<
>
Upload File

Mitschrift
Projektmanagement

KV Zürich Business School

2004

Susanne M. ©

0.10 Mb
sternsternstern_0.5stern_0.3stern_0.3
ID# 5929







Checkliste zur Beurteilung und Einleitung von Massnahmen bei Unternehmensreorganisationen

 

Bei der organisatorischen Veränderungen müssen sowohl der Ist-Zustand wie auch die neu erarbeiteten Lösungen auf ihre Tauglichkeit beurteilt werden. Dabei haben wir uns an den Bedürfnissen und Zielen der beteiligten Personen zu orientieren. Diese Kriterien bilden Messgrössen für die Beurteilung und spätere Auswahl der besten Lösung. Oberstes Ziel:  Kundenzufriedenheit (Zeit – Kosten – Qualität)

 

1.     Strukturen

 

1.1.   Ziele der Unternehmung

 

1.1.1.     Effizienz („Tun mir die Dinge richtig?“) / Produktivität

§  Werden Spezialisierungsvorteile genutzt?

§  Lassen sich Spezialisten / Spezialmaschinen einsetzen?

§  Ist eine Verbesserung der Leistungen zu erwarten?

 

1.1.2.     Zukunftssicherung

§  Ist die Organisation auch auf mittlere Sicht sinnvoll?

§  Ansehen

§  Trägt die Lösung dazu bei, das Ansahen der Unternehmung zu fördern?

 

1.1.3.     Wirtschaftlichkeit

§  Führt die Lösung zu höheren Personalkosten durch Aufstockung oder durch höhere Bezahlung?

§  Wie hoch sind die Einmalkosten?

§  Wie hoch sind die laufenden Kosten?

§  Wie gut werden vorhandene Kapazitäten genutzt?

 

1.1.4.     Koordination

§  Inwieweit ist die Koordination und Information der Stellen / Abteilungen / Bereiche gewährleistet?

 

1.1.5.     Transparenz

§  Ist die Lösung in ihrer Struktur leicht erkennbar / nachvollziehbar?

 

1.1.6.     Kontrollierbarkeit

§  Sind Einheiten geschaffen, die messbare oder erkennbare Ergebnisse hervorbringen?

 

1.1.7.     Flexibilität

§  Wie lang sind die Kommunikationswege und wie schnell liegen Fremdentscheidungen vor?

§  Kann die Unternehmung oder die betrachtete Einheit bei neuen oder wechselnden Anforderungen schnell reagieren (Spielraum der Betroffenen)?

§  Ist Erweiterung / Schrumpfung möglich, ohne die Organisation grundlegend zu ändern?

§  Ist flexibler Personaleinsatz bei Beschäftigungsschwankungen möglich?

 

 

1.2.   Ziele der Mitarbeiter

 

1.2.1.     Arbeitszufriedenheit

§  Haben die Mitarbeiter abwechslungsreiche Aufgaben?

§  Sind Ermüdung, Frustration zu erwarten?

§  Werde die Mitarbeiter durch die Aufgaben ausreichend gefordert oder unterfordert bzw. überfordert?

§  Können Sie weitgehend selbständig entscheiden oder müssen sie laufend höhere Stellen einschalten (z.B. können sie das unterschreiben, für das sie sachlich verantwortlich sind)?

§  Fördert die Lösung die Beteiligung (Partizipation) von Mitarbeitern?

 

1.2.2.     Abschirmung

§  Können Mitarbeiter weitgehend ungestört von aussen arbeiten?

§  Sind die Mitarbeiter normalerweise gleichmässig ausgelastet (ohne Arbeitsspitzen / Arbeitstäler)?

 

1.2.3.     Sicherheit

§  Sind die Mitarbeiter ausreichend über die für sie wichtigen Sachverhalte informiert?

§  Sind die Zuständigkeiten klar geregelt?

§  Weiss der einzelne Mitarbeiter, welche Leistung von ihm quantitativ bzw. qualitativ erwartet wird?

 

1.2.4.     Aufstiegschancen

§  Bietet die Lösung für die Mitarbeiter Chancen, bei entsprechender Leistung mit Aufstieg belohnt zu werden (einfacher bei tiefen als bei flachen Hierarchien)?

 

1.2.5.     Konfliktfreiheit

§  Wie gross ist das Konfliktpotential der Lösungen (z.B. Einigungszwang bei Mehrliniensystemen oder bewusste Konkurrenzen zwischen autonomen Einheiten)?

 

 

1.3.   Ziele der Kunden als Kriterien

 

1.3.1.     Leistungsqualität

§  Fördert die Lösung (z.B. durch Spezialisierung) die Qualität der Leistungen?

 

1.3.2.     Termintreue

§  Förderte die Lösung die Einhaltung von Terminverpflichtungen?

 

1.3.3.     Schnelligkeit / Servicebereitschaft

§  Gewährleistet die Lösung, dass Kunden in kürzester Frist die gewünschten Leistungen bekommen?

§  Wie lang sind die Durchlaufzeiten von Anträgen, zu bewilligten Vorlagen usw.?

§  Berücksichtigung individueller Kundenwünsche

§  Erlaubt die Lösung das Eingehen auf Sonderwünsche, individuelle Beratung usw.?

 

1.3.4.     Ansprechpartner

§  Ist für den neuen Kunden leicht erkennbar, wer für ihn zuständig ist?

§  Können sich Kunden immer wieder an ‚ihren’ Mitarbeiter wenden?

§  Ist Kontinuität bei den Ansprechpartner gewährleistet?

 

 

2.     Prozesse

 

Die unten aufgeführten Aspekte dienen der Beurteilung von Prozessen und können Hinweise auf Optimierungsansätze bei der Prozessgestaltung geben.

 

2.1.   Durchlaufzeit insgesamt zu hoch

 

2.1.1.     Zu viele ODER-Verweigungen / Verknüpfungen

§  Komplexe Strukturen 4 qualitative Belastung 4 hohe Bearbeitungszeiten

§  Viele Entscheidungen 4 quantitative Belastung 4 hohe Bearbeitungszeiten

§  Zuständigkeit (Planung – Ausführung – Entscheidung – Kontrolle) 4 hohe Transport- / Liegezeiten

§  Wiederholung von Aufgaben 4 hohe Transport- / Liegezeiten

§  Zu viele Rückkopplungen

§  Zu hohe Prozentsätze bei einzelnen Rückkoppelungen

 

2.1.2.     Zu viele UND-Verzweigungen / Verknüpfungen

§  Hoher Aufwand für Arbeitsaufteilung

§  Hoher Aufwand für Koordination und Synchronisation

§  Hohe Transport- und Liegezeiten für Arbeitsteilung und –zusammenführung

 

2.1.3.     Zu wenige UND-Verzweigungen / Verknüpfungen

§  Bearbeitungs-, Transport- und Liegezeiten, die auf einem zeitlich gleich langen oder kürzeren Parallellast liegen, sind für die Durchlaufzeit nicht relevant

§  Unzureichende Taktabstimmung

 

 

2.2.   Zu hohe Bearbeitungszeit?

 

2.2.1.     Aufgaben

§  Objektgestaltung für Bearbeitung ungünstig

§  Gestaltung der Objektfolge:

§  Zweckmässig grosse Gruppierungen gleichartiger Objekt?

§  Möglichst geringer Wechsel in der Objektart bei Einzelfolgen

§  Triage-Konzept (Aufteilung routinemässiger, mittelschwerer und sehr komplexer Aufgaben auf verschiedene Organisationseinheiten

§  Unnötige Objekte (und damit unnötige Verrichtungen)

§  Überflüssige Verrichtungen an notwendigen Objekten

§  Objekte, die intern bearbeitet werden, obwohl extern wirtschaftlicher wäre

§  Verrichtungen die extern (z.B. Lieferanten) wirtschaftlicher erledigt werden

§  Unzweckmässige Verrichtungsfolgen

§  Verrichtungsfolgen standardisieren

§  Zu spezialisierte Arbeitsteilung und damit zu hohe Einarbeitungszeit

 

2.2.2.     Aufgabenträger

§  Motivation, Arbeitszufriedenheit

§  Monotone Aufgaben

§  Klein Prozessabschnitte

§  Nur Ausführungsaufgaben

§  Fehlende bzw. falsche Anreizsysteme

§  Attraktives Arbeitsumfeld (Ergonomie)

§  Fehlen formale / informale Kontakt- oder Kommunikationsmöglichkeiten

§  Möglichkeiten für Zusammenarbeit im Team

§  Teamfähigkeit, soziale Kompetenzen, soziales Verhalten

§  Fehlende Spezialisierung

§  Qualifikation zu niedrig

§  Leistungsfähigkeit zu niedrig

 

2.2.3.     Sachmittel

§  Aktuelle Technologie

§  Verbesserung der bestehenden Sachmittel

§  Beschaffung neuer Sachmittel

§  Ergonomie

 

2.2.4.     Information

§  Falsche Informationen

§  Unvollständige Informationen

§  Unverständliche, mehrdeutige Informationen (falsche Interpretation)

§  Veraltete Informationen

§  Unangemessene Detaillierung

§  Verfügbarkeit (jederzeit, direkt, schnell)

 

2.3.   Zu hohe Transportzeiten?

 

2.3.1.     Aufgabe

§  Transportgerechte Gestaltung der Objekte

§  Unnötige Transportwege

§  Infolge unnötig bearbeiteter Objekte

§  Wegen zu vielen Schnittstellen

 

2.3.2.     Aufgabenträger, Sachmittel, räumliche Folgebeziehungen

§  Zu langsame / ungeeignete Transportmittel

§  Fehlende Informationstechnologie

§  Einsatz schnellerer interner Transportmittel

§  Interne Transportmittel durch externe ersetzen

§  Unnötige Transportwege

§  Raumform nicht prozessgerecht

§  Standorte der Arbeitsstationen zu weit entfernt

§  Streckenführung der Transportwege umständlich

 

2.4.   Zu hohe Liegezeiten?

 

2.4.1.     Aufgabe

§  Unnötige Liegezeiten

§  Unnötig bearbeiteter Objekte

§  Zu viele Schnittstellen (Aufgabenteilung)

§  Ankunftsrate von Objekte höher als (unveränderliche) Bearbeitungsrate (4 Stau)

§  Bearbeitungsrate von Objekten kleiner als (unveränderliche) Ankunftsrate (Stau)

 

2.4.2.     Sachmittel

§  Kapazitäten zu klein (Gruppierung von Sachmitteln)

§  Sachmittel nicht verfügbar, infolge

§  Störungen, Wartungen

§  Aufrüstung, Modernisierung

§  Zu hoher Auslastung

§  Zu hohe „Booting-Zeit“

 

2.4.3.     Aufgabenträger

§  Zu wenig Kapazität

§  Zu hohe Abwesenheit, infolge

§  Krankheit

§  Häufiger Aus- / Weiterbildung

§  Auswärtstätigkeit, Dienstreise, Kundenbesuche

§  Lieferantenbesuche

§  Abwesend, aber für entsprechende Bearbeitung nicht verfügbar

§  Zu hoher Auslastungsgrad

§  Zu hohe Rüstzeiten / Wegzeiten

§  Wegen Untätigkeit (verschuldet / unverschuldet)

§  Ungünstige Arbeitszeiten (Objektanfall)

§  Zu viele Besprechungen

 

2.4.4.     Information

      Nicht verfügbar infolge

§  Fehlender Sachmittel / Aufgabenträger

§  Nicht verfügbare Sachmittel / Aufgabenträger

§  Ungünstige Verfügbarkeitszeit (Objektanfall)

 

 


| | | | |
Tausche dein Hausarbeiten