Checkliste zur Beurteilung
und Einleitung von Massnahmen bei Unternehmensreorganisationen
Bei der organisatorischen Veränderungen
müssen sowohl der Ist-Zustand wie auch die neu erarbeiteten Lösungen auf ihre
Tauglichkeit beurteilt werden. Dabei haben wir uns an den Bedürfnissen und
Zielen der beteiligten Personen zu orientieren. Diese Kriterien bilden
Messgrössen für die Beurteilung und spätere Auswahl der besten Lösung. Oberstes
Ziel: Kundenzufriedenheit (Zeit – Kosten – Qualität)
1.
Strukturen
1.1. Ziele der Unternehmung
1.1.1.
Effizienz („Tun mir die Dinge richtig?“) /
Produktivität
§
Werden Spezialisierungsvorteile genutzt?
§
Lassen sich Spezialisten / Spezialmaschinen
einsetzen?
§
Ist eine Verbesserung der Leistungen zu
erwarten?
1.1.2.
Zukunftssicherung
§
Ist die Organisation auch auf mittlere Sicht
sinnvoll?
§
Ansehen
§
Trägt die Lösung dazu bei, das Ansahen der
Unternehmung zu fördern?
1.1.3.
Wirtschaftlichkeit
§
Führt die Lösung zu höheren Personalkosten durch
Aufstockung oder durch höhere Bezahlung?
§
Wie hoch sind die Einmalkosten?
§
Wie hoch sind die laufenden Kosten?
§
Wie gut werden vorhandene Kapazitäten genutzt?
1.1.4.
Koordination
§
Inwieweit ist die Koordination und Information
der Stellen / Abteilungen / Bereiche gewährleistet?
1.1.5.
Transparenz
§
Ist die Lösung in ihrer Struktur leicht
erkennbar / nachvollziehbar?
1.1.6.
Kontrollierbarkeit
§
Sind Einheiten geschaffen, die messbare oder
erkennbare Ergebnisse hervorbringen?
1.1.7.
Flexibilität
§
Wie lang sind die Kommunikationswege und wie
schnell liegen Fremdentscheidungen vor?
§
Kann die Unternehmung oder die betrachtete
Einheit bei neuen oder wechselnden Anforderungen schnell reagieren (Spielraum
der Betroffenen)?
§
Ist Erweiterung / Schrumpfung möglich, ohne die
Organisation grundlegend zu ändern?
§
Ist flexibler Personaleinsatz bei
Beschäftigungsschwankungen möglich?
1.2. Ziele der Mitarbeiter
1.2.1.
Arbeitszufriedenheit
§
Haben die Mitarbeiter abwechslungsreiche
Aufgaben?
§
Sind Ermüdung, Frustration zu erwarten?
§
Werde die Mitarbeiter durch die Aufgaben
ausreichend gefordert oder unterfordert bzw. überfordert?
§
Können Sie weitgehend selbständig entscheiden
oder müssen sie laufend höhere Stellen einschalten (z.B. können sie das
unterschreiben, für das sie sachlich verantwortlich sind)?
§
Fördert die Lösung die Beteiligung
(Partizipation) von Mitarbeitern?
1.2.2.
Abschirmung
§
Können Mitarbeiter weitgehend ungestört von
aussen arbeiten?
§
Sind die Mitarbeiter normalerweise gleichmässig
ausgelastet (ohne Arbeitsspitzen / Arbeitstäler)?
1.2.3.
Sicherheit
§
Sind die Mitarbeiter ausreichend über die für
sie wichtigen Sachverhalte informiert?
§
Sind die Zuständigkeiten klar geregelt?
§
Weiss der einzelne Mitarbeiter, welche Leistung
von ihm quantitativ bzw. qualitativ erwartet wird?
1.2.4.
Aufstiegschancen
§
Bietet die Lösung für die Mitarbeiter Chancen,
bei entsprechender Leistung mit Aufstieg belohnt zu werden (einfacher bei
tiefen als bei flachen Hierarchien)?
1.2.5.
Konfliktfreiheit
§
Wie gross ist das Konfliktpotential der Lösungen
(z.B. Einigungszwang bei Mehrliniensystemen oder bewusste Konkurrenzen zwischen
autonomen Einheiten)?
1.3. Ziele der Kunden als Kriterien
1.3.1.
Leistungsqualität
§
Fördert die Lösung (z.B. durch Spezialisierung)
die Qualität der Leistungen?
1.3.2.
Termintreue
§
Förderte die Lösung die Einhaltung von
Terminverpflichtungen?
1.3.3.
Schnelligkeit / Servicebereitschaft
§
Gewährleistet die Lösung, dass Kunden in
kürzester Frist die gewünschten Leistungen bekommen?
§
Wie lang sind die Durchlaufzeiten von Anträgen,
zu bewilligten Vorlagen usw.?
§
Berücksichtigung individueller Kundenwünsche
§
Erlaubt die Lösung das Eingehen auf
Sonderwünsche, individuelle Beratung usw.?
1.3.4.
Ansprechpartner
§
Ist für den neuen Kunden leicht erkennbar, wer
für ihn zuständig ist?
§
Können sich Kunden immer wieder an ‚ihren’
Mitarbeiter wenden?
§
Ist Kontinuität bei den Ansprechpartner
gewährleistet?
2.
Prozesse
Die unten aufgeführten Aspekte dienen der
Beurteilung von Prozessen und können Hinweise auf Optimierungsansätze bei der
Prozessgestaltung geben.
2.1. Durchlaufzeit insgesamt zu hoch
2.1.1.
Zu viele ODER-Verweigungen / Verknüpfungen
§
Komplexe Strukturen 4 qualitative
Belastung 4 hohe Bearbeitungszeiten
§
Viele Entscheidungen 4 quantitative
Belastung 4 hohe Bearbeitungszeiten
§
Zuständigkeit (Planung – Ausführung –
Entscheidung – Kontrolle) 4 hohe Transport- / Liegezeiten
§
Wiederholung von Aufgaben 4 hohe
Transport- / Liegezeiten
§
Zu viele Rückkopplungen
§
Zu hohe Prozentsätze bei einzelnen
Rückkoppelungen
2.1.2.
Zu viele UND-Verzweigungen / Verknüpfungen
§
Hoher Aufwand für Arbeitsaufteilung
§
Hoher Aufwand für Koordination und
Synchronisation
§
Hohe Transport- und Liegezeiten für
Arbeitsteilung und –zusammenführung
2.1.3.
Zu wenige UND-Verzweigungen / Verknüpfungen
§
Bearbeitungs-, Transport- und Liegezeiten, die
auf einem zeitlich gleich langen oder kürzeren Parallellast liegen, sind für
die Durchlaufzeit nicht relevant
§
Unzureichende Taktabstimmung
2.2. Zu hohe Bearbeitungszeit?
2.2.1.
Aufgaben
§
Objektgestaltung für Bearbeitung ungünstig
§
Gestaltung der Objektfolge:
§
Zweckmässig grosse Gruppierungen gleichartiger
Objekt?
§
Möglichst geringer Wechsel in der Objektart bei
Einzelfolgen
§
Triage-Konzept (Aufteilung routinemässiger,
mittelschwerer und sehr komplexer Aufgaben auf verschiedene
Organisationseinheiten
§
Unnötige Objekte (und damit unnötige
Verrichtungen)
§
Überflüssige Verrichtungen an notwendigen
Objekten
§
Objekte, die intern bearbeitet werden, obwohl
extern wirtschaftlicher wäre
§
Verrichtungen die extern (z.B. Lieferanten)
wirtschaftlicher erledigt werden
§
Unzweckmässige Verrichtungsfolgen
§
Verrichtungsfolgen standardisieren
§
Zu spezialisierte Arbeitsteilung und damit zu
hohe Einarbeitungszeit
2.2.2.
Aufgabenträger
§
Motivation, Arbeitszufriedenheit
§
Monotone Aufgaben
§
Klein Prozessabschnitte
§
Nur Ausführungsaufgaben
§
Fehlende bzw. falsche Anreizsysteme
§
Attraktives Arbeitsumfeld (Ergonomie)
§
Fehlen formale / informale Kontakt- oder
Kommunikationsmöglichkeiten
§
Möglichkeiten für Zusammenarbeit im Team
§
Teamfähigkeit, soziale Kompetenzen, soziales
Verhalten
§
Fehlende Spezialisierung
§
Qualifikation zu niedrig
§
Leistungsfähigkeit zu niedrig
2.2.3.
Sachmittel
§
Aktuelle Technologie
§
Verbesserung der bestehenden Sachmittel
§
Beschaffung neuer Sachmittel
§
Ergonomie
2.2.4.
Information
§
Falsche Informationen
§
Unvollständige Informationen
§
Unverständliche, mehrdeutige Informationen
(falsche Interpretation)
§
Veraltete Informationen
§
Unangemessene Detaillierung
§
Verfügbarkeit (jederzeit, direkt, schnell)
2.3. Zu hohe Transportzeiten?
2.3.1.
Aufgabe
§
Transportgerechte Gestaltung der Objekte
§
Unnötige Transportwege
§
Infolge unnötig bearbeiteter Objekte
§
Wegen zu vielen Schnittstellen
2.3.2.
Aufgabenträger, Sachmittel, räumliche
Folgebeziehungen
§
Zu langsame / ungeeignete Transportmittel
§
Fehlende Informationstechnologie
§
Einsatz schnellerer interner Transportmittel
§
Interne Transportmittel durch externe ersetzen
§
Unnötige Transportwege
§
Raumform nicht prozessgerecht
§
Standorte der Arbeitsstationen zu weit entfernt
§
Streckenführung der Transportwege umständlich
2.4. Zu hohe Liegezeiten?
2.4.1.
Aufgabe
§
Unnötige Liegezeiten
§
Unnötig bearbeiteter Objekte
§
Zu viele Schnittstellen (Aufgabenteilung)
§
Ankunftsrate von Objekte höher als
(unveränderliche) Bearbeitungsrate (4 Stau)
§
Bearbeitungsrate von Objekten kleiner als
(unveränderliche) Ankunftsrate (Stau)
2.4.2.
Sachmittel
§
Kapazitäten zu klein (Gruppierung von
Sachmitteln)
§
Sachmittel nicht verfügbar, infolge
§
Störungen, Wartungen
§
Aufrüstung, Modernisierung
§
Zu hoher Auslastung
§
Zu hohe „Booting-Zeit“
2.4.3.
Aufgabenträger
§
Zu wenig Kapazität
§
Zu hohe Abwesenheit, infolge
§
Krankheit
§
Häufiger Aus- / Weiterbildung
§
Auswärtstätigkeit, Dienstreise, Kundenbesuche
§
Lieferantenbesuche
§
Abwesend, aber für entsprechende Bearbeitung
nicht verfügbar
§
Zu hoher Auslastungsgrad
§
Zu hohe Rüstzeiten / Wegzeiten
§
Wegen Untätigkeit (verschuldet / unverschuldet)
§
Ungünstige Arbeitszeiten (Objektanfall)
§
Zu viele Besprechungen
2.4.4.
Information
Nicht
verfügbar infolge
§
Fehlender Sachmittel / Aufgabenträger
§
Nicht verfügbare Sachmittel / Aufgabenträger
§
Ungünstige Verfügbarkeitszeit (Objektanfall)