Einsen­de­auf­gabe SGD CONTH-01 Control­ling als Manage­ment­auf­gabe

1. Notwendigkeit  Controlling

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In der Gesundheitswirtschaft gab es in den letzten Jahren einschneidende Veränderungen, welche ein Controlling erforderlich machen. Im Nachfolgenden wird genauer darauf eingegangen wie Controlling in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt werden kann. Diese liegen z.B. im Erlös-, Finanz-, Kosten- und Qualitätscontrolling.

Durch die Politik änderten sich viele Rahmenbedingungen, welche einen Einsatz des Controlling vom „nice- to- have“ zum „must- to- have“ verwandelten. Mit bestimmten Gesetzen wie dem Krankenhausfinanzierungsgesetz von 1972, der Deckelung des Budgets im Jahre 1993 und der zunehmend EDV gestützten Leistungsabrechnung ist es möglich geworden, Statistiken zu erheben, die auf die Existenzsicherung durchschlagen.

Z.B muss die Qualität der Kodierung vor allem im Zuge der Abrechnung mit DRG´s zwingend kontrolliert werden, da sie ein erheblicher Kostenfaktor  darstellt. Durch die Einführung von Fallpauschalenvergütung und der Abschaffung des Selbstkostendeckungsprinzips sind die medizinischen Einrichtungen angehalten, durch ein geeignetes Controlling eine Kostenanalyse zu entwickeln, um Schwach und Ansätze zur Kostenreduktion erkennbar machen zu können.

In diesem Sinne wurde  das Controlling vom Erlöscontrolling zum Kostencontrolling weiterentwickelt. Hauptsächlich in Krankenhäusern und ambulanten Einrichtungen ist auf Grundlage der tagesgleichen Pflegesätzen wichtig, dies im Blick zu haben, um kostendeckend arbeiten oder ggf. neu verhandeln zu können.  In diesem Bereich ist vorrangig das Kosten-, Finanz- und Erlöscontrolling wichtig.

In vielen Krankenhäusern wird dazu noch das Medizincontrolling als extra Bereich definiert.

Durch neue Verordnungen und die mögliche Existenz von Einzelverträgen wird das Controlling zunehmend zwingender. Nur durch ein gutes Controlling können kostendeckende Maßnahmen ergriffen werden. Hierbei steht die Aufgabe im Vordergrund, häufige Erkrankungen  und Krankenkassen herauszufiltern, um zu überlegen, ob der Abschluss von Einzelverträgen gewinnbringender wäre.

Habe ich z.B. viele Diabetes-Patienten, so ist die Überlegung in ein DMP-programm beizutreten zielführender, als wenn in der Praxis nur vereinzelt diese Erkrankungen auftreten. Nach dieser Auswertung kann in die Vertragsverhandlungen gegangen werden.  Vorbereitend sollte dazu Analyse erstellt werden, welcher finanzielle Rahmen erfüllt sein muss, um gewinnbringen.....[Volltext lesen]

Hier kann eine Patienten- und Krankheitsanalyse zu Rate gezogen werden, um die jeweilige Zeitersparnis bzw. den Zeitverlust ins Verhältnis setzen zu können. Bei einer positiven Prognose steht der Anschaffung nichts im Wege. Ist sie jedoch negativ, sollte eine Anschaffung genaustens überdacht werden.

Durch veränderte Wertvorstellungen wird auch das Qualitätscontrolling immer wichtiger. Ein Patient möchte nicht nur eine Behandlung bekommen. Er bewertet heutzutage die Art der Behandlung, die Diagnostik, die Kompetenz des Teams und des Arztes. Dazu wird der persönliche Eindruck, den der Patient gewinnt, immer bedeutender, da im Zeitalter von Bewertungsportalen und einer Gesellschaft der Selbstdiagnostik im Internet auch die Ärztediagnosen immer wieder in Frage gestellt werden.

Persönliches Qualitätscontrolling innerhalb der Praxis kann bestehende Missstände rechtzeitig aufdecken. Dazu gehört auch die Fortbildungszertifizierung.

2. Controlling Steuerberater

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Der Steuerberater als Controller ist für eine Vielzahl der medizinischen Unternehmen eine optionale Lösung. Im verallgemeinerten Sinne beschäftigen sich beide Parteien mit Zahlen, können durchaus Analysen erstellen und diese auswerten. Doch was ist nun der Unterschied zu einem Controller. Die Antwort liegt vor allem im Bereich der Maßnahmenregulierung.

Während der Steuerberater die Bereitstellung der Kosten der verschiedenen Bereiche erstellt, ist der Controller zusätzlich damit beschäftigt, Strategien zu entwickeln. Beide Parteien haben die Möglichkeit die verschiedenen Bereiche Personal, Anschaffungen, Einnahmen und Ausgaben genau darzulegen und können ggf. anhand einer Verlaufskurve Entwicklungen für die Zukunft ableiten.

Aber was nun tun mit diesen Informationen? An dieser Stelle hört der Bereich des Steuerberaters auf. Im Bereich des Controlling steckt die Arbeit aber zu dieser Zeit noch in voller Fahrt. Nachdem eine Analyse erfolgt ist, arbeitet ein Controller nun an den festgestellten Schwern. Er entwickelt Maßnahmen und Strategien,  mit welchen Veränderungen die gewünschten Ziele e.....

Hier zeigt sich der Unterschied. Beim Einsatz des Steuerberaters hätte der Anschaffung nichts im Wege gestanden, hingegen der Controller auch die Wirtschaftlichkeit der Anschaffung betrachtet und nicht nur die Möglichkeit der Anschaffung an sich. Demnach ist hervorzuheben, wenn ein Steuerberater die Funktion des Controllers übernimmt, wäre die Liquidität eines Unternehmens zwar nicht gefährdet, jedoch könnte die Rentabilität von Anschaffungen im Bereich Personal und auch bei medizinischen Geräten  fraglich sein.

3.  Leistungscontrolling

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In einer ambulanten Praxis ist wirtschaftliches Denken zunehmend wichtiger. Dazu können im Bereich des Leistungscontrollings spezielle  Leistungsindikatoren festgelegt werden, um eine bessere Prüfbarkeit zu entwickeln.

In einer Praxis ist es bedeutsam zu wissen, welche IGEL- Leistungen angeboten werden, wie sie präsentiert werden und wie die Qualität der Leistungen ist. Dabei ist zu analysieren, welche Sonderleistungen am häufigsten in Anspruch genommen werden und welchen Umsatz diese jährlich bringen. Die Analyse sollte jährlich erfolgen um zu prüfen, ob eine Steigerung erzielt werden konnte oder in welchen Bereichen Rückläufe zu verzeichnen sind.

Anhand dieser Analysen können Maßnahmen entwickelt werden, um die Attraktivität der angebotenen Leistungen zu verbessern. Dies könnte mittels Personalschulungen oder durch Marketingmaßnahmen zur effektiveren Anbietung der Sonderleistungen erzielt werden. Wichtig ist es dabei, sich über die Altersstruktur der Patienten einen Überblick zu verschaffen. Um die Kommunikation mit den Patienten altersgerecht gestalten zu können, muss eine Basis geschaffen werden, die die Pa.....

Auch eine Auswertung von Terminen, welche nicht wahrgenommen oder so kurzfristig abgesagt wurden, dass sie nicht mehr vergeben werden konnten, ist sinnvoll, da bei deren Vielzahl  auch finanzielle Schäden entstehen. Wie kann gegengesteuert werden? Ohne diese Analyse ist nicht exakt nachvollziehbar, warum eine finanzielle Einbuße entsteht.

Es könnte die Frage aufkommen, ob weniger Sonderleistungen als sonst angenommen wurden oder warum weniger Patienten behandelt worden sind?

In Praxen, welche die Möglichkeit zur Durchführung von  ambulanten Operationen haben, ist es wichtig zu wissen, wie die OP-Auslastung ist. Dazu sollte eine Prognose anhand der letzten Jahre erstellt werden, ob davon ausgegangen werden kann, dass die Patientenzahlen zunehmen oder eher rückläufig sein werden.

Daran schließen sich wieder Auswertungen an, was die Ursachen sein könnten. Gründe wären u.U. die Behandlung einer geringeren Patientenzahl, lange Wartezeiten in der Praxis oder  neuere Behandlungsmethoden bei Konkurrenten.

Eine wichtige Grundlage für den Aufbau und den reibungslosen Ablauf der Sprechstunden ist die Zeiterfassung der einzelnen Schritte. Es sollte die Patientenanmeldung und Abmeldung, die Voruntersuchung und die durchschnittliche Zeit im Sprechzimmer betrachtet werden. Daran misst sich der Personaleinsatz, also die Quantität, die Qualität und die mögliche Patientenzahl, welche in einer Stunde durchlaufen können.

Habe ich nur eine Mitarbeiterin für Voruntersuchung, Anmeldung und Telefon, kann man nicht erwarten, dass eine hervorragende Qualität daraus folgt. Dazu muss auch der Arzt eine höhere Bedarfszeit für jeden Patienten einrechnen. Dementgegen kann ggf. durch eine zusätzliche qualifizierte Mitarbeiterin eine verbesserte Voruntersuchung geleistet werden. Beim Arzt hat dies eine Verkürzung der Zeit im Sprechzimmer zur Folge und er könnte zugleich eine höhere Patientenzahl innerhal.....

Doch wie vorgehen?

Um den Marktanteil maximieren zu können gilt es, sich unter einer Vielzahl von Mitbewerbern hervorragend zu platzieren. Jedoch gibt es durch verschiedene Gesetze und Eide nur begrenzte Möglichkeiten, Werbung anzubringen und dadurch neue Kunden zu gewinnen. Hierbei sind durchdachte und professionell unterstützende Maßnahmen unerlässlich.

Da viele Praxen verschiedene Ausrichtungen haben, ist es hilfreich, individuell abgestimmte Marketingkonzepte zu entwickeln. Diesbezüglich ist vor allem der Einsatz des Marketingcontrollings von großer Bedeutung. Zunächst muss dazu eine Marktanalyse durchgeführt werden.  Mit der Situationsanalyse werden zunächst die Bedürfnisse der Patienten sowie externe und interne Faktoren untersucht und darauf aufbauend Ziele und entsprechende Maßnahmen konzipiert, um die Ziele der Praxis zu erreichen.

Es erfolgt die Planung, Organisation und Erfolgskontrolle.

Häufig sind klassische Konzepte nicht mehr zielführend, daher sollte professionelle Hilfe in Anspruch genommen werden. Durch die notwendige individuelle Ausrichtung jedes Marketingkonzeptes auf die spezielle Praxis und die externen und internen Umwelteinflüsse sollte nicht versucht werden, die allein bewerkstelligen zu wollen.

Die Vielzahl der Analysen und Vorarbeiten bedeuten einen großen Arbeitsaufwand, der ohne Hilfe nicht aufgebracht werden kann. Denn je nachvollziehbarer ein Produkt oder eine Spezialleistung dargestellt wird, desto größer ist die Chance, dass tatsächlich Patienten diese annehmen und ein Beitrag zur wirtschaftlichen Stärkung des Unternehmens leisten.

Resümierend ist es für jede Praxis sinnvoll, ein Marketingcontrolling in der Praxis zu etablieren, um objektive Chancen nutzen und Verbesserungen erreichen zu können. Da durch individuelle Faktoren die Erstellung von Konzepten in diesem Bereich erschwert ist, sollten alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden, um der Praxis den wirtschaftlichen Aufschwung ge.....

Sehen wir uns nun die Kontrolle der Maßnahmen an, so können wir erkennen, dass diese vom Arzt bzw. der Geschäftsführung erfolgt. Sie beschränkt sich meist auf den Umsatz, d.h. die Umsetzung aller Maßnahmen zusammen spiegelt sich im Umsatz wieder. Jedoch wird keine genaue Spezialisierung vorgenommen, durch welche Maßnahme welcher Erfolg zu verzeichnen ist, da rein der Gewinn für den Erfolg angesehen wird.

Ein Controller hingegen kann durch betriebswirtschaftliche Analysen eine genauere Bewertung der erreichten Maßnahmen ableiten, um zu sehen, welche Maßnahmen in welchen Bereichen erfolgreich waren. Das bedeutet, dass nur so eine Kontrolle der Einzelmaßnahmen erreicht wird, da allein vom Umsatz bloß der generelle Erfolg ermittelt werden kann. Zwar besitzt im Allgemeinen der Arzt ein Grundverständnis über Betriebswirtschaft, eine genauere Analyse gelingt zuverlässig nur dem Controller.

Durch die intensive Kontrolle können daraus  zukünftige Planungsschritte abgeleitet werden. Die speziellen, daraus resultierenden neuen Strategien können dann durch den Controller richtig platziert werden.

Weiterhin ist die Informationsfunktion ein wichtiger Bestandteil eines guten Controllings. Diese ist im Bereich des Arztes zu vernachlässigen, da er sich die Informationen selbst beschafft. Der Controller jedoch hat je nach  Funktion in der Praxis entweder die  Berechtigung als Linienstelle, oder dementgegen als Stabsstelle.

Unabhängig von der Funktion muss die Informationsweitergabe an die Geschäftsführung erfolgen, was im Vergleich zum Arzt als Controller einen längeren Kommunikationsweg bedeutet und daher eine längere Bearbeitungszeit zur Folge hat.

In der Funktion der Koordination liegt der Unterschied vor allem in der Funktion als Stabsstelle oder Linienfunktion. In der Linienfunktion liegt die Bedeutung gleich dem Arzt. Das heißt der Arzt kann gleich dem Controlling die Umsetzung von Maßnahmen beauftragen und ggf. ändern. In der Funktion als Stabsstelle ist wiederum das Controlling als eine Art Z.....