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Musterlösung Fallaufgabe [P-PRMAB01-XX2-K05]

Fall­auf­gabe P-PRMAB01-XX2-K05 Projekt­ma­nage­ment - Planung Projekt­sit­zung

1.958 Wörter / ~17 Seiten sternsternsternsternstern_0.25 Autorin Regina Z. im Jun. 2016
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Dokumenttyp

Fallaufgabe
Soziologie
P-PRMAB01-XX2-K05

Universität, Schule

Apollon Hochschule der Gesundheitswirtschaft Bremen

Note, Lehrer, Jahr

1,3, 2016

Autor / Copyright
Regina Z. ©
Metadaten
Preis 13.50
Format: pdf
Größe: 0.64 Mb
Ohne Kopierschutz
Bewertung
sternsternsternsternstern_0.25
ID# 57656







Fallaufgabe

„Projektmanagement“

P-PRMAB01-XX2-K05


Inhaltsverzeichnis

Einleitung

1.     Besetzung des Projektteams

2.     Meilensteinplanung

3.     Planung und Moderation einer Projektsitzung

3.1    Sitzungsziele 

3.2    Sitzungsprogramm

3.3    Methodisches Vorgehen

3.4    Organisatorische Aspekte

4.     Termin- und Meilensteinkontrolle

Schlussbetrachtung

Anhang

A.     Literaturverzeichnis

B.     Abbildungsverzeichnis

C.    Tabellenverzeichnis

Einleitung


Einem Krankenhausverbund mit fünf Krankenhäusern im ländlichen Gebiet ist in Vorbereitung auf das Zertifizierungsverfahren KTQ der letzten beiden Krankenhäuser des Verbunds aufgefallen, dass das Personal schwer zu binden ist. Die Ursachen hierfür werden von den einzelnen Personen der Leitungsrunde (je der Verwaltungsleiter, der ärztlicher Direktor und die Pflegedirektorin pro Krankenhaus), die sich zweimal im Monat trifft, unterschiedlich beurteilt.

Ein Teil nimmt die schlechte Infrastruktur als Grund an, der Rest eine zu hohe Arbeitsbelastung.

Auf Vorschlag des Stabs Qualitätsmanagement hat sich die Leitungsrunde dazu entschieden, das Projekt „Mitarbeiterbefragung“ unter Leitung des Stabs durchzuführen. Innerhalb von neun Monaten und einem Budget von 130.000€ möchte man die Ursachen für die verbesserungswürdige Personalbindung finden und die Wünsche der Beschäftigten des Verbundes sichtbar machen.


1.     Besetzung des Projektteams


Die Auswahl des Projektteams ist nicht wenig entscheidend für den Erfolg des Projektes. Die Projektleitung und der Auftraggeber müssen Mitglieder auswählen, die fachlich geeignet, zeitlich verfügbar, am Ausgang des Projektes interessiert oder betroffen sind.

Im Projekt „Mitarbeiterbefragung“ wurde die Projektleitung, die Mitarbeiterin des Stabs Qualitätsmanagements , durch den Auftraggeber (AG), die Leitungsrunde des Krankenhausverbundes, festgelegt. Ihre Aufgabe ist es nun die weiteren Teammitglieder in Absprache mit dem AG und den entsprechenden Vorgesetzten der Mitarbeiter zu finden.

Eine Möglichkeit das Projektteam zusammenzustellen ist die Besetzung nach Funktionen im Projekt. Denkbar sind Fachspezialisten, Botschafter, Kritiker und die Personalvertretung (vgl. Kuster et al., 2011. S. 244 ff.).

Hier ein Beispiel für die Projektbesetzung nach Funktionen im Projekt „Mitarbeiterbefragung“ des Krankenhausverbundes:


Tab.1.1: Projektbesetzung nach Funktionen

Funktion

Person

Fachspezialisten

·        n Fritz, Mitarbeiter Qualitätsmanagement

·        Peter Walckling, Datenschutzbeauftragter

Botschafter

·        Wiebke Drews, Mitarbeiterin des Stabs Öffentlichkeit und Marketing

·        Vincent Beyer, Leiter des Personalreferates

Kritiker

·        Christine Abel, Mitarbeiterin der Chirurgischen Station des Krankenhauses V1

·        Nico Berndt, Mitarbeiter der Intensivmedizin des Krankenhauses V5

·        Dr. Thomas Jühlke, Arzt auf der Station für Gynäkologie des Krankenhauses V3

Personalvertretung

·        Sabine Pooch, Vorsitzende der MAV

·        Stefan Brauer, Mitglied der MAV


Herr n Fritz hat als Mitarbeiter des Stabs Qualitätsmanagements bereits bei der Befragung vor zwei Jahren mitgewirkt. Er kennt sich mit den Stärken und Schwächen des vorangegangen Projekts aus und hat auch die Kenntnisse Fragebögen zu en.....[Volltext lesen]

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Wiebke Drews gilt als Weichenstellerin im Projekt. Sie ist sehr kontaktfreudig und verbreitet auch in ihrer Funktion als Mitarbeiterin des Stabs Marketing und Öffentlichkeit sehr gern die Informationen über das Projekt und wirbt damit.

Sabine Pooch hingegen arbeitet sehr praktisch. Sie erfüllt die Aufgaben wie sie erledigt werden müssen und ist dabei sehr effizient, weshalb sie auch zur Vorsitzenden der MAV gewählt wurde.

Christine Abel ist eine Teamspielerin. Sie ist kooperativ, einfühlsam und stets bemüht die Harmonie wiederherzustellen. Sie vermeidet die direkte Konfrontation.

Nico Berndt und Dr. Thomas Jühlke sind die Perfektionisten im Team. Sie achten auf Fehler und Kleinigkeiten, insbesondere die Wortwahl der Fragen im Projekt. Sie vollenden das Projekt sowohl bei der Ausarbeitung der Fragebögen als auch bei der Auswertung der Ergebnisse.

Diese Zusammensetzung ist aus Sicht der Projektleitung, ,  für das Projekt „Mitarbeiterbefragung“ im Krankenhausverbund ideal. Die Anzahl von neun Mitgliedern macht die Auseinandersetzung auf kurzem Weg möglich, bietet aber dennoch genügend Meinungsvielfalt um das Projekt inhaltlich voranzubringen und zielgerichtet durchzuführen.

Bei der Zusammenstellung des Projektteams hat sie sich auf das Rollenmodell nach Belbin eingelassen und konnte hiermit ebenfalls den Auftraggeber, die Leitungsrunde des Krankenhausverbundes, überzeugen. Die Mitarbeiter sind fachlich geeignet, am Ausgang des Projektes interessiert und zeitlich durch die Vo.....

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Tab.2.1: Meilensteinplanung

Meilenstein

Plan-Termin

Fragebogen erstellt

01.03.20xx

Fragebogen an alle Mitarbeiter verteilt

01.04.20xx

Rücklauf 30% der Fragebögen

01.07.20xx

Auswertung abgeschlossen

30.09.20xx

Offizielles Projektende: Übergabe der Projektergebnisse an Geschäftsführung

01.10.20xx

Zusatz: Publikation der Ergebnisse

15.10.20xx


Der erste Meilenstein ist die Fertigstellung des Fragebogens. Die einzelnen Frageblöcke (z.B. „Zur Person“; „Führung“) können in verschiedene Arbeitspakete aufgeteilt werden. Der Grundstein für das Projekt wird gelegt. Ohne den Fragebogen ist es schwierig die Mitarbeiterbefragung einheitlich und vergleichbar durchzuführen, zu dokumentieren und auszuwerten. Eine Einigung über die Fragen sollte innerhalb von zwei Monaten erzielt sein.

Der zweite Meilenstein des Projektes könnte die Verteilung des Fragebogens an alle Mitarbeiter des Krankenhausverbundes darstellen. Bei einer Mitarbeiterzahl von insgesamt 2.417 hat man sich dazu entschieden, den Fragebogen jedem Mitarbeiter und nicht nur einer ausgewählten Menge, Stichprobe, zuzustellen.

Zudem soll die Befragung jedes Einzelnen ein Gefühl der Wertschätzung der Meinung jedes einzelnen Mitarbeiters fördern. Die Verteilung als Papierversion (da auch Älteren und Kollegen ohne Computerkenntnisse die Beantwortung ermöglicht werden soll) durch die jeweiligen Vorgesetzten sollte innerhalb von einem .....

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Der letzte Schritt des Projektes „Mitarbeiterbefragung“ ist, wie durch die Geschäftsführung gewünscht, die Veröffentlichung der Ergebnisse der Befragung auf der Internetseite des Verbundes sowie in der gemeinsamen Krankenhauszeitschrift durch den Stab Marketing und Öffentlichkeitsarbeit.




3.     Planung und Moderation einer Projektsitzung


Im Verlauf eines Projektes gibt es verschiedene Treffen des Projektteams. Zunächst wird das Projekt mit einem Kick-Off-Meeting gestartet. Hier lernt sich das Team kennen und Aufgaben werden verteilt und die grundsätzliche Richtung des Vorhabens festgelegt. Über den gesamten Projektverlauf wird es projektbegleitende Sitzungen geben um Erfahrungen, Ergebnisse und Fortschritte auszutauschen.

Abschließend wird es einen Abschlussworkshop geben, wobei u.a. die Ergebnisse zusammengefasst werden, das Projektteam aufgelöst wird und Informationen für weitere Projekte gesammelt werden.

Im vorliegenden Fall handelt es sich um die Vorbereitung einer projektbegleitenden Sitzung, da sich das Projektteam bereits zwei .....

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Die Besprechung und Planung des weiteren Vorgehens ist ein weiteres wichtiges Sitzungsziel. Mit der Gestaltung des Inhalts des Fragebogens wird die Basis, der Fragebogen selbst, für das Projekt gelegt. Es wird entschieden, was die Beschäftigten des Krankenhausverbundes beantworten sollen und wie man hieraus nützliche Informationen ziehen kann.

Jede Projektsitzung hat auch die Entwicklung des Teams zum Ziel. Die einzelnen Mitglieder des Projektteams treten hier als Gesamtteam auf und die Projektleitung kann auf die Entwicklung des Gesamtteams Einfluss nehmen. Zudem setzen sich die Teammitglieder nicht nur mit ihren direkten Kollegen im Arbeitspaket oder in der Teilgruppe auseinander, sondern mit allen Mitgliedern des Teams.

Die Teamrollen können hier durch das Verhalten gestärkt oder hinterfragt werden.


3.2 Sitzungsprogramm



Projekt „Mitarbeiterbefragung“


Projektsitzung

15.02.20xx, 10-13 Uhr, Klinikum Musterstadt, Konferenzraum im Erdgeschoss


Teilnehmende:

, Projektleitung, Mitarbeiterin des Stabs Qualitätsmanagement im Krankenhausverbund

Wiebke Drews, Mitarbeiterin des Stabs Öffentlichkeit und Marketing

Vincent Beyer, Leiter des Personalreferates

Christine Abel, Mitarbeiterin der Chirurgischen Station des Krankenhauses V1

Nico Berndt, Mitarbeiter der Intensivmedizin des Krankenhauses V5

Dr. Thomas Jühlke, Arzt auf der Station für Gynäkologie des Krankenhauses V3 Sabine Pooch, Vorsitzende der MAV

Stefan Brauer, Mitgli.....

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Die Sitzung soll wie üblich mit dem Austausch über die einzelnen Arbeitspakete durch die Verantwortlichen und dem Bericht über den Gesamtstand durch die Projektleitung beginnen.

Anschließend geht man zu TOP 2, dem Inhalt des Fragebogens, über. In der vorigen Sitzung wurde beschlossen, dass die Befragung intern ausgearbeitet und durchgeführt wird. Zunächst diskutiert das Team über die einzelnen Themenblöcke des Fragebogens. Nachdem man sich hier geeinigt hat, geht es nach einer kurzen Pause weiter und die Themenblöcke werden festgelegt und den dafür gebildeten Gruppen zugewiesen.

Am Ende dieses TOPs wird noch abgestimmt, ob der Fragebogen digital oder in Papierform zugänglich gemacht werden soll.

Am Ende der Sitzung wird der obligatorische TOP Sonstiges besprochen und um 13 Uhr wird die Sitzung beendet.


3.3 Methodisches Vorgehen


Zu Erreichung der Sitzungsziele ist ein methodisches Vorgehen bei der Planung und Moderation einer Projektsitzung unumgänglich.

Im Vorfeld muss sich die Projektleitung über die logische Reihenfolge der TOPs und geeignete Moderationstechniken für die Inhalte der Sitzung Gedanken machen.

Im vorliegenden Fall ist es logisch, dass zunächst über den Stand der Arbeitspakete und des gesamten Proj.....

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