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Case Task [P-PRMAB01-XX2-K05]

Fall­auf­gabe Projekt­ma­nage­ment. P-PRMAB01-XX2-K05

3.334 Words / ~14 pages sternsternsternsternstern Author Nathalie Mü. in Jan. 2017
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Genre/category

Case Task
Project Management
P-PRMAB01-XX2-K05

University, School

Apollon Hochschule der Gesundheitswirtschaft Bremen

Grade, Teacher, Year

1, Scharfenorth., 2016

Author / Copyright
Nathalie Mü. ©
Metadata
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sternsternsternsternstern
ID# 61642







Fallaufgabe

„Projektmanagement“

P-PRMAB01-XX2-K05

Inhaltsverzeichnis

Einleitung. 1

1. Besetzung des Projektteams. 2

2. Meilensteinplan Projekt „Mitarbeiterbefragung“5

3. Planung und Moderation einer projektbegleitenden Projektsitzung. 6

4. Termin- und Meilensteinkontrolle. 10

Fazit11

Literaturverzeichnis. 12

Abbildungsverzeichnis. 12

Tabellenverzeichnis. 12

Einleitung

In einem Krankenhausverbund, welcher vor vier Jahren in einer ländlichen Region entstanden ist und aus fünf konfessionellen Krankenhäusern besteht, soll ein Projekt geplant und durchgeführt werden, welches sich inhaltlich mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Mitarbeiterbefragung beschäftigt.

Die fünf mittelgroßen Akutkrankenhäuser, welche sowohl über verschiedene medizinische als auch nicht-medizinische Abteilungen verfügen, beschäftigen aktuell insgesamt 2.417 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von denen die meisten Beschäftigten dem Pflegedienst angehören. Diese werden durch eine Mitarbeitervertretung des Krankenhausverbundes vertreten. Die Initiative zu dem Projekt „Mitarbeiterbefragung“ ist im Rahmen der Vorbereitungen auf eine Zertifizierung bzw.

Rezertifizierung nach KTQ entstanden. Bei diesen Vorbereitungen ist deutlich geworden, dass in dem Krankenhausverbund Probleme im Bereich der Personalbindung zu verzeichnen sind, zu deren Ursachen unterschiedliche Vermutungen geäußert wurden. Um Hinweise für die Ursachen der verbesserungswürdigen Personalbindung zu finden und gleichzeitig die Wünsche und Bedürfnisse der Belegschaft deutlich zu machen, hat sich die Leitungsrunde als Auftraggeber für das genannte Projekt entschieden.

Im Rahmen dieser Fallaufgabe wird das geplante Projekt „Mitarbeiterbefragung“, im Bezug auf einzelne, dem Projektmanagementprozess zuzuordnende Teilbereiche, bearbeitet und vorgestellt. Zu Beginn dieser Fallaufgabe wird in der Phase der Projektdefinition die Zusammensetzung des Projektteams erarbeitet und erläuternd dargestellt.

Es folgt eine Meilensteinplanung für das Projekt, welche in die Phase der Projektplanung einzuordnen ist. Desweiteren beschäftigt sich diese Fallaufgabe mit der Phase der Projektsteuerung. Im Rahmen der kommunikativen Dimension der Projektsteuerung wird die Planung und Moderation einer projektbegleitenden Projektsitzung beschrieben. Abschließend enthält diese Fallaufgabe eine Erläuterung über Gründe für zeitliche Verzögeru.....[read full text]

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Außerdem sollen in dem zusammengestellten Projektteam Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen und aus verschiedenen Berufsgruppen vertreten sein. Ein Grund für die Zusammenstellung des folgenden Projektteams ist die Auswahl der Personen, die für das Erreichen der geplanten Projektziele zu beteiligen sind. (vgl. Scharfenorth, 2015, S. 58)

In Anbetracht der komplexen fallspezifischen Situation, ist, bei der Planung der Zusammenstellung des Projektteams, die Entscheidung dahingehend getroffen wurden, ein Kernteam und ein erweitertes Projektteam zusammenzustellen. Das Kernteam, welches aus neun Personen besteht, umfasst die Personen, die sich mit dem überwiegenden Teil der Projektarbeiten beschäftigen.

Zu dem erweiterten Projektteam, welches aus sieben weiteren Personen besteht, zählen die Mitarbeiter, die es für einen erfolgreichen Projektverlauf mit einzubeziehen gilt, welche jedoch lediglich an einem geringeren Arbeitsanteil mitwirken. (vgl. Scharfenorth, 2015, S. 58) Ein Grund für die Zusammenstellung eines zweigeteilten Projektteams ist die Entscheidung darüber, die Befragung der gesamten Mitarbeiter als Eigenleistung des Verbunds durchzuführen.

Da insbesondere die organisatorischen Abläufe einer solchen Befragung für das Projektteam ein hohes Maß an Arbeit darstellen, darf die Anzahl der im Team mitwirkenden Personen nicht zu gering sein, da diese sonst mit dem Ausmaß der zu erledigenden Arbeiten überfordert werden könnten. (vgl. Scharfenorth, 2015, S. 58) Insbesondere bei solch arbeits- und zeitintensiven, im Projekt enthaltenden Aufgaben, soll das erweiterte Projektteam das eigentliche Kernteam unterstützen.

Das geplante Kernteam des Projekts besteht neben der Projektleitung, welche im Qualitätsmanagement des Krankenhausverbundes tätig ist, aus drei Pflegedienstleitungen und zwei ärztlichen Direktoren der einzelnen, dem Krankenhausverbund angehörenden Häusern. Grund für die Anzahl von drei pflegerischen und zwei ärztlichen Vertretern ist die Tatsache, dass der größte Anteil der Mitarbeiter dem Pflegedienst angehört.

Der zweitgrößte Anteil ist der Ärzteschaft zugeordnet. Desweiteren besteht das Kernteam aus einem Verwaltungsleiter, einem Mitarbeiter aus dem Bereich Marketing und Öffentlichkeitsarbeit und einem Mitarbeiter der Mitarbeitervertretung (MAV) des Krankenhausverbundes. Generell ist darauf zu achten, ob es für ein Projekt sinnvoll oder eventuell sogar verpflichtend ist, die Personalvertretung einer Organisation in ein geplantes Projekt mit einzubeziehen. (vgl. Scharfenorth, 2015, S. 55) In diesem geplanten Projekt ist die Beteiligung der MAV erforderlich, da die MAV dem Projekt nur unter Einbezug dieser in die Projektplanung und Projektau.....

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Für die Auswahl der einzelnen Projektteammitglieder wurde die Form der direkten Ansprache von auswählten Personen durch die Projektleitung, in Absprache mit den jeweiligen direkten Vorgesetzten, gewählt. Ein Grund für diese Form der Mitgliederauswahl ist der relativ geringe Aufwand, im Vergleich zu einer Ausschreibung von Projektstellen. (vgl. Scharfenorth, 2015, S. 57 f.) Auch die zeitliche Verfügbarkeit der einzelnen Teammitglieder, welche von hoher Relevanz für die Durchführung eines erfolgreichen Projekts ist, ist entscheidend für die Auswahl der Mitglieder und begründet zusätzlich die Auswahl durch eine direkte Ansprache.

Insbesondere durch die direkte Kommunikation mit den jeweiligen Vorgesetzten kann dieses entscheidende Auswahlkriterium ideal berücksichtigt werden.

Ein ebenfalls entscheidender Punkt, welcher als Auswahlkriterium bei der Zusammenstellung des Teams zu beachten ist, ist die Besetzung verschiedener Teamrollen im Projektteam. In Anlehnung an ein Modell zur Beschreibung unterschiedlicher Teamrollen nach Belbin, lässt sich zusammenfassend sagend, dass ein Projektteam in der Praxis eine im besten Fall gute Durchmischung von verschiedenen Teamrollen und somit sich ergänzenden Charakteren aufweisen sollte. (vgl. Scharfenorth, 2015, S. 55 f.)

Bezugnehmend auf die Form der Auswahl der Projektteammitglieder, ist der Aspekt der zu besetzten Teamrollen, ein weiteres Auswahlkriterium, welches diese begründet. Eine wünschenswerte Durchmischung von Teamrollen und sich ergänzenden Charakteren kann durch die direkte Kommunikation mit den einzelnen Mitgliedern am ehesten gewährleistet werden.  

Tab. 1.1: Zusammensetzung des Projektteams

Kernteam

Erweitertes Projektteam

Projektleitung

Mitarbeiter Wirtschafts- u. Versorgungsdienst

Mitarbeiter MAV

Mitarbeiter therapeutischer Dienst

3 Pflegedienstleitungen

Mitarbeiter Zentrallabor

2 ärztliche Direktoren

Mitarbeiter Zentralküche

1 Verwaltungsleiter

Mitarbeiter Zentralapotheke

Mitarbeiter Marketing /Öffentlichkeitsarbeit

Mitarbeiter Zentralsterilisation


Mitarbeiter Zentralwäscherei

2. Meilensteinplan Projekt „Mitarbeiterbefragung“

Tab. 2.1: Meilensteinplan für das Projekt „M.....

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Mit dem Erreichen dieses Meilensteins ist ein großer Arbeitsanteil der Projektarbeiten erfolgreich abgeschlossen. In einer Bearbeitungszeit von drei Monaten soll das Projektteam gemeinsam die Inhalte für den zu erstellenden Fragebogen im Hinblick auf die Ursachen für die problematische Personalbindung und die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter, welche mittels der Fragebögen ersichtlich werden sollen, erarbeiten.

Nach einer weiteren Bearbeitungszeit von einem Monat soll der nächste Meilenstein erreicht sein. Die Fragebögen sollen zum Plan-Termin dieses Meilensteins zur Verteilung an die Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Aufgrund der fallspezifischen Situation, in der eine Befragung von allen Mitarbeitern der fünf zu dem Krankenhausverbund gehörenden Häusern durchgeführt werden soll, ist für die Gesamtdauer der Befragung eine Zeit von drei Monaten eingeplant.

Der nächste Meilenstein ist demnach erreicht, wenn die ausgefüllten Fragebögen aller Beteiligten dem Projektteam vorliegen.

Die ausgefüllten Fragebögen sollen im Anschluss an die Mitarbeiterbefragung ausgewertet werden und die Ergebnisse im Hinblick auf die bereits genannten zu klärenden Fragen dargestellt werden. Für diesen Arbeitsteil der Projektarbeit ist eine Dauer von zwei Monaten geplant. Mit der abgeschlossenen Auswertung und dem Vorliegen der Befragungsergebnisse ist der vierte Meilenstein der Planung erreicht.

Der fünfte und letzte Meilenstein stellt das Ende des Projekts dar. Die im Rahmen des Projekts erarbeiteten Ergebnisse werden an die Geschäftsführung des Krankenhausverbundes übergeben. Neben dem Projektende steht dieser Meilenstein auch für das Erreichen der Projektziele. (vgl. S.....

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Die Zielsetzung der geplanten Projektsitzung umfasst neben denen für fast alle Projektsitzungen geltenden Zielen, wie beispielsweise der Austausch über Informationen zum derzeitigen Stand des Projekts, oder die Teamentwicklung, insbesondere die Klärung sowie die Planung der weiteren Arbeitsschritte im Projektverlauf. (vgl. Scharfenorth, 2015, S. 40) Das Ziel dieser geplanten Projektsitzung ist die gemeinsame Erarbeitung und der gemeinsame Austausch über die inhaltliche Gestaltung eines Fragebogens im Projektteam für die durchzuführende Mitarbeiterbefragung.

Im Folgenden wird das Programm der geplanten projektbegleitenden Projektsitzung des Projekts „Mitarbeiterbefragung“ vorgestellt, welches bezüglich der Organisation der Sitzung frühzeitig alle Teilnehmer des Projektteams erreicht hat und somit gleichzeitig als Einladung für die bevorstehende Projektsitzung dient.

Projekt „Mitarbeiterbefragung“      


Projektsitzung

14 – 17 Uhr, Krankenhaus „Genesung“, Seminarraum des Hauses


Teilnehmende:

Lena, Projektleitung, Qualitätsmanagement

MartinMeier,  Mitarbeitervertretung

SvenSchulze,  Pflegedienstleitung Krankenhaus „Genesung“

HorstHerbst, Pflegedienstleitung Krankenhaus „Gesundheit“

RitaRichtig,  Pflegedienstleitung Krankenhaus „Heilung“

Dr. ErnstEhr, ärztlicher Direktor Krankenhaus „Gesundheit“

Dr. UteUhrig, ärztliche Direktorin Krankenhaus „Sonnenschein“

IlseIgel, Verwaltungsleiterin Krankenhaus „Heilung“

PeterPaul, Mitarbeiter Bereich Marketing/Öffentlichkeitsarbeit


ErwinEwig,  Mitarbeiter Wirtschafts- u. Versorgungsdienst

BerndBrot, Mitarbeiter therapeutischer Dienst

Dr. HelgaHelle, Mitarbeiterin Zentrallabor

ElkeEhrlich, Mitarbeiterin Zentralküche

DirkDunkel, Mitarbeiter Zentralapotheke

TillTolle, Mitarbeiter Zentralsterilisation

EmmaEcht,  Mitarbeiterin Zentralwäscherei


Programm:

14:00 Uhr                  Begrüßung und Einführung

                                 Lena

                                         Punkt 1  Stand des Projekts

§    Bericht zum Stand des gesamten Projekts

                                              Lena

14:45 Uhr                      Punkt 2  Erarbeitung inhaltliche Gestaltung eines Fragebogens 

§  Beiträge der Projektmitglieder 

§  Ideensuche Inhalte

§  Diskussion und Festlegung inhaltliche Gestaltung

16:00 Uhr                  Pause

16:20 Uhr                  Punkt 3  Planung des weiteren Vorgehens

16:50 Uhr                  Punkt 4  Sonstiges

17:00 Uhr                  Schluss

(eigene Darstellung in Anlehnung an Scharfenorth, 2015, S.42)

Abb. 3.1: Programm Projektsitzung im Projekt „Mitarbeiterbefragung   

Wie dem dargestellten Programm zur Projektsitzung zu entnehmen ist, findet die geplante Sitzung in einem der fünf dem Krankenhausverbund angehörenden Krankenhäusern, dem Krankenhaus „Genesung“, in dem sich dort befindenden Seminarraum in der Zeit von 14 Uhr bis 17 Uhr statt. Um eine gute Organisation der Sitzung zu gewährleisten, wurde der Raum im Vorfeld durch die Projektleitung reserviert.

Ebenfalls im Hinblick auf eine gelungene Organisation, wurden im Vorfeld alle benötigten Medien organisiert und reserviert und für den Teammitgliedern in der Pause zur Verfügung stehende Getränke wurde gesorgt. (vgl. Scharfenorth, 2015, S.47) Teilnehmer der geplanten Projektsitzung sind die Mitglieder des Kernteams und die Mitglieder des erw.....

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In Form von kurzen Beiträgen sollen zunächst alle Projektmitglieder im Sinne ihrer Funktionen als Fachspezialisten und Botschafter im Projektteam die Möglichkeit haben, Informationen, aber auch Wünsche oder besondere Anliegen aus ihren jeweiligen Arbeitsbereichen zum Gesamtkontext der Ausgangssituation beizutragen. Auf diese Weise sollen alle Teammitglieder, insbesondere auch die Teamleitung, einen Überblick über die komplexe Situation erhalten.

Im Anschluss daran soll mittels einer für eine Ideensammlung geeignete Moderationstechnik, die Beiträge und Überlegungen der Teammitglieder gesammelt und festgehalten werden. Fr. hat sich in der Vorbereitung auf die Projektsitzung dazu entschieden, die Ideensuche mittels der Arbeit mit Moderationskarten durchzuführen. Ein Grund für diese Arbeitsmethode ist der Einbezug und die aktive Mitarbeit aller Teilnehmenden an der Aufgabe. (vgl. Scharfenorth, 2015, S. 50) Für dieses methodische Vorgehen im Rahmen der Projektsitzung hat die Projektleiterin genügend Moderationskarten und Stifte für alle Anwesenden organisiert, sowie eine Moderationswand für die Darstellung der ausgefüllten Moderationskarten bereitgestellt.

Im Sinne der Moderationstechnik in Form einer klassischen Kartenfrage werden die Moderationskarten und Stifte an alle Teammitglieder verteilt, nach der Beschriftung wieder eingesammelt und nach dem Vorlesen jeder Karte thematisch gruppiert an die Moderationswand geheftet. Ein weiterer Vorteil der so entsteht, ist die Flexibilität bei der thematischen Gruppierung der Beiträge. (vgl. Scharfenorth, 2015, S. 50) Im Anschluss an das so entstandene Gesamtbild, bestehend aus Beiträgen und Ideen bezüglich der inhaltlichen Gestaltung eines Fragebogens, erfolgt die Diskussion der Beiträge und auf Grundlage dessen schließlich die Festlegung der inhaltlichen Gestaltung, im Sinne des geplanten Sitzungsziels. (vgl. Scharfenorth, 2015, S.50)

Der aktiven Arbeit in der Sitzungsrunde folgt eine Pause, in der die Mitglieder die Möglichkeit haben, bereitgestellte Getränke zu sich zu nehmen und sich untereinander auszutauschen.

Nach der Pause beginnt die dritte Phase der Projektsitzung, der Abschluss. Um auf die erarbeiteten Inhalte eines Fragebogens aufzubauen, müssen neue Aktivitäten für den weiteren Projektverlauf geplant und Vereinbarungen bezüglich der Arbeit getroffen werden. Um sowohl ein strukturiertes Vorgehen bei der Planung zu gewährleisten, als auch ein hohes Maß an Verbindlichkeit für geplante Vereinbarungen zu erreichen, soll dieser Programmpunkt mit dem Instrument eines Aktionsplans erarbeitet werden. (vgl. Scharfenorth, 2015, S. 53) Für diese Arbeitsmethode soll ein Overheadprojektor verwendet werden und eine Folie, welche bereits das Grundgerüst eines Aktionsplans abbildet, soll während der laufenden Planung beschriftet und ausgefüllt werden.

Der Aktionsplan, welcher neben Struktur und Verbindlichkeit auch eine Transparenz aller Arbeitsschritte darstellt, wird nach Fertigstellung als Kommunikationsgrundlage für alle Teilnehmenden der Projektsitzung k.....

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