Fall­auf­gabe Visua­li­sie­ren, Präsen­tieren und Mode­rieren P-VIMOS01-XX4-A07

Fallaufgabe

„Visualisieren, Präsentieren und Moderieren“

P-VIMOS01-XX4-A07

Inhaltsverzeichnis                                                                                            Seite

1. Darstellung des Themas                                                                                       1

2. Präsentation                                                                                                          1

    2.1 Vorbereitung und Entwicklung der Präsentation                                             1

    2.2 Eine Gruppe für sich gewinnen                                                                       6

    2.3 Zeitdruck                                                                                                         7

3. Moderieren                                                                                                            8

    3.1 Mögliche Konflikte                                                                                           8

    3.2 Moderatorische Fragen                                                                                   9

    3.3 Die Planung des Workshops                                                                          10

Literaturverzeichnis                                                                                                   14

Anhang                                                                                                                     14

A.     Tabellenverzeichnis                                                                                        14

B.      Abbildungsverzeichnis                                                                                   14

1. Darstellung des Themas

Besonders als Führungskraft ist es wichtig Informationen zielbewusst und klar verständlich zu übermitteln. Nur so kann ein angestrebtes Verhalten erzielt werden. Dabei kommt es nicht nur auf den Inhalt an, sondern auch darauf, wie die jeweilige Person etwas präsentiert. Um eine gelungene Präsentation vorbereiten und durchführen zu können, bedarf es einiger Kenntnisse über die Präsentationstechniken (vgl. Kiefer, 2013, S.1).

Bezogen auf das Fallbeispiel wird eine Präsentation erstellt um die Mitgliedskassen von einem Auswertungstool zu überzeugen mit dem sie ihre Daten analysieren können. Des Weiteren wird darauf eingegangen wie der Präsentator die Gruppe für sich gewinnen kann. Es werden Lösungswege aufgezeigt die verdeutlichen wie reagiert werden kann, wenn die Zeit wegläuft während einer Präsentation.

Auch das Moderieren gehört zu den Aufgaben die sich eine Führungskraft stellen muss. Es ist ein Gruppenarbeitsverfahren und eignet sich für die komplexe Problemlösung. Es gibt verschiedene Moderationsmethoden die angewandt werden können. Dazu gibt es bestimmte Rahmenbedingungen die beachtet werden müssen (vgl. Freimuth; et al, 2013, S.1).

Im Fallbeispiel findet ein Workshop statt wo geklärt werden soll was das Tool alles enthalten muss. Der Moderator des Workshops befürchtet jedoch Konflikte zwischen den Krankenkassen und des Präsentators des Auswertungstools. Es wird aufgezeigt wo diese Konflikte liegen könnten und wie der Moderator schon im Vorfeld mögliche Konflikte  berücksichtigen kann. Da eine Lösung des Workshops noch unbekannt ist, bedarf es moderatorischen Fragen für eine erfolgreiche Moderation.

Zum Schluss wird ein solcher Workshop mit den einzelnen Phasen, für einen Tag, geplant.

2. Präsentation

2.1 Vorbereitung und Erstellung der Präsentation

Eine deutliche Zielsetzung ist besonders bei einer Präsentation sehr wichtig. Besonders bei der Person die präsentieren möchte muss die Botschaft die sie vermitteln will klar sein und es muss definiert werden was damit erreicht werden soll. Bei der Zieldefinition sollte  sie sich auf einen Satz beschränken, das Ziel muss realistisch sein und es muss dafür gesorgt werden, dass den Worten auch Taten folgen (vgl. Kiefer, 2013, S.3f.). Ziel der Präsentation im Fallbeispiel ist es, die Mitgliedskassen von einer gemeinsamen Entwicklung eines Auswertungstools zu überzeugen und sie damit vertraut zu machen.

Mehrere Informationen und Daten sowie Fragen sind dazu wichtig und notwendig, damit eine Zustimmung des Produktes erfolgt. Ein wichtiger Punkt .....[Volltext lesen]

Vorab sind auch die Räumlichkeiten und technischen Möglichkeiten zu klären. Ist der Raum groß genug für die zu erwartenden Zuhörer und gibt es genug Stühle. Ist der Raum leicht zu finden oder muss er ausgeschildert werden. Gibt es Garderoben und Plätze für Taschen oder ähnliches. Wo sich genau alle Steckdosen befinden und ob Verlängerungskabel benötigt werden.

Besonders wenn ein Projektor oder Beamer eingesetzt wird ist es von Vorteil, wenn der Raum verdunkelt werden kann. Außerdem muss sichergestellt werden, dass mit sämtlichen technischen Gerätschaften gearbeitet werden kann. Wird Pinnwand oder Flipchart benutzt muss vorher probiert werden welche Schriftgröße erforderlich ist damit es alle lesen können. Auch der Stand für Snacks und Getränke muss geklärt werden.

Bezogen auf die Dauer einer Präsentation ist darauf zu achten, dass sie so kurz wie möglich gehalten wird (vgl. Kiefer, 2013, S.12f.). Wurden alle Punkte beachtet und geplant kann eine Präsentation beginnen. Unterstützt wird die Präsentation durch ein Mindmapping und zwei Beispielcharts.

Tab. 1.1: Produktpräsentation

(eigene Darstellung in Anlehnung an Kiefer, 2013, S.65)

Ein Mindmapping kann als Einstieg in eine Präsentation genutzt werden. Hier ein Beispiel dazu wie dieses aussehen kann bezogen auf das Auswertungstool.

Abb. 1.1 Beispiel Mindmapping

Hier werden drei Hauptaspekte angesprochen die erreicht werden können, wenn das Auswertungstool Benutzung findet. Wichtigster Punkt ist die Kostenersparnis da die Skeptiker davor am meisten Angst haben.

Abb. 1.2 Beispielchart über die Bettenauslastung

Bei diesem Säulendiagramm soll dargestellt werden, wie sich die Bettenbelegung innerhalb eines Jahres verändert. Um hier natürlich einen Durchschnittswert für jeden Monat ermitteln zu können benötigt es den Angaben von mehreren Jahren um eine Prognose stellen zu können. Die Bettenbelegung macht einen großen finanziellen Teil aus, nur über eine ausreichende Belegung der Betten kann Geld .....

Sollten Fragen offen geblieben sein, muss der Redner sich im Anschluss darum kümmern und diese beantworten oder den Beteiligten die noch fehlenden Antworten zusenden. Für den Fall das noch Unterlagen fehlten muss er sich darum kümmern, dass auch diese zeitnah versendet werden (vgl. Kiefer, 2013, S. 55f.).

2.2 Eine Gruppe für sich gewinnen

Der Referent der Präsentation muss die Gruppe für sich gewinnen, da es schon im Vorfeld Skeptiker gibt. Zuerst geht es um die Frage wie man am besten an die Wahrnehmungsgewohnheiten der Zuhörer anknüpfen kann. Der erste Aspekt ist die optische Rhetorik. 80% der Informationen nehmen wir über den visuellen Kanal auf.

Wurde etwas vergleichbares schon mal erlebt oder wird ein Bild gezeigt mit dem man sich identifizieren kann, werden Information besser verarbeitet. Zum Einstieg der Präsentation könnte hier ein Bild gewählt werden wo eine kleine Geschichte oder Anekdote dazu erzählt wird. So besteht die Möglichkeit, dass auch die Skeptiker mit einer etwas gelockerten Stimmung weiter zuhören, weil sie sich so besser damit identifizieren können.

Der zweite Aspekt ist das Kommunikative Setting um das sich besondere Gedanken gemacht werden muss. Das beeinflusst in hohem Maße die Atmosphäre. Bezogen auf das Fallbeispiel wäre hier die Möglichkeit einer U-Form (vgl. Kiefer, 2013, S.49ff.). Die Öffnung die bei dieser Form entsteht lädt  zu .....

Der Redner sollte bei solchen Signalen die Zuhörer darauf ansprechen und sie um Mithilfe bzw. Feedback beten. Dadurch wird der Eindruck vermittelt, dass die Zuhörer Mitverantwortung übernehmen (vgl. Kiefer, 2013, S.52).

2.3 Zeitdruck

Auch wenn geplant wird wieviel Zeit für die einzelnen Punkte angesetzt wird, kann es jedem Redner passieren, dass ihm die Zeit weg läuft. Es besteht dann die Möglichkeit den Kürteil weg zu lassen und nur den Pflichtteil vorzutragen. Voraussetzung dafür ist, dass beide Teile bei der Planung berücksichtig worden sind.

Nur so kann ein nahtloser Übergang erfolgen bzw. das Weglassen eines Präsentationsteils erfolgen ohne das es merkbar wird für andere. Eine weitere Möglichkeit wäre auf die Folien auszuweichen die Visualisierungen enthalten. Die darauf festgehaltenen Informationen werden besser verstanden und verarbeitet. Wichtig ist, den Frageteil nicht wegzulassen, denn besonders Hierarchen wollen sich oft äußern.

So besteht noch die Möglichkeit damit bei ihnen punkten zu können (vg.....

Konflikte in der Form sind auch eher unwahrscheinlich da keiner von den Beteiligten vorher miteinander gearbeitet hat bzw. kein persönlicher Kontakt bestand. Wird ein Konflikt nicht geklärt erfolgt auch keine Sachlösung (vgl. Freimuth; et al., 2013, S.55). Dennoch sollte der Moderator über Techniken verfügen um bestehende Konflikte transparent und lösbar zu machen. Dies hängt davon ab wie stark ein Konflikt ist (vgl. Nitor (Hrsg.), 2010b).  

Da einige Mitgliedskrankenkassen skeptisch sind, weil sie zu hohe Kosten befürchten, kann es hier zu Konflikten kommen gegenüber der Geschäftsführerin der kleinen Programmierfirma. Das wäre dann ein systembedingter Konflikt da es um die Kosten geht. Ein weiterer Konflikt könnte sein, dass einige Mitgliedskrankenkassen lieber ihre eigenen Programme verwenden wollen und kein neues.

Schließlich arbeiten sie schon lange damit und möchten es nicht missen. Da muss versucht werden ihnen das neue Auswertungstool schmackhaft zu machen und ihnen aufgezeigt werden das es eine Arbeitserleichterung ist. Um systemische Konflikte zu bewältigen und die Gruppe wieder Kommunikationsfähig zu machen bedarf es bestimmten Reflexionsmethoden. Der Moderator muss entscheiden wie stark der Konflikt sein könnte und wählt daraus dann eine passende Methode aus die er bereits bei der Planung des Workshops berücksichtigen kann (vgl. Freimuth; et al., 2013, S.56).

Einpunktfragen als Konflikthilfe helfen diese transparenter zu machen. Die Diskussionsbeiträge können mit visualisiert werden. Das Meinungsbild jedes einzelnen dient als Grundlage für ein klärendes Auswertungsgespräch. Die Einpunktfragen können zu Beginn, zur Zwischenklärung oder zum Schluss eingesetzt werden.

Im Fallbeispiel macht dies zu Beginn am meisten Sinn. So kann möglichen bestehenden Problemaspekten etwas der Wind aus den Segeln genommen werden. Ein Kreisgespräch kann helfen Konflikte zu lösen. Die Betroffenen sollen hier ihre Empfindungen und Eindrücke frei in den Raum sprechen ohne, dass jemand direkt angesprochen wird oder sich rechtfertigen muss. Der Moderator gehört hier selbst mit zur Gruppe.

Bei der Mehrpunkfrage richtet sich die Aufmerksamkeit auf mögliche Problemaspekte. Auch das bietet sich an damit der Faktor Kosten nicht unterschwellig weiterbrodelt, sondern sachlich angesprochen werden kann  (vg.....

Bei diesen Fragen werden die Arbeitsprozesse in größere Abschnitte unterteilt. So kann ein Thema mit verschiedenen Gesichtspunkten betrachtet werden und gibt der Gruppe Denkanstöße. Es sind „große“ Fragen die mehrere Antworten zu lassen und deren Beantwortung 10 – 20 Minuten dauern kann. Das A und O ist die Formulierung, da schon ein einzelnes Wort unterschiedlich interpretiert werden kann.

Fragen können in eine Problematik einführen oder auch Konflikte aufbrechen. Es besteht die Möglichkeit, dass die Teilnehmer sich so aufwärmen können und dadurch die Thematik vertieft werden kann. Eindeutig, kurz, leicht verständlich und präzise müssen die Fragen sein. Es soll die Kreativität der Gruppe angeregt werden.

So können sie besser zum Mitmachen motiviert werden. Es wird eine Zielphantasie ausgelöst und Gefühle sollen angesprochen werden. Wichtig ist, dass  keine rhetorischen, suggestiven, ironischen, banalen oder Ja-Nein- Fragen benutzt werden von dem Moderator. Mindestens einen Tag vorher wählt der Moderator Fragen für seinen Workshop aus.

Durch den Auftraggeber erhält er alle notwendigen Informationen. Er entwickelt eine Abfolge der Frage mit denen das Thema bearbeitet wird. Vorab werden die Fragen mindestens einmal getestet um besser Unklarheiten aufzuspüren. Ein guter Moderator kann auch während eines Gruppenprozesses seine Fragen abändern, wenn es erforderlich wird. Insgesamt gibt es vier Frageinstrumente.

Die Einpunktfrage dient dazu Meinungstrends in der Gruppe aufzuzeigen. Die Zuruffrage eignet sich für eine flotte Sammlung von Ideen, Problemaspekten oder Gedankenverknüpfungen von Teilnehmern. Die Kartenfrage dient dazu, Gedanken und Ideen zu sammeln für die man etwas mehr Zeit und Sorgfalt braucht. Die Mehrpunktfrage eignet sich dazu die Gruppe auf  Problemaspekte aufmerksam zu machen, die für die Erreichung des geplanten Zieles im Vordergrund stehen.  (vgl. Freimuth; et .....