztes Expertenwissens, Einbindung des Wissens von bisher nur schwach vernetzten Mitarbeitern und somit die Förderung des abteilungsübergreifenden Wissenstransfers.

4         Evaluierung

Nachdem die Analysephase abgeschlossen ist und die passende strategische Lösung gefunden ist, werden die Erfordernisse für die Evaluierung dieser WM Lösung entwickelt. Bei der Evaluierung sind einige Grundlagen, die unabhängig von der Größe der Unternehmung sind, zu untersuchen. Die allgemeinen Gebiete, die hier in Clustern zusammengefasst sind, sind in der Evaluierung zu beachten und zu bewerten:

  • Aufbauorganisation
  • Arbeitsmodell
  • Handbücher
  • Dokumentationen
  • Erfahrungsweitergabe durch Mitarbeiter
  • Informationsweiterleitung
  • Vorhandene IT-Systeme
  • Kreativitätsmethoden und –Techniken
  • Netzwerke


In KMUs sollte die WM Lösung auf den vorhandenen Strukturen aufgebaut werden. KMUs legen, aufgrund des Kostendrucks wert, dass sie WM ohne externes Know-How umsetzen können. Die erfolgreiche Umsetzung hängt aber auch davon ab, wie das einzelne KMU aufgebaut ist und was für ein Weg oder Modell für die Wissensmanagementsystem Implementierung es verwendet. So zum Beispiel gibt es einige typische Vorschläge zum Auswa.....

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Eine weitere Methode wäre das Analytic Hierarchy Process Vorgehen. Diese Methode ist mathematisch anspruchsvoller und genauer. Ziel des AHP ist es die Entscheidungen im Team zu unterstützen. Dieses Verfahren hilft Inkonsistenzen in der Findung von Entscheidungen aufzudecken. Der Prozess der bei diesem Verfahren angewendet wird ist von Bhushan und Rai im Buch „Strategic decision making: applying the analytic hierarchy process“ dargestellt. (Bhushan und Rai, 2004) Die genaue Erklärung dieses Verfahren würde den Umfang dieser Arbeit überschreiten.

Abschließend ist zu sagen dass die Bewertung und Findung von WM-Lösungen nicht allgemein definiert werden kann. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an Wissensmanagement umso wichtiger ist es die Evaluierung ganzheitlich zu sehen.

5         Implementierung

„Bei der Einführung von Wissensmanagement im Unternehmen geht es nicht einseitig um die Implementierung von Datenbanken oder anderen IT-Plattformen, sondern auch und gerade um Maßnahmen, die den Personalbereich oder organisatorische Aspekte berücksichtigen.“ (Lucko und Trauner, 2005)

Wie bevor erwähnt wurde, es gibt keine allgemeine Lösung, die für jedes Unternehmen passen wird, eine ganzheitliche Betrachtung der Dimensionen Mensch, Organisation und Technik in jedem einzelnen Unternehmen ist wesentlich, um eine erfolgreiche Implementierung von Wissensmanagement zu ermöglichen. Die alleinige Anschaffung einer teuren Datenbanklösung für das Wissensmanagement ist zu wenig, man soll auch die Menschen, die diese Datenbank befüllen sollen und die anzupassende Prozesse berücksichtigen, damit diese Datenbank nicht ungenutzt bleiben.

Im Tom-Modell werden daher die 3 Dimensionen – Technik, Mensch und Organisation – in Beziehung gestellt und sollen bei jedem Implementierungsprojekt die Ausgangsbasis darstellen. (Friedr.....

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  • Schaffung einer wissensfreundlichen Unternehmenskultur
  • Motivation der Mitarbeiter
  • Wissensbilanz
  • Wissenslandkarte
  • IuK-Technologie
  • Knowledge Computing
  • Checkliste Qualifikationsbedarf

5.2       Implementierungsprozess nach Haun

Im Folgenden werden die einzelnen Phasen des Implementierungsprozesses nach Haun näher erläutert und die erforderlichen Tätigkeiten in den einzelnen Prozessschritten in den Vordergrund gestellt.

Schaffung einer wissensfreundlichen Unternehmenskultur

Für eine erfolgreiche Implementierung von Wissensmanagement im Unternehmen muss das Unternehmen über eine wissensfreundliche Unternehmenskultur verfügen. Zu dieser Kultur zählen vor allem 3 Punkte: (von Loh, 2009)

  • Positive Orientierung hin zum Wissen
  • Keine Angst – Wissen zu teilen
  • Projekte im Bereich des Wissensmanagement müssen mit der bereits existierenden Kultur bis zu einem gewissen Grad einhergehen

Die Entwicklung hin zur wissensfreundlichen Unternehmenskultur muss über das Management erfolgen. Hier muss als erster Schritt, zur Einführung des Wissensmanagements, das Bewusstsein geschaffen werden, dass Wissen genährt, unterstützt und gepflegt werden muss. Bereits in diesem ersten Prozessschritt, der gewöhnlich einen längeren Zeitraum in Anspruch nimmt, ist mit dem Wiederstand der Mitarbeiter zu rechnen, dem mit offener Kommunikationspolitik entgegen getreten werden muss. (von Loh, 2009)

Motivation der Mitarbeiter

Der 2. Schritt im Implementierungsprozess baut auf den 1. Schritt auf und soll die Motivation der Mitarbeiter in Bezug auf die wissensfreundliche Unternehmenskultur fördern. Die Weitergabe von Wissen stellt für den Mitarbeiter einen Mehraufwand dar und ist mit Ängsten verbunden, seine Kompetenzen an die Kollegen zu verlieren und sich dadurch jederzeit ersetzbar zu machen.

Es gilt daher, diesen Bedenken der Mitarbeiter entgegenzuwirken. Als Beispiel dienen die folgenden Punkte: (Greul.....

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Um die Komplexität der Wissenslandkarte zu reduzieren ist eine Darstellung auf unterschiedlichen Ebenen üblich. Dazu haben sich verschiedene Arten der Wissenslandkarte etabliert:

  • Wissensträgerkarten (Wer sind die Experten im Unternehmen?)
  • Wissensbestandskarten (Wo sind die Wissensbestände gespeichert?)
  • Wissensstrukturkarten (Wie ist das gespeicherte Wissen strukturiert?)
  • Wissensanwendungskarten (Wer benötigt und benutzt das gespeicherte Wissen?)
  • Wissensentwicklungskarten (Wie sind Wissenslücken zu schließen?)

IuK-Technologie

Erst wenn anhand der vorangegangenen Implementierungsschritte Klarheit über die organisatorischen Anforderungen an das Wissensmanagement geschaffen wurden, kann mit der Anforderungsanalyse für das zu verwendende Informationssystem begonnen werden. Die Informations- und Kommunikationstechnologie stellt für das Wissensmanagement aber lediglich die technologische Infrastruktur, wie IP-Netzwerke oder IP-Telefonie, zur Verfügung, mit der die zu sammelnden Informationen verarbeitet werden.

Knowledge Computing

Als sechster Schritt im Implementierungsprozess des Wissensmanagements ist der Begriff „Knowledge Computing“ näher zu betrachten. Knowledge Computing umfasst die eigentliche Datenverarbeitung von den gesammelten Wissensbeständen, Verbesserung der Suche nach Informationen und deren Zusammenhänge und verwendet solche Werkzeuge wie elektronische Bibliotheken oder Computer Netzwerke.

Checkliste Qualifikationsbedarf

Die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter sind zwar den direkten Vorgesetzten meistens bekannt. Die ganze Organisation aber, also das Unternehmen selbst, hat in den meisten Fällen keinen Überblick über das bereits vorhandene Qualifikationsprofil der Mitarbeiter. Nur wenn man das bereits vorhandene Wissen kennt, kann man Wissenslücken erkennen und diese durch gezielte Maßnahmen schließen.

In diesem Schritt des Implementierungsprozesses soll also vorhandenes Wissen erkannt werden, um folglich auf fehlende Kompetenzen und Fähigkeiten schließen zu können. (FBB, 2011) Nach Pawlowsky zählt das Abstimmen des zukünftigen Qualifikationsbedarfes mit den verfügbaren Qualifikationspotentialen zum Aufgabenbereich des Wissensmanagements. (Kähler, 2011)

Es gibt jedenfalls auch andere Modelle, wie man Wissensmanagement im Unternehmen anschaffen kann, so z.B. Allweyer und Jost gliedern den Implementierungspr.....

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Die Rolloutphase und Pilotphase sind eng miteinander verknüpft bzw. überlappen sich die Tätigkeiten dieser großteils. Daher wird im Folgenden keine explizite Rolloutphase beschrieben.

6.1       Vorbereitung

Das Pilot Projekt dient dazu, um zu zeigen, wie das neue Wissen, Information und Prozesse in der Firma angewandt werden können, um spezifische Probleme in der Kommunikation oder Datenspeicherung zu lösen und die Basis für WM innerhalb der Firma zu schaffen. Das WM Framework wird nach Umsetzung des Pilot Projekts vor weiteren Rollouts analysiert und entsprechend angepasst.

Die Aufgaben des laufenden Pilot Projektes sind:

  • Lernplattform, damit man die Werkzeuge, Prozesse und Techniken ausprobieren kann
  • Der Start für WM Kultur im Unternehmen
  • Die Ergebnisse und abschätzbare Vorteile der Implementierung des WMs zeigen
  • Die Geschichte für Marketings- und Motivationsziele zu erschaffen

Das Pilot Projekt und seine Schwerpunkte sollten nach dem Bedarf des Business gewählt werden:

  • Wenn es sich um viele neue Aktivitäten handelt, dann ist schnelles Lernen der Mitarbeitern wichtig, d.h. schon während des Pilot Projektes soll man verstehen können, ob die Implementierung für alle Mitarbeiter sinnvoll ist. Bei Erneuung der gewissen Teilen spielt die Datenübertragung eine wichtige Rolle, den Mitarbeitern sollte es klar sein, woher und wohin die Daten umgewandelt werden, wie man sie erreicht
  • Für repetitive Aktivitäten sollte der Schwerpunkt bei der Verminderung der Lernphase und Vereinfachung der Datenzugang/Speicherung liegen
  • Für Aktivitäten, die in unterschiedlichen Standorten gemacht werden sollen, liegt der Schwerpunkt bei dem Pilot Projekt bei Management und Koordination der Aufgaben
  • Wenn es sich um fehlendes Wissen handelt, soll der Pilot Projekt zeigen, was für Vorteile das Projekt bringt
  • Pilot Projekt soll entweder ein volles Prozess als Beispiel beinhalten, oder kritische Punkte aller Prozessen und Schnittstelle

Für das Projekt sollten die genauen Kriterien festgelegt werden, und u.a. besonders deswegen, weil es normalerweise im KMU nicht genug Ressourcen gibt, um die Implementierung gescheit durchzuführen. Wenn aber man einige Fragen beantworten kann, heißt es meistens, .....

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Konzept Wissenssicherung in KMU: Danach ist noch ein Kapitel angefügt mit einigen Aspekten des Risikomanagements im Bereich des
Konzept Wissenssicherung in KMU: Die Ergebnisse, die in dieser Phase zusammengetragen wurden, werden der Phase Analyse als Arbeitsgrundlage
Konzept Wissenssicherung in KMU: In KMUs sollte die WM Lösung auf den vorhandenen Strukturen aufgebaut werden
Konzept Wissenssicherung in KMU: In Abbildung 3 wird die Aufteilung des TOM-Modells in drei Gebiete ersichtlich:
Konzept Wissenssicherung in KMU: Die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter sind zwar den direkten Vorgesetzten meistens
Konzept Wissenssicherung in KMU: ·        Seiketsu: Anordnungen zur Regel machen und

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