Fall­auf­gabe P-VIMOS01-XX4-A07 Visua­li­sie­ren, Präsen­tieren und Mode­rieren - Präs­sen­ta­ti­ons­folie Zitat

Fallaufgabe

Visualisieren, Präsentieren und Moderieren

Online-Code: P-VIMOS01-XX4-A07

Druck-Nr.: 0909-A07

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Aufgabe 1.1:Präsentation

Aufgabe 1.2:Wie man die Gruppe für sich gewinnt

Aufgabe 1.3:Was tun, wenn die Zeit wegläuft

Aufgabe 2.1:Evtl. Konflikte und deren Berücksichtigung im Vorfeld

Aufgabe 2.2:Moderatorische Fragen

Aufgabe 2.3:Workshop

Literaturangaben

Aufgabe 1.1.:Erstellen einer maximal 25-minütigen Präsentation

Um die Präsentation erfolgreich zu gestalten und die Mitgliedskassen vom Wert des Auswertungstools zu überzeugen, sind einige wichtige Informationen und Daten notwendig. Auf einige ausgewählte Aspekte möchte ich im Folgenden kurz eingehen. Zum einen kann es die Zeit sein, die ein Mitarbeiter für die Verarbeitung der vorliegenden Daten benötigt.

Hier könnte auf komplexe Verarbeitungsprogramme hingewiesen werden, die zu einem erhöhten Zeitaufwand führen. Ein weitere und für viele auch sehr wichtiger Punkt sind die Kosten. Das heißt, was kostet die Kassen das neue Tool? Hier müssen sie abwägen, ob sich eine Anschaffung lohnt und der Kosten-Nutzen-Zweck gegeben ist. Des Weiteren ist es wichtig aufzuzeigen, wie genau das neue Tool arbeitet.

Das heißt, wie schnell und einfach, also mit welchem Arbeitsaufwand, lassen sich Zahlen ermitteln, wie genau sind diese und wie verständlich werden sie sowohl numerisch als auch graphisch dargestellt. Um nun einen gelungenen Ablauf der Präsentation zu gewährleisten, ist es ratsam im Vorfeld einen genauen Ablaufplan zu erstellen.

Abb.1 Ablaufplan der Präsentation

Im ersten Punkt der Präsentation erfolgt die Begrüßung der Teilnehmer und ich stelle mich und meine Firma kurz vor. Des Weiteren ist vorgesehen, die anwesenden Vertreter der Krankenkassen über den geplanten Ablauf der Veranstaltung zu informieren.

Beim zweiten Punkt werde ich die Gruppe einbeziehen und aktivieren. Dies läuft folgendermaßen ab: Die Teilnehmer bekommen die Möglichkeit, ihre Erwartungen an das neue Tool in Form eines Brainstormings zu äußern. Diese werde ich dann auf dem bereitstehenden Flip-Chart für jeden sichtbar notieren. Die Teilnehmer werden darüber informiert, dass ich im Punkt vier auf die von Ihnen genannten Begriffe eingehen werde.

In Abschnitt drei geht es nun an die Vorstellung des eigentlichen Produkts. Hierzu erkläre ich den Vertretern der Kassen, dass das hier vorgestellte Tool zwar für Krankenhäuser entwickelt wurde, es aber auch problemlos möglich ist, dieses auf die Bedürfnisse d.....[Volltext lesen]

Ich weise die Anwesenden daraufhin, dass es im Anschluss an die Veranstaltung ein Hand-Out geben wird. Somit ist jedem noch einmal die Möglichkeit gegeben, sich alles in Ruhe anzuschauen.

Im vierten Abschnitt der Veranstaltung werde ich, wie schon vorher erwähnt, auf die im Brainstorming genannten Erwartungen der Teilnehmer an das Produkt eingehen. Diese wurden auf dem Flip-Chart notiert und werden nun mit den von mir vorgetragenen Daten und Fakten verglichen. Übereinstimmungen werden für alle gut sichtbar markiert.

Danach gebe ich einen kurzen Ausblick, welche Möglichkeiten es nun zum weiteren Verfahren gibt, wann ein nächstes Treffen stattfindet und verweise noch mal auf meine Kontaktdaten. Abschließend bedanke ich mich bei allen Anwesenden für ihre Aufmerksamkeit und Mitarbeit und biete an, nach Beendigung noch gerne für Fragen zur Verfügung zu stehen.

Aufgabe 1.2.: Wie kann ich die Gruppe für mich gewinnen?

Um bei einer Präsentation die anwesende Gruppe für sich zu gewinnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, auf die ich kurz eingehen möchte. Einmal ist die Möglichkeit gegeben, das kommunikative Setting für sich zu nutzen. Im vorliegenden Fallbeispiel würde ich mich für die sogenannte U-Form entscheiden.

Durch dieses Setting wird ein Feld markiert, in dem ein Austausch stattfinden kann. Der Vortragende kann sich in das Publikum hinein bewegen und hat dadurch die Möglichkeit, besser Kontakt aufzunehmen als beispielsweise bei dem klassischen Konferenzstil. Ein weiterer Punkt, der für diese Form des Settings spricht ist, dass es für Präsentationssituationen geeignet ist, in denen die Nähe des Publikums benötigt wird.

Wenn, wie im Beispiel, Überzeugungsarbeit geleistet werden soll und man für Interaktionen offen sein so.....

Aufgabe 1.3.: Was kann ich tun wenn die Zeit wegläuft? Tipps für die Zukunft

Während der Präsentation stellt man nun fest, dass die Zeit schneller verrinnt als geplant. Auch hier möchte ich einige Möglichkeiten kurz aufzeigen.                                         

Es besteht die Möglichkeit, nur die Folien zu zeigen, die Visualisierungen enthalten. Bilder werden leichter von Menschen aufgenommen und gespeichert als geschriebene Worte. Hier wäre es konkret möglich, nur die Bearbeitungsmaske des Tools zu zeigen und die daraus resultierenden graphischen Darstellung des Ergebnisses.                                         

Es besteht aber auch die Möglichkeit, nur die wesentlichen Punkte anzusprechen und Nebensächlichkeiten wegzulassen. In unserem Beispiel könnte es ratsam sein, den Punkt mit den Serviceleistungen wegzulassen. Dieser ist im Hand-Out ausführlich beschrieben und kann später nachgelesen werden.                                                             .....

Im vorliegenden Fallbeispiel befürchtet der Moderator, dass es zu Konflikten zwischen meiner Person und den anwesenden Vertretern der Krankenkassen kommen könnte. Es handelt sich hier also um personale Konflikte. Ich möchte nun einige Möglichkeiten skizzieren, wo diese liegen könnten und wie sie bereits bei der Planung des Workshops berücksichtigt werden können.

Es könnte sein, dass es Vorbehalte gegenüber meiner Person gibt, da sie mich nicht gut kennen. Um hier im Vorfeld entgegen zu wirken, könnte der Moderator die Einladungen zum Workshop so gestalten, dass meine Person und meine Referenzen kurz vorgestellt werden. Dies könnte mit Foto und kurzer Aufstellung meiner bisherigen Tätigkeiten erfolgen.

Weiter hat er die Möglichkeit, beim Einstieg in den Workshop eine ausführliche Vorstellung zu integrieren.

Auf dieser Ebene könnte ein weiterer Konfliktpunkt liegen. Die Teilnehmer könnten der Meinung sein, meine Lösung sei die einzig richtige und sie hätten keinen Einfluss. Hier hat der Moderator ebenfalls die Möglichkeit, bereits bei den Einladungen einzugreifen und explizit darauf zu verweisen, dass der Workshop eine Gemeinschaftsaufgabe wird.

Es könnte auch dazu kommen, dass es keine Einigkeit über das gesetzte Ziel gibt. Hier könnte sich der Moderator im Vorfeld bei den teilnehmenden Krankenkassen informieren, welche Methoden Ihnen zurzeit für die Verarbeitung der vorhandenen Daten zur Verfügung stehen und sich einen Überblick verschaffen.

Ein weiterer aufkommender Konflikt könnte darin bestehen, dass es zur Annahme kommt, ich sei parteiisch und könnte eventuell eine Krankenkasse bevorzugen. Der Moderator kann dafür in der Workshop-Planung den Einstieg so gestalten, dass ich ausreichend Zeit zu Verfügung gestellt bekomme, meine Person vorzustellen und klarzustellen, dass ich eine offene Haltung gegen.....

Ø  „ Welche Aspekte sind aus Ihrer Sicht noch wichtig? “

Ø  „ Was würden Sie vorschlagen? “

Ø  „Wie lautet Ihre Meinung dazu? „   (vgl. Sperling, Stapelfeld & Wasseveld, 2007, S.105)

Für die Beantwortung solcher Fragen gibt es nicht nur eine richtige Antwort, sondern sie bieten Raum für eine Vielzahl von Antwortmöglichkeiten. Moderatorische Fragen müssen so gestellt werden, dass sie eindeutig, kurz und leicht verständlich sind. Sie sollen die Kreativität innerhalb der Gruppe fördern und die Teilnehmer zum Mitmachen animieren.

Gestellte Fragen sollen nicht dazu verwendet werden einzelne Personen bloß zustellen oder zu bewerten. Geschlossene Fragen, die mit Ja oder Nein beantwortet werden, könnten zu einem vorzeitigen Ende des Gesprächs führen (vgl.FUM10-B, S.60). Denkbare Beispiele hierfür wären:

Ø  „Können wir zum n.....

Hier wurde sich für ein Hotel entschieden, welches außerhalb der Stadt, im Grünen liegt und freundliche, große Tagungsräume zur Verfügung stellt. Damit ein reibungsloser Ablauf vor Ort gewährleistet ist, empfiehlt es sich, wie bei der Präsentation, einen Ablaufplan zu erstellen.

Abb. 4 „ Ablauf des Workshops“

Zu Beginn begrüßt der Moderator die anwesenden Teilnehmer um 9:00Uhr zum bevorstehenden Workshop. Er gibt den Teilnehmern einen Ausblick über den Ablauf der Veranstaltung und klärt organisatorische Dinge ab. Danach übergibt er das Wort an den Vertreter der Programmierfirma.

Dieser stellt sich ebenfalls persönlich vor und heftet ein am Eingang des Raums aufgenommenes Polaroidfoto an eine Pinnwand neben seinen kurzen „Steckbrief“. Im Anschluss daran haben alle Teilnehmer nacheinander die Möglichkeit, ihr Foto ebenfalls neben ihrem „Steckbrief“, den sie als Rückläufer zur Einladung ausgefüllt heben, zu befestigen. Dadurch besteht im Laufe des Tags immer wieder die Möglichkeit, kurz zu schauen, mit wem man es zu tun hat, da die Teilnehmer von unterschiedlichen Krankenkassen stammen und sich vermutlich nicht kennen.

Im Anschluss daran gibt der Moderator das Ziel des Workshops aus und bringt noch einmal das Zitat von Henry Ford aus der bereits stattgefundenen Präsentation vor. Dieses bleibt während der gesamten Zeit für alle Teilnehmer sichtbar an einer Wand. Um 10:45 Uhr steht dann die erste Kaffeepause an, bei der die Anwesenden die Möglichkeit zum .....