Einsen­de­auf­gabe SGD: Geprüfter Büro­sach­be­ar­beiter BBO01-XX2-K14: Der Umgang mit Schriftgut und Akten Orga­ni­sa­ti­ons- und Ordnungs­mittel

Einsendeaufgaben BBO01-XX2-K14

Der Umgang mit Schriftgut und Akten

Aufgabe 1:

Beispielsweise erleichtern einheitliche Papierformate deutlich die Verwendbarkeit von Büromaschinen, Beförderungsmitteln und Ablageeinrichtungen über Betriebs- und Landesgrenzen hinweg. Die dafür erlassene DIN-Norm 476 legt die Papierendformate für Schreib- und Druckpapiere fest:

Ausgangsformat (DIN A)ist ein Rechteck mit den Seitenmaßen 841 x 1189 mm. Durch Teilung der langen Seite des Rechtecks entstehen kleinere Formate, deren Seitenverhältnis immer gleich bleibt.

Um Formate der A-Reihe in Briefhüllen versenden zu können oder um Schriftstücke in Schriftgutbehältern ablegen zu können, benötigt man Zusatzformate, die mithilfe der Reihen B und C (DIN B und DIN C) genormt sind.

Aufgabe 2:

Alphabetisches Ordnungssystem:

Bei dem alphabetischen Ordnungssystem erfolgt die Ordnung anhand der Buchstabenfolge des Alphabets. Bekannte Beispiele dafür sind Telefon- und Wörterbücher.

Im Büro kann man von alphabetischen Ordnungssystemen sprechen, wenn man Schriftgut z. B. nach Kunden- oder Produktnamen ordnet.

Die alphabetische Ordnung ist wie so viele andere Dinge im Büroalltag ebenfalls genormt. Die zugehörige Norm für das alphabetische sortieren ist die DIN 5007. Grundsätzlich kennt zwar jeder das Alphabet, wenn es aber um die Sortierung von Sonderfällen geht, stößt man ohne das Hintergrundwissen der DIN 5007 des Öfteren an seine Grenzen.

Numerisches Ordnungssystem:

Wie der Name schon sagt, wird hier entsprechend der Nummern von Schriftstücken sortiert.

Im Büro ist das zum Beispiel der Fall, wenn die Rechnungen nach ihrer entsprechenden Rechnungsnummer abgelegt werden. Ein weiteres Beispiel aus dem Büro wäre die Sortierung von Personalakten anhand der Personalnummern der jeweiligen Mitarbeiter.

Die Nummerierung kann fortlaufend oder willkürlich sein. Es ist auch möglich, dass die Nummerierung eine Bedeutung hat, wie es z. B. bei der Sortierung nach Artikelnummern möglich ist. In diesen Fällen kann man das numerische Ordnungssystem nochmals unterscheiden und von sprechenden und nichtsprechenden Nummerierungen sprechen.

Chronologisches Ordnungssystem:

Das chronologische Ordnungssystem kommt im Büro ziemlich häufig vor. So wird z. B. Schriftgut nach der zeitlichen Abfolge sortiert. So können im Büro Schriftstücke, die Akten zugehörig sind, dem Datum entsprechend geordnet werden.

Unterschieden werden beim chronologischen Ordnungssystem noch die kaufmännisch Heftung und die Beh.....[Volltext lesen]

• Betriebliche Notwendigkeiten

• Gesetzliche Vorschriften

Aufgabe 4:

1. Bei der liegenden Ablage wird das Schriftgut in Mappen, Schnellhefter oder Körbe eingelegt und in Schränken und Regalen übereinander gestapelt aufbewahrt. Da dabei der Zugriff zu den einzelnen Schriftstücken eingeschränkt ist, wird diese Registraturart heute immer weniger verwendet.

Vorteile / Nachteile: die sehr niedrigen Materialkosten schlagen positiv zu Buche, die sehr gute Raumausnutzung, die ungenügende Übersicht, die mangelhafte Flexibilität und die sehr langsame Zugriffszeit sind vor Nachteil.

2. Bibliothekarisch stehende Registraturen benutzen Stehordner oder Kassetten, die wie Bücher nebeneinander in Regale, Schränke, Rotiersäulen, fahrbare Bürowagen oder Aktenpaternoster gestellt werden. Sie bieten eine gute Übersicht, da die Schriftgutbehälter gut markiert (z. B. Aktenrücken) und durch Register- bzw. Trennblätter zufriedenstellend geordnet werden können

Vorteile / Nachteile: Vorteile sind die niedrigen Materialkosten, die gute Raumausnutzung und die befriedigende Übersicht, negativ sind die langsame Zugriffszeit und d.....

Vorteile / Nachteile: Pendelregistratur überzeugt durch sehr hohe Flexibilität, gute Raumausnutzung und niedrige Materialkosten, Übersicht und Zugriffszeit sind unbefriedigend.

• die vertikale Hängeregistratur setzt Hängehefter, Hängemappen, Hängetaschen, Hängeordner und Hängesammler ein, die mit den seitlich überstehenden Hängenasen hintereinander auf zwei Schienen gehängt werden. Die Kennzeichnung der einzelnen Behälter ist von oben sichtbar, weshalb die Gesamthöhe dieser Registraturform auf Augenhöhe begrenzt ist. Zudem ist sie wegen des hohen Raumbedarfs – Möbel mit Auszügen – die teuerste Variante.

  Vorteilhaft wirken sich jedoch die große Übersichtlichkeit und die schnelle Ablage von ungelochtem Schriftgut (Loseblattablage) aus.

Vorteile / Nachteile: hohe Flexibilität, gute Übersicht und zum Teil kurze Zugriffszeiten sind vorteilhaft, aber die Raumausnutzung und die Materialkosten können nicht überzeugen

Aufgabe 5:

Einwohnermeldeamt

Bibliothekarisch stehende Registraturen: benutzt werden Stehordner, die wie Bücher nebeneinander in Regalen / Schränken gestellt werden. Bieten eine gute Übersicht, da die Schriftgutbehälter gut markiert sind (Aktenrücken) und durch Register / Trennblätter zufriedenstellend geo.....

Aufgabe 7:

Aus Zeit-, Platz-, organisatorischen und letztlich finanziellen Gründen wird zunehmend das Einscannen vorhandenen Schriftverkehrs und eine „zentrale“ virtuelle Ablage bevorzugt. Hier gibt es analog zur Papierablage feststehende Ablagepläne, in denen Schlüsselwörter zur vereinfachten Suche festgelegt sind und unabdingbar einzuhalten sind.

Alle beteiligten Mitarbeiter verfügen innerhalb weniger Klicks über alle relevanten Daten und Informationen zu einem bestimmten Vorgang. Alle sind – je nach ihren Möglichkeiten – dazu in der Lage, über den Stand der Dinge Auskunft zu geben. Niemand ist mehr auf die Anwesenheit von bestimmten Mitarbeitern angewiesen, um Bescheid zu wissen und beispielsweise gesetzte und / oder kritische .....

bei Schrägsichtkarteien stehen die Karten ebenfalls als Block hintereinander. Die Beschriftungsfelder der Leitkarten sind allerdings gestaffelt und überragen die Grundkarten. Wirtschaftlichkeit: gute Übersicht, langsame Zugriffszeit, gute Ergänzungsmöglichkeit, schwierige Vollständigkeitskontrolle, geringer Raumbedarf, niedrige Kosten.

b) Staffelkarteien:

• Breitstaffelkarteien sind so schuppenförmig hintereinander gestaffelt, dass von jeder Kartei ein schmaler seitlicher Rand sichtbar wird, der der Informationsaufnahme dient. Wirtschaftlichkeit: gute Übersicht, schnelle Zugriffszeit, zusätzliche Behälter als Ergänzungsmöglichkeit, sehr leichte Vollständigkeitskontrolle, sehr hoher Raumbedarf, hohe Kosten.

• bei Flachsichtkarteien sind die Karten liegend geschuppt. Der untere Rand bleibt sichtbar und trägt die Ordnungsmerkmale. Wirtschaftlichkeit: sehr gute Übersicht, sehr schnelle Zugriffszeit, zusätzliche Behälter als Ergänzungsmöglichkeit, sehr leichte Vollständigkeitskontrolle, sehr hoher Raumbedarf, hohe Kosten.

• Vertikalstaffelkarteien ordnen die Karteikarten in Taschen oder Staffelrahmen übereinander und lassen den oberen Rand jeder Karte sichtbar. Wirtschaftlichkeit: sehr gute Übersicht, sehr schnelle Zugriffszeit, zusätzliche Behälter als Ergänzungsmöglichkeit, sehr leichte Vollständigkeitskontrolle, sehr hoher Raum.....

Folgende herkömmliche und teilweise veraltete Verfahren lassen sich unterscheiden:

• Durchschriften / Durchschläge

• Bürodruckverfahren, das heißt Vervielfältigungen mithilfe eines Druckträgers:

  1. Umdruck

  2. Schablonendruck

  3. Offsetdruck

• Bürokopierverfahren, das heißt Vervielfältigung nach einer Vorlage:

  1. Fotokopie

  2. Thermokopie

  3. Elektrostatische Kopie

  4. Scanner

Durchschläge und Durchschriften:

Durchschläge sind maschinell, aber meist manuell erzeugte Vervielfältigungen, die während der Erstellung des Originals entstehen. Dies lässt sich auf zweierlei Weise realisieren:

• Durchschriften mit Kohlepapier, das zwischen das Original und die darunter gelegten Blätter (maximal 7 Durchschläge) geschoben wird. Diese Methode, die grundsätzlich zeit- und arbeitsaufwendig ist, wird auch aus diesen Gründen nicht mehr verwendet.

• Selbstdurchschreibendes Papier, das ohne Kohlepapier durchschreibt aufgrund entsprechender Beschichtung der Durchschläge kennt man von Banküberweisungen oder im geschäftlichen Bereich aus Speditionsunterlagen. In der Erstellung, Bearbeitung und Ergänzung ist man von der EDV unabhängig. Beim Be- und Entladen kann beispielsweise vom Fahrer eine Bemerkung über Transportschäden oder Ähnliches, die für weitere Personen von Bedeutung ist, ohne viel A.....