Abbildung 1 Phasenmodell der Einführung eines Wissensmanagementsystems

Quelle: in Anlehnung an: Mertins und Seidel. 2009

1.4      Zielsetzung

Das Ziel der Einführung eines WM-Systems ist schlussendlich die Maximierung des Gewinns und Reduktion der Kosten. Durch verbesserte Kommunikation, Zugang zu neuen Ideen etc. sollen Marktanteile gewonnen und die Position am Markt ausgebaut werden.

Die zu Recht als unzureichend empfundene Antwort auf die Frage nach dem messbaren Nutzen dient meist dem Management als Argument gegen die Umsetzung von Wissensmanagement. Demzufolge bringt die reine Nutzendiskussion wenig. Die notwendige Unterstützung der obersten Geschäftsleitung erreicht man häufig nur durch qualitative Nutzenargumente, da die quantitativen angreifbar sind.

In einer Studie des Fraunhofer-Instituts nannten 50% der befragten Unternehmen Kosten-/Zeiteinsparungen und Produktivitätsverbesserungen als größten Nutzen von Wissensmanagement. (Heisig, 1999)

2         Initialisierungsphase

In der Initialisierungsphase sollten Strategien, Gesamtziele, Visionen und Absichten des Wissensmanagement Projektes definiert und Ziele SMART formuliert und umgesetzt werden. Als SMART werden dabei Ziele verstanden welche alle folgenden Eigenschaften haben:

Jeder Stakeholder muss die Wichtigkeit von Wissensmanagement dargelegt und dementsprechend kommuniziert werden. (Mertins und Seidel. 2009)

2.1       Tätigkeiten in der Initialisierungsphase

Die Tätigkeiten, die in dieser Phase durchgeführt werden, sind für den Erfolg des Gesamtprojekt entscheidet. Ohne dementsprechende Planung wird das Projekt scheitern. Als Start dieser Phase muss die Strategie für dieses Projekt mit der Geschäftsleitung formuliert und abgestimmt werden.

In KMU wird der Treiber dieses Projektes meist der Geschäftsführer selbst sein. Die entsprechenden Anforderungen werden aus der Strategie entwickelt. Als nächstes müssen die Ergebnisse definiert werden. Durch die Definition der Ergebnisse ergeben sich der Projektumfang und die Erfolgskriterien. Durch die definierten Ziele können Meilensteine im Projektplan festgelegt werden.

In den einzelnen Schritten ist immer wieder der Mehrwert beziehungsweise die Wirtschaftlichkeit zu hinterfragen und abzuschätzen. Als Abschluss müssen alle Mitarbeiter in den Plan der Einführung von Wissensmanagement eingeweiht werden. Um die Aufgaben in dieser Phase nochmal darzustellen werden diese folgend nicht chronologisch aufgezählt: (Kuster, Huber und Lippmann 2008):

Alle diese Werkzeuge benötigen eine gewisse Erfahrung in Projekten dieser Art um nicht am Ziel vorbei zu schießen. Die eingesetzten Werkzeuge in dieser Phase werden in Tabelle 1 dargestellt.

Tabelle 1:Werkzeuge der Initialisierungsphase

Quelle: in Anlehung an: Kuster, 2008

Die Ergebnisse, die in dieser Phase zusammengetragen wurden, werden der Phase Analyse als Arbeitsgrundlage dienen.

3         Analyse

Während der Analyse sollte der gegenwärtige IST-Stand des Wissensmanagement im Unternehmen erhoben werden. Basiert auf den Ergebnissen der Initialisierungsphase und weitere Untersuchung der Wissensbestände und Prozesse sollten die Wissensflüsse zwischen den Wissensträgern transparent gemacht und auf Effizienz untersucht werden.

Möglich ist eine Analyse der Qualität und Effizienz des Wissensmanagements in Bezug auf Zeit, Kosten und Qualität der Arbeit. (Gronau 2009).

3.1       Teilbereiche im Wissensmanagement

Eine detaillierte Analyse des Wissensmanagement lässt sich vereinfachen wenn das Wissensmanagement in mehrere Teilbereiche gegliedert wird. Diese Gliederung erfolgt wie in Abbildung 2 gezeigt.

Abbildung 2 Teilbereiche des Wissensmanagements

Quelle: in Anlehnung an: Gronau, 2009