1.1Präsentation des Auswertungstools für den Krankenkassenverband. 1
1.2Überzeugung der Gruppe. 5
1.3Zeitmanagement während einer Präsentation. 6
2Moderation. 7
2.1Konflikte zwischen Mitarbeiter der Programmierfirma und Krankenkassenvertretern7
2.2Moderatorische Fragen. 8
2.3Planung des Workshops. 10
Literaturverzeichnis. IV
1Präsentation
1.1Präsentation des Auswertungstools für den Krankenkassenverband
Budgets in Krankenhäusern werden jährlich mit den Krankenkassen ausgehandelt. Dabei wird die Leistungsmenge mithilfe des Versorgungsauftrages des Krankenhauses für das Folgejahr vereinbart (vgl. AOK, Budgetverhandlungen). Für diese Verhandlungen muss das Krankenhaus intern Daten erheben. Dazu zählen die Leistungsplanung und ‑entwicklung in strukturierter dokumentierter Form. (vgl. Pfeuffer, u. a., S.497) Daraus ergibt sich ein Daten- und Informationsbedarf die das Auswertungstool zum Beispiel als Checkliste abfragen kann.
Generell wird bei der Einführung von neuer Unternehmenssoftware ein Anforderungskatalog erstellt (vgl. Schaffray, 2008) dieser Regelt die benötigten Funktionen. Diese Informationen müssen für das Auswertungstool bekannt sein, um den Kassenverband möglichst punktgenau von der Vereinfachung der Budgetplanung zu überzeugen. Die neue Software soll besser, schneller und einfacher sein.
Zur Überzeugung der Mitgliedskassen sind IST-Werte aus den Bereichen
·benötigte Zeit für eine Budgetplanung,
·benötigte Zeit für die Dokumentation der Budgetplanung,
·Benutzbarkeit der derzeitigen Anwendung,
·Verständlichkeit der derzeitigen Anwendung,
·Schulungskosten und -zeit für neue Mitarbeiter,
·Integration in derzeitige IT-Systemlandschaft,
zu erheben und gegen die IST-Werte des Auswertungstool zu stellen. So wird einem Entscheider schnell klar, welche Vorteile die neue Software mit sich bringt.
Eine gute Zieldefinition sollte kurz, verständlich, realistisch und klar strukturiert sein (vgl. Kiefer, 2011, S. 4). Ein Ziel für die Präsentation könnte wie folgt lauten:
„Die Präsentation soll die Zuhörer bei ihren Bedenken zur Einführung des Auswertungstools abholen und durch eine Geschichte führen, welche die Vorteile des Tools gegenüber der alten Software aufzeigt, um einen A.....[Volltext lesen]
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Zusätzlich sollte er als offene und vollständig sichtbare Person vor dem Publikum stehen und mit ihnen Blickkontakt halten. Gelegentliche Bewegungen in Richtung des Publikums unterstützen die Aufmerksamkeit und bieten Platz für Interaktionen. Seine Sprache sollte klar, professionell, ruhig und direkt sein. Dies steigert den Eindruck der Kompetenz des Präsentierenden (vgl. Klementowski, 2018).
Zur Veranschaulichung der Dramaturgie und der eingesetzten Präsentationsmedien wird der geplante Ablauf der Präsentation tabellarisch dargestellt.
Tabelle 1: Ablauf/Dramaturgie der Präsentation
(Eigene Darstellung)
Durch die verschiedenen Formen der Visualisierung soll das Thema auf mehreren Ebenen zur Geltung gebracht werden. Dabei werden die Elemente Schrift, Formen, Farben und Freiflächen sinnvoll auf Flip Chart, Whiteboard, Tafel und einer Beamerpräsentation benutzt. Eine freie Darstellung zur Auflockerung wird für den Einstieg benutzt. Die zwei folgenden Diagramme sollen das Publikum während der Beamerpräsentation von der Wichtigkeit de.....
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Abbildung 2: Personalkosten für Budgetierung in Krankenhäusern
(Eigene Darstellung)
1.2Überzeugung der Gruppe
Mithilfe von Elementen der optischen Rhetorik kann die Behaltenswahrscheinlichkeit des Publikums erhöht werden. Dabei wird während einer Präsentation versucht mit Bildern, Gefühlen, Gerüchen, Tönen und Worten den visuellen, kinästhetischen, auditiven und olfaktorischen Kanal anzusprechen, um das Publikum zu beeinflussen, sodass dieses sich mit dem Problem identifizieren und „mitfühlen“ kann (vgl.
Kiefer, 2011, S. 53f) Ein besonderes Augenmerk sollte auf den visuellen Kanal gelegt werden, denn der Großteil der Informationsverarbeitung findet zu 80 % über das Auge statt. Bilder können eine Präsentation auflockern, einen Überblick herstellen und Zusammenhänge verdeutlichen. Zusätzlich kann durch das „Selbermachen“ während des Get-In-Touchs der Software die Behaltenswahrscheinlichkeit der Inhalte der Präsenta.....
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Ebenso kann durch die Aktivierung der Gruppe zur aktiven Mitarbeit die Akzeptanz des Präsentators und die Behaltenswahrscheinlichkeit der Inhalte erhöht werden.
Durch Beobachtung der Gruppe kann er negative Signale aus dem Publikum frühzeitig erkennen. Er sollte dafür Anzeichen von Unklarheit, Ermüdung und Desinteresse sehen, sowie entsprechend gegensteuern (vgl. Freimuth, 2010a, Die Gruppe abholen und respektieren).
1.3Zeitmanagement während einer Präsentation
Es gibt Möglichkeiten, bei Zeitmangel, trotzdem zu einem guten Ergebnis zu gelangen. Zum einen kann der Präsentator nur noch den Pflichtteil präsentieren und auf den Kürteil verzichten. Zum anderen kann er Folien auswählen die Visualisierungen enthalten, um die Behaltenswahrscheinlich der Inhalte mithilfe der optischen Rhetorik zu optimieren.
Zur Vermeidung solcher Situationen kann der Präsentator vorweg genau die Fragen des Publikums in Erfahrung bringen und seine Präsentation auf die Beantwortung dieser begrenzen. Ein Üben der Präsentation für den zur Verfügung stehenden Zeitrahmen kann ebenso einem Zeitmangel entgegenwirken. Der Präsentator sollte ohne Umschweife auf den Punkt kommen (vgl. Kiefer, 2011, S. 36).
Für ungeplante Fälle, dass die Präsentationzeit kurzfristig geändert wird, sollten zwei verschiedene Varianten der Präsentation zur Verfügung stehen. Die kurze Präsentation wird vorgetragen und die Lange wird am Ende ausgehändigt.
2Moderation
2.1Konflikte zwischen Mitarbeiter der Programmierfirma und Krankenkassenvertretern
Der Mitarbeiter der Programmierfirma könnte als „schwarzes Schaf“ angesehen werden, welcher die Schuld trägt, dass die Teilnehmer des Auftakt-Workshops nun Neues lernen müssen. Vielleicht wird von den Mitarbeitern auch zu viel Mitgestaltung an der Software verlangt und diese blockieren. Als interner Mitarbeiter kann auch eine Verkomplizierung der Software als Pro.....
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Zusätzlich muss ein klares Ziel kommuniziert werden, sodass jeder Interne den Grund für die neue Software verstanden hat. Dabei sollte der IST-Zustand Erwähnung finden und die Vorteile der neuen Software anhand von Hard Facts aufgezeigt werden.
Die Einplanung eines Get-in-Touchs mit der neuen Software hilft Ängste und Verunsicherungen zu lockern, dabei kann der Entwickler der Software erste Hilfestellungen geben, sodass die Mitarbeiter ihn näher kennenlernen können. Zusätzlich hilft diese Vorgehensweise bei der Ermittlung von Anforderungen an die neue Software.
2.2Moderatorische Fragen
Zur Strukturierung unterteilt ein Moderator eine Veranstaltung durch moderatorische Fragen in größere Abschnitte, dabei sollten Fragen offen gestellt werden. Die Fragen sollen die Teilnehmer zum Nachdenken anregen und eine differenzierte Betrachtung der Thematik ermöglichen. Ideen und Erfahrungen der Teilnehmer werden gesammelt, geordnet und nach Priorität gewichtet.
Moderatorische Fragen sollten vorab unter Zuhilfenahme des Auftraggebers geplant werden, zusätzlich ist ein Test der Fragen an Mitarbeitern ratsam. Dabei sollten die Fragen folgende positiven Eigenschaften aufweisen und die negativen Eigenschaften meiden (vgl. Freimuth, 2012, S. 29f).
Abbildung 3: Positive und negative moderatorische Fragen
(Eigene Darstellung in Anlehnung an Freimuth, 2012, S. 29f)
Ein Moderator sollte flexibel auf diverse Szenarien reagieren und seine Fragen den jeweiligen Situationen in Gruppenprozess.....
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Diese werden in der Kartenfrage der Diskussionsphase vertieft. Dabei sollen gleichzeitig Ideen gesammelt werden, welche Funktionen für die neue Software als wichtig empfunden werden. Das anschließende Priorisieren der Funktionen ist ebenfalls für die Entwicklung wichtig. In der Mittagspause hat jeder Teilnehmer die Chance seine Kenntnisse, Mängel oder Ärgernisse über die derzeitige Software zu festigen.
Ebenso hat der Moderator die Möglichkeit die anschließende Präsentation als Problemlöser auszuarbeiten.
Tabelle 3: Workshop – Diskussionsphase
(Eigene Darstellung)
Nach der Mittagspause wird die neue Software in einer Präsentation vorgestellt, hier sollte besonderes Augenmerk auf die Lösung der zuvor erarbeiteten Probleme oder Funktionsmängel gelegt werden. Die Teilnehmer erleben erste „Aha-Effekte“ wie sich der Prozess der Budgetierung verbessert und vereinfacht. Im Anschluss dürfen die Teilnehmer die neue Software testen und sollen dabei Potenziale der Software entdecken und Verbesserungsvorschläge präsentieren.
Ebenso sollen die Gedanken auf eine enge Zusammenarbeit mit der En.....
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Freimuth, Prof. Dr. J., u. a. (2010b). Nitor Basis-Moderation. FUMC01-B.
StudienCD der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft, Bremen.
Kiefer, B.- U. (2011). Visualisieren und Präsentieren. GMA 15-B. Studienheft der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft, Bremen.
Klementowski, B. (2018). Präsentation. Körpersprache beim Vortrag richtig einsetzen.
10.09.2018.
Pfeuffer, B., u. a. (2006). Budgetverhandlungen – wurde an alles gedacht?
15.08.2018.
Schaffry, A. (2008). Das A und O der Softwareeinführung.
19.08.2018.
Schenkel, M. (2018). Faktoren der Softwareakzeptanz. 21.09......