Einsen­de­auf­gabe PRJ01 Grund­lagen Projekt­ma­nage­ment SGD - Nico Möbel

Grundlagen Projekmanagement

1.      

-Ein Projekt hat einen Auftraggeber: NICO Möbel

-Ein Projekt ist eine bestimmte Aufgabe mit einer Zielvorgabe (hier: Installierung und Einführung einer virtuellen Community).

-Ziel dieses Projektes ist es, den Kunden einen zusätzlichen Nutzen anzubieten, aus dem wiederum NICO Möbel die Probleme und Bedürfnisse seiner Kunden analysieren kann (Erreichung eines bestimmten Ziels).  

-Ein Projekt besteht aus einer Organisationseinheit (in unserem Beispiel wird nur Herr Maier als Einzelperson erwähnt).

-Dieser soll die Zielvorgabe unter der Einhaltung der engen Terminvorgabe und einem bestimmten Budget systematisch durchführen.

-Bei wichtigen Entscheidungen soll Herr Maier die Unternehmensführung miteinbeziehen (Rahmenbedingungen).

Somit ist ein Projekt eine Organisationseinheit, die zur Erreichung eines bestimmten Ziels unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen eingesetzt wird.

2.      

Zunächst sollte eine Vorstudie erfolgen, in der grundsätzlich Projekte ausgewählt und sorgfältig überprüft werden. In dieser Phase wird die sinnvolle Reihenfolge der Projekte geplant. Hierbei wird auch die strategische bzw. operative Notwendigkeit der Projekte überprüft. Eine wichtige Rolle spielen hierbei die erforderlichen Kosten, aber auch externe Termine, wie z.B. notwendige Anpassungen bei gesetzlichen Änderungen. Bei der Vorstudie wird somit der zeitliche Ablauf des Projekts, dessen Budget und das Projektziel (virtuelle Community) ermittelt.

Nach der Vorstudie empfiehlt es sich eine Kick-off-Phase zu planen/machen, bei der ein adäquates Team für dieses Projekt ermittelt und anschließend zusammengestellt wird. Ist dieses festgelegt worden, sollten alle Teammitglieder genauere Informationen über das Projekt erhalten. Gut geeignet hierfür wäre ein gemeinsames Meeting, bei dem sich die Mitglieder kennenlernen und gleichzeitig über den genaueren Ablauf des Projekts informiert werden.

Das Team sollte gemeinsam mit dem Projektleiter Herr Maier einen geeigneten Kommunikationsweg wählen.

Nun sollte Herr Maier einen groben Projektplan erstellen, um sich einen Überblick über den weiteren Ablauf zu verschaffen. Herr Maier plant hierbei die erforderlichen Arbeitspakete, deren Reihenfolge und die jeweiligen Termine, zu denen die Arbeitspakete fertiggestellt werden sollten. Er sollte auch planen welche Personen für welche Aufgaben zuständig (Rolleneinteilung) sind.

Meines Erachtens gehört die Dokumentations- oder Berichtsplanung zur Rolleneinteilung dazu. Somit wird von Anfang an festgelegt, wer die Berichte erstellt. Eine gute und sinnvolle Möglichkeit ist z.B. ein visuelles Backlog und ein Task Board zu erstellen, das Herr Maier immer im Visier ha.....[Volltext lesen]

 

Je früher die Projektgruppe über dieses Wissen verfügt, desto weniger muss nachträglich erläutert werden.

Mit der Kick-off-Phase kann die Effizienz der Teamarbeit erhöht werden, da die Rahmenbedingungen festgelegt und präsentiert werden.

4.      

Herr Maier hat als Projektleiter in erster Linie eine Vorbildfunktion, weshalb er grundsätzlich strukturiert und organisiert vorgehen sollte.

Zunächst sollte das Projektziel konkretisiert werden. Die Formulierung „Installierung und Einführung einer virtuellen Community“ ist nicht ausreichend. Es sollte abgeklärt sein, welchen genauen Nutzen der Kunde haben soll, aber auch welchen Nutzen sich das Unternehmen dadurch erhofft. Es ist wichtig zu wissen auf welcher Plattform die virtuelle Community eing.....

Um diese Abweichungen feststellen zu können, ist es unausweichlich im Informations- und Kommunikationsfluss mit dem arbeitenden Team zu bleiben! Mögliche Kommunikationswege sind klassische und regelmäßige Projektmeetings. Diese können sowohl digital (durch Skype, Zoom etc.) als auch analog durchgeführt werden. Eine wichtige und gute Hilfe sind hierbei Projektberichte, die von den Projektmitarbeitern geschrieben werden.

Diese sollten nicht nur die durchgeführten Schritte beinhalten, sondern auch Hindernisse/Schwierigkeiten, falls es welche gab. Dadurch können Herr Maier und sein Team rechtzeitig überlegen, wie man das Problem beheben kann (auch Risikoanalyse genannt).

Ebenfalls wichtig sind Abweichungsanalysen. Sollten negative Abweichungen auftreten, ist es die Aufgabe von Herrn Maier diese (frühzeitig) zu erkennen und Gegensteuerungsmaßnahmen zu entwickeln. Dies ist sehr wichtig, um Probleme in den Griff zu bekommen und das Projekt termingerecht oder budgetgerecht durchführen zu können.

5.      

Die Installierung und Einführung einer virtuellen Community handelt es sich um eine Weiterentwicklung bzw. Verbesserung des Internetauftritts. Sofern es ein Team für den Internetauftritt innerhalb des Unternehmens gibt, ist eine innere Projektorganisation ausreichend. Aufgrund der Terminenge und Komplexität des Projektes ist es sinnvoll das Team des Internetauftritts weitestgehend aus dem Tagesgeschäft abzuziehen, damit sich diese auf das Projekt fokussieren können.

Es empfiehlt sich also eine eigene REINE Projektorganisation zu bilden. Hierbei hat Herr Maier uneingeschränkte Weisungsbefugnis ggü. den Projektmitarbeitern. Die Unternehmensleitung hat bei wichtigen Entscheidungen natürlich wie gewünscht weiterhin die Entscheidungskompetenz.

Vorteile dieser Projektorganisation sind die Fokussierungsmöglichkeit auf das Projekt, was bei zeitlich eingeschränkten Projekten sinnvoll erscheint, sowie die Einfachheit der Führung ein.....

Bei der Vorstudie geht es ebenfalls um die Überprüfung der Realisierbarkeit/Machbarkeit. Benötigt das Unternehmen externe Mitarbeiter für dieses Projekt oder können die internen Mitarbeiter für die Projekte eingesetzt werden? Je nach vorhandenen Ressourcen kann daher anhand der Vorstudie die Vorgehensweise geplant werden.

7.      

Die Projektplanung ist notwendig, um sich einen groben Überblick über die Projektrealisierung zu verschaffen. Es wird hierbei ein Plan erstellt, aus dem ersichtlich ist, welche Schritte zur Realisierung notwendig sind. Daraus werden Arbeitspakete erstellt, die Reihenfolge bestimmt, als auch die Termindaten, bis zu welchen diese fertiggestellt werden sollten. Ebenso verschafft man sich den Überblick wer welche Arbeitspakete abzuarbeiten hat.

1.       Schritt: erforderliche Aufgaben (Arbeitsschritte) planen

2.       Schritt: Ressourcenplanung: was wird jeweils für die erforderlichen Arbeitsschritte/Arbeitspakete benötigt? Was/Wer/Wieviel steht bereits zur Verfügung? Was muss noch bescha.....

Im letzten Studienheft haben wir gelernt,          dass es zunehmend wichtiger für Mitarbeiter ist etwas bewegt zu haben und Teil von etwas    zu sein. Durch eine bewusste Gestaltung feiert man den Abschluss eines Projektes. Für das                Arbeitsklima ist es also ungeheuer wichtig. Ebenfalls sind die Projektteilnehmer motivierter   bei weiteren Projekten mitzumachen.

Sofern solche Projekte innerhalb des Unternehmens kommuniziert werden, kann es durchaus sein, dass sich die Geschäftskultur verbessert und                Mitarbeiter das eigene Unternehmen attraktiver dadurch finden. Durch das Projekt kann also                nicht nur eine bessere Kundenbindung durch das Implementieren einer virtuellen                             Community erzeugt werden, sondern auch eine bessere Mitarbeiterbindung.

Eine                           Verbesserung der Fluktuationsrate zeugt von Zufriedenheit.

9.

NICO-Möbel ist bisher unsystematisch vorgegangen, wenn es um Projekte ging. Nachdem dieses Mal ein systematisches Vorgehen erfolgreicher war, ist es nun denkbar, dass das Unternehmen nun eine größere Effizienz bei Projektvorhaben erreichen möchte. Durch die Einführung des Projektmanagements werden die nächsten Projekte gut strukturiert und durchdacht sein, was im Umkehrschluss bedeutet, dass sie effizienter ablaufen werden.

Zum anderen kann durch das Einführen einer Projektkultur die Motivation mit Mitarbeitern enorm gesteigert werden. In der Regel werden die Hierarchien dadurch abgeflacht. Mitarbeiter fühlen sich zugehöriger und zufriedener.  Ein weiterer Aspekt kann sein, dass NICO Möbel eine engere Kundenbindung schaffen möchte (wie z.B. durch die virtuelle Community). Zumindest bei agilen Projekten geht es vorwiegend darum, aus Nutzersicht zu denken und nah am und mit dem Kunden zu arbeiten.

Dadurch kann mehr auf die Kundenbedürfn.....

Es darf nicht sein, dass der Mitarbeiter quasi zwei Jobs in einem zu 100% erfüllt. Es muss offen kommuniziert werden, wie mit „Fehlzeiten“ umgegangen wird. Das Unternehmen hat auf die Dauer gesehen einen großen Mehrwert durch die Einführung des Projektmanagements und sollte daher auch respektvoll mit dieser Tatsache umgehen. Der Mitarbeiter hat dadurch die Möglichkeit sich kreativ zu entwickeln und ein Teil vom „großen Kuchen“ zu sein, was er ebenso ernst zu nehmen hat, wie seinen eigentlichen Beruf.

Es ist daher sehr wichtig für das Unternehmen Mitarbeiter auszuwählen, die ein hohes Engagement mitbringen und es nicht als Kaffeekränzchen ansehen.

11.

Um Projektmanagement ins Unternehmen einzuführen ist grundsätzlich eine strukturierte Vorgehensweise notwendig, die gründlich überlegt sein sollte. Im ersten Schritt sollte eine Vorstudie gemacht werden. Wie bereits oben erwähnt wird hierbei überlegt, welche Projekte durchgeführt werden sollten bzw. für das Unternehmen notwendig sind, aber auch in welcher Reihenfolge diese ablaufen sollten.

Es sollte daher auch unbedingt geprüft werden, ob für die Projekte überhaupt die technischen, personellen und organisatorischen Strukturen innerhalb des Unternehmens gegeben sind. Teilweise kann es sein, dass bereits in dieser Phase noch Anpassungen vorgenommen werden müssen. Es ist erforderlich, dass eine Projektmanagement-Strategie festgelegt wird und dazu auch ein detaillierter Einführungsplan erstellt wird.

Das bedeutet, dass sich das Unternehmen Gedanken machen sollte welche Ziele es mit der Einführung des Projektmanagements im Unternehmen hat (ist es die Erreichung einer höheren Effizienz oder möchte man damit die Mitarbeitermotivation erhöhen oder eine größere Kundenbindung damit schaffen?)Des Weiteren ist ein Projektplan zu erstellen, der die ausstehenden Aufgaben mit Personalbesetzung und Terminen .....