Fallaufgabe
Projektmanagement
P-PRMAS01-0509A08
19.09.2012
Inhaltsverzeichnis:
Aufgabenstellungen……………… .………………………… 3
Aufgabe 1)……………………………………………………….4
Aufgabe 2)……………………………………………………….6
Aufgabe 3)……………………………………………………….9
Aufgabe 4)……………………………………………….…….11
Literaturverzeichnis……………………………………………13
Aufgabe 1)
Stellen Sie den Zweck der Auftragsklärung dar. Formulieren Sie bezogen auf das Fallbeispiel Fragen, die Sie dem Auftraggeber stellen möchten und begründen Sie Ihre Auswahl. (ca. 2-3 Seiten)
Aufgabe 2)
Charakterisieren Sie Ihre Rolle als Projektleiter. Nehmen Sie mindestens sechs verschiedene Rollen, die ein/e Projektleiter/in einnehmen kann, und analysieren Sie bezogen auf das Fallbeispiel, welche konkreten Aufgaben und Verhaltensweisen damit verbunden sind. (ca. 2-3 Seiten)
Aufgabe 3)
Planen Sie die erste Projektsitzung für das Fallbeispiel. Führen Sie aus, welche Ziele Sie mit dieser Sitzung erreichen möchten. Erstellen Sie eine Tagesordnung und begründen Sie deren Aufbau und Inhalt. (ca. 2-3 Seiten)
Aufgabe 4)
Es ist vorgesehen, dass das Projekt eine Matrixprojektorganisation hat. Beschreiben Sie diese Form der Projektorganisation und zählen Sie Vor- und Nachteile dieser Form auf. (ca. 2-3 Seiten)
Aufgabe 1)
Die Auftragsklärung ist in vielerlei Hinsichten nützlich und wichtig zu Beginn des Projektes. In den Gesprächen zur Auftragsklärung werden die Vorstellungen seitens des Auftraggebers dargelegt und die gewünschten Ziele und Ergebnisse erläutert, sofern in dieser Richtung schon Ideen vorliegen. Der Auftraggeber berichtet von den vorliegenden Fakten und nennt die Rahmenbedingungen.
Hiernach kommt der Auftragnehmer ins Spiel, da er nun erläutert, was von den gewünschten Zielen im machbaren Bereich liegt.
Nachdem beide Vertragsparteien ihre Standpunkte und Wünsche dargelegt haben, beginnt der gemeinsame Austausch an Erfahrungen und das Festlegen der angestrebten Ziele.
Dies hat in dokumentierter Form zu geschehen uns ist sehr wichtig für den fortführenden Projektverlauf, da dies eventuelle zukünftige Unstimmigkeiten von vorn herein vermeidet.
Es findet also die Rollenklärung des Auftraggebers und des Auftragnehmers statt.
An dieser Stelle ist auch der Bezug zu dem Projekt zu klären, also welche Vorteile, oder Problemlösungen sich der Auftraggeber durch das Projekt erhofft (vgl. B.
Kiefer, 2007) und weshalb der Auftragnehmer die richtige Person an hierfür ist.
In dem vorliegenden Fallbeispiel besteht an dieser Stelle die gute Chance den Auftraggeber noch einmal den Unterschied zwischen Pilotprojekt und Projekt zu erklären, da eventuell die Firma schon Erfahrungen mit Projekten gemacht hat und nun die Möglichkeit der Höherqualifizierung der Fortbildungen durch ein Pilotprojekt vielleicht nicht vollkommen ausg.....[Volltext lesen]
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Bitte Dokument downloaden. An dieser Stelle interessiert mich, ob es freiwillige gibt, die an dem Projekt teilnehmen möchten und auf welche fachlichen Qualitäten und Kompetenzen ich zurückgreifen kann.
Daraus ergibt sich die Frage, hat es schon Werbung für das Projekt im Vorfeld des Gesprächs gegeben? Und wenn ja, wie ist die Resonanz gewesen?
Als Absolvent der Apollon Hochschule bringe ich die Erfahrung zum Umgang mit Projekten mit, jedoch nicht die fachliche Erfahrung.
Diese liegt bei den Angestellten selbst. Eine Frage ist es jedoch, ob externe Berater hinzugezogen werden dürfen? Ein Ausbilder für Pflegekräfte, oder eine Fachkraft aus einer anderen Pflegeeinrichtung können gegeben falls fachlichen Fragen der Mitarbeiter beantworten und mit Ratschlägen oder Denkanstößen zu dem Projekt beitragen.
An abschließender Stelle interessiert mich, wie die erzielten Ergebnisse die Zukunft in dem Unternehmen beeinflussen.
In dem Abschnitt „Hintergrund des Projekts“ wird von der Schaffung geeigneter Strukturen gesprochen (vgl. K. Scharfenorth, 2009). Gibt es schon konkrete Vorstellungen der Umsetzung der Projektergebnisse? Besteht die Möglichkeit im Anschluss an das anstehende Pilotprojekt noch ein komplettes Projekt zur Umsetzung der erarbeiteten Ideen zu gestalten?
Aufgabe 2)
Die Rolle des Projektleiters ist sehr vielschichtig und nicht ganz einfach zu beherrschen. Viele Kompetenzen muss man mitbringen, sich aber auch ein gewisses Fachwissen zulegen. Die Gefahr, das „Thema zu verfehlen“ ist jedoch in seiner Position sehr groß und kann fatale Folgen haben.
Der Projektleiter braucht die Fähigkeiten einer Führungspersönlichkeit, da er einerseits mit den verschiedenen Typen von Menschen zu hat, jedoch auch das Zwischenglied zwischen Auftraggeber und Projektgruppe bildet.
Er muss Entscheidungen treffen und deren Konsequenzen tragen. Diese Entscheidungen können fachlich, oder personell sein.
Um diese Aufgaben wahrnehmen zu können benötigt der Projektleiter auch die Fähigkeit, in technischen, sozialen und administrativen Fragen auf fundiertes Grundwissen zurückgreifen zu können (vgl. Kiefer, 2007, S.24).
Von Nöten sind auch mediale Kompetenzen, um Ergebnisse, Lösungswege und Diskussionsbeiträge zu visualisieren, um leichtere Verständnis zu schaffen, aber auch um Ziele zu verdeutlichen.
Der Projektleiter muss sich bewusst sein, dass er die Verantwortung über Erfolg und Misserfolg mit trägt (vgl. .....
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Bitte Dokument downloaden. Der Projektleiter ist aber auf deren Fachwissen angewiesen.
Eine nicht ganz so zentrale Rolle nimmt der Projektleiter in seiner Rolle als Controller wahr. Er überwacht den Rahmen durch Kontrolle der zeitlichen und finanziellen Ressourcen. Er leitet die Projektmitglieder indem er Auskunft gibt, ob sich das Projekt und seine Ergebnisse noch im Rahmen befinden, oder ob vielleicht andere Maßnahmen ergriffen werden müssen, die ggf. günstiger oder schneller zu verwirklichen sind.
Ein großer Vorteil dieser Rolle bietet das Fachwissen im Umgang mit Zahlen. Er kann frühzeitig die Heimleitung, oder den QM-Beauftragten Auskunft über zukünftige Trends geben, wenn zum Beispiel aus dem Pilotprojekt ein vollkommenes Projekt werden soll.
Eine Rolle die sich als externer Projektleiter immer anbietet ist die Rolle des Moderators. Hier sammelt der Projektleiter das Fachwissen der verschiedenen Projektmitglieder und führt es zusammen.
Er drängt sich als externe Person nicht allzu sehr in den Mittelpunkt, sondern lässt das Team die Ergebnisse selbst erreichen. In dem Altenheim arbeiten die verschiedenen Fachgruppen (Heimleiter, Pflegedienstleiter, Wohnbereichsleiter, Pflegekräfte, Sozialpädagogen,…) jeden Tag zusammen mit dem Ziel, den Bewohner die gebührende Pflege zukommen zu lassen. Auf das breit gefächerte Fachwissen kann der Projektleiter hier nun zurückgreifen.
In seiner Rolle als Berater führt er die Gruppe zu dem Projektziel.
Er sucht mit dem Team nach möglichen, besseren Alternativen und findet mit ihm gemeinsam die Endentscheidung. Genau wie der Moderator greift er hierbei auf das Fachwissen des gesamten Teams zurück.
Als Diplomat versteht er sich, jedem Mitglied des Projektteams und auch dem Auftraggeber die Chance zu geben, aus den Projektergebnissen zu profitieren. Jede der verschiedenen betroffenen Gruppen im Team gewinnt mit dem Projekt.
Um diesen Weg zu finden, von dem alle profitieren können, führt er die Heimleitung und die Pflege, sowie die anderen Fachgruppen zusammen, sodass ein Erfahrungsaustausch stattfinden kann, da im normalen, täglichen Dienst kaum einer in den Arbeitsbereich des anderen hineinschauen kann.
Letztlich arbeitet der Projektleiter aber auch als Teamentwickler. Er holt die Mitarbeiter an dem Punkt ab, wo sie im Unternehmen stehen und führt sie in die Projektgruppe.
Aus dieser Projektgruppe formt ein Team, welches lernt, später selbst Probleme und Konflikte zu beseitigen.
Dieses Teamgefüge ist in sozialen Arbeitsbereichen wie unserem Altenpflegeheim sehr wichtig und bedarf deshalb einer ständigen Förderu.....
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Bitte Dokument downloaden. Diese Personen kennen sich womöglich gar nicht, oder sind nur im dienstlichen Rahmen einander begegnet und benötigen einer Vorstellung.
Als Projektleiter übernehme ich die Leitung dieser ersten Sitzung.
In dem ersten Treffen stelle ich besondere Erwartungen an Kooperationsfähigkeit des Projektteams, da es eine solche Zusammenarbeit in dem Unternehmen noch nicht gegeben hat.
Mit der ersten Sitzung möchte ich die Wichtigkeit des Projektes für das Unternehmen darstellen und setze mir das Ziel, die Mitglieder des Projektteam zu den anstehenden Tätigkeiten zu begeistern, sowie bei den nicht im Projektteam arbeitenden Mitarbeitern eine Akzeptanz für das Projekt zu schaffen (vgl. Kiefer, 2007, S. 72).
Während dieser ersten Sitzung strebe ich eine Rollenklärung der einzelnen Personen, bzw.
Ebenen an. Welche Aufgabe hat der Auftraggeber, welche der Projektleiter und welche Anforderungen werden an das Projektteam gestellt? Welche Rolle nimmt die Projektgruppe in dem Unternehmen während der Zeit des Projektes ein?
Weiterhin nutze ich dieses erste Treffen, um Informationen weiterzugeben.
Hierbei geht es um Informationen, die die Mitglieder des Teams im Vorwege benötigen, wie die etwaigen Ziele, den groben Ablauf und die Rahmenbedingungen.
Aber auch den zeitlichen Rahmen und die Zusammenarbeit zwischen Projekt und dem Rest des Unternehmens spreche ich an. An dieser Stelle müssen auch die möglichen Konfliktfelder aufgezeigt werden, die sich innerhalb des Projektes, aber auch zwischen Projekt und Unternehmen abspielen können. Für die Mitglieder ist es auch wichtig zu wissen, wie viel Zeit sie dem Projekt widmen sollen und wie ihre sonstige Tätigkeit im Unternehmen erledigt wird.
Im Anschluss an diese erste Projektsitzung würde der Start-Workshop, bzw. das Kick-Off-Meeting erfolgen.
Diesen Start-Workshop erachte ich als sehr wichtig, um das Team mit dem Projekt zu verknüpfen. Nach dem Workshop kennt jeder seine Rolle und die Wichtigkeit des Projektes für das Unternehmen ist dargelegt worden. Als Orientierung in diesem neuen System des Projektmanagements ist der Kennenlernprozess während des Meetings nicht zu unterschätzen.
In diesem Meeting kann auch geklärt werden, wieso sich der Auftraggeber überhaupt für ein Projekt entschieden hat und welche Ziele er damit erreichen will.
Auch das System des Pilotprojektes kann hier erläutert werden.
Für das erste Treffen stelle ich mir die Ta.....
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Bitte Dokument downloaden. Möglichkeiten der Umsetzung
Einführung geeigneter Strukturen
Einführen des Qualitätsmanagers
Fragen klären
Verabschiedung
Aufgabe 4)
In dem System des Projektmanagements stoßen wir auf eine Vielzahl von Organisationsformen, die unser Projekt einnehmen kann.
Dies können zum Beispiel die reine Projektorganisation, die Matrixprojektorganisation oder die Stabprojektorganisation sein.
In unserem Fallbeispiel mit dem Altenheim hat man sich nun entschieden, eine Matrixprojektorganisation als Grundlage für das anstehende Projekt zu wählen.
In dieser Organisationsform ist es besonders, dass sich die Linienorganisation des Unternehmens mit der Projektorganisation überlagert. Dies hat verschiedene Auswirkungen auf die Mitarbeiter, den Projektleiter und das Unternehmen.
Diese komplizierte Organisationsform zu nutzen bietet sich an, wenn es sich um ein großes Projekt handelt, dessen Ausgang sehr wichtig ist für das gesamte Unternehmen.
In der Matrixprojektorganisation gibt es eine zweidimensionale Weisungsstruktur.
Der Projektleiter hat nur eine fachliche Weisungsbefugnis, die disziplinarische Weisungsbefugnis unterliegt weiterhin dem Vorgesetzten, der auch normalen Unternehmensalltag für einen zuständig ist. Dies entsteht aufgrund der Tatsache, dass in der Matrixprojektorganisation die Mitarbeiter in der Regel nur in Teilzeit an dem Projekt mitwirken.
Dies entlastet einerseits den Projektleiter da er sich in dieser Organisationsform speziell um die Koordination und die Kooperation zwischen der Linienorganisation des Unternehmens und des P.....
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Bitte Dokument downloaden. Wenn ich eine eigene Meinung zu dem Vorhaben das Projekt in einer Matrixprojektorganisation zu verwirklichen äußern darf, würde ich als Projektleiter dem Auftraggeber diese Form abraten.
Bei unserem Projekt geht es um ein Pilotprojekt mit einem Zeitrahmen von sechs Monaten. Das Aufstellen dieser neuen und für das bestehende Unternehmen sehr komplizierten Struktur dauert zu lange und kostet zu viel, als das es sich in meinen Augen rentieren würde.
Ich würde eher eine reine Projektorganisation vorschlagen, da dieses System eher den Anforderungen entspricht.
(vgl. Kiefer, 2007, S. 22 f)
Literaturverzeichnis:
Kiefer / Freimuth, 2007, Projektmanagement, via Apollon Hochschule
Kiefer, 2007, Psychologie des Projektmanagements, via Apollon Hochschule
Scharfenorth, Fallaufgabe „Projektmanagement“, via Apollon Hochschule
Strahringer, 2008, Projektorganisationen, via Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik
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