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Fallaufgabe
Projektmanagement
P-PRMAS01-XX5-A08

Universität, Schule

Apollon Hochschule der Gesundheitswirtschaft Bremen

Note, Lehrer, Jahr

1,3 , Fr. Meyerhof, 2013

Autor / Copyright
Olivia Pe. ©
Metadaten
Preis 15.00
Format: pdf
Größe: 0.26 Mb
Ohne Kopierschutz
Bewertung
sternsternsternsternstern_0.75
ID# 41560







Fallaufgabe

„Projektmanagement“ PRMAS01-XX5-A08


Zweck der Aufklärung und Rolle des Projektleiters


Inhaltsverzeichnis

1      Stellen sie den Zweck der Auftragsklärung dar.

2      Charakterisieren sie Ihre Rolle als Projektleitung

3      Planen sie die erste Projektsitzung

4      Matrixprojektorganisation

5      Literaturverzeichnis


1       Stellen sie den Zweck der Auftragsklärung dar. (…)


Die Auftragsklärung eines Projektes erfolgt zwischen Auftraggeber, z.B. dem Topmanagement eines Unternehmens, sowie dem  Auftragnehmer, bestehend aus dem Projektleiter und seinem Projektteam. Diese Sitzung ist ausschlaggebend für den weiteren Verlauf des Projekts, ungeklärte Fragen, nicht abgeklärte Rahmenbedingungen oder Unstimmigkeiten führen in späteren Phasen des Projektes zu Problemen, die Zeit beanspruchen und/oder Kosten verursachen können.

Deshalb wird diese Phase auch als die wichtigste im Projektverlauf bezeichnet.[1]

Bei der Auftragsklärung wird der Projektauftrag konkret geschildert und die Ziele und Rahmenbedingungen werden festgesetzt, so dass die Projektstrukturierung und –Planung später darauf aufbauen kann[2], die drei Aspekte Kosten, Termine und Inhalte, die im „magischen Dreieck der Projektorganisation“ erwähnt werden, werden somit konkret festgelegt.[3]

Das Projektteam stellt dem Auftraggeber Fragen bezüglich des Projektes und erhält somit alle wichtigen Informationen. Dabei ist es sinnvoll, die Fragen auf zwei Arten zu stellen, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen oder Themen nicht besprochen werde. Zum einen sollte jedes Mitglied des Projektteams die Möglichkeit bekommen, Fragen spontan an den Auftraggeber zu richten.

Dies bietet den Vorteil, dass Mitarbeiter verschiedener Fachbereiche und mit unterschiedlichen Erfahrungen ihr Wissen mit einbringen und Unstimmigkeiten kritisch hinterfragt werden[4].

Zum anderen sollte der Projektleiter sich im Vorfeld einen konkreten Fragenkatalog, zum Beispiel wie im Studienheft Projektmanagement, zurechtlegen, mit Themen deren Klärung unabdingbar im Vorfeld des Projekts geschehen muss.[5]

Am wichtigsten ist die Formulierung der Zielfrage, da sie die wichtigste für das Verständnis des Projektes ist. Sie sollte möglichst in verschiedenen Formen gestellt werden, um sicher zu gehen, dass alle Aspekte des Projektauftrags erfasst werden.[6]

·         Welche Veränderungen erwarten sie nach Abschluss des Projekts im Bereich Qualität der Pflege, Versorgung der Patienten .....[Volltext lesen]

Download Fall­auf­gabe Projekt­ma­nage­ment. Zweck der Aufklä­rung, Rolle des Projekt­lei­ters, erste Projekt­sit­zung, PRMAS01-XX5-A08
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Die Fragen nach Zweck und Verwendung könnten klären, ob der Auftraggeber vor hat, dass eigene Fortbildungspogramm zu erweitern oder evtl. auch bereit wäre Fortbildungen von Fremdanbietern seinen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Der Projektleiter wüsste somit in welchem Umfang er planen muss.

Danach kann der Projektleiter sich Fragen zum zeitlichen Rahmen stellen:

·         Wie lange Dauert das Projekt?

·         Gibt es Zwischenziele die zu bestimmten Zeiten erreicht werden sollen?

·         Soll die Analyse des Schulungsbedarfs zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgestellt werden?

·         In welchen Abständen wünscht die Heimleitung über den Stand des Projekts informiert zu werden?

·         Gehen die Mitarbeiter ihrer regulären Tätigkeit neben dem Projekt weiter nach? Wie viele Stunden können die Beschäftigten neben ihrer normalen Tätigkeit im Pflegeheim pro Tag/Woche entbehrt werden?

Dies ist wichtig für den Projektleiter, da die laufenden Mitarbeiterkosten für das mitwirken am Projekt exklusive des Budgets sind[10] und deshalb für die Zeit von sechs Monaten zwei Tätigkeiten nachgehen müssen, da es sich um eine Matrixprojektorganisation handelt.

Weiterhin muss der Projektleiter natürlich wissen, zu welchen festen Zeiten er Bericht erstatten soll, bzw. Zwischenziele erreicht werden sollen, denn nur so kann er den Terminplan für das Projekt festsetzen.[11]

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Nur mit Hilfe aller dieser Informationen kann der Projektleiter einen Projektstrukturplan erstellen, der im Verlauf des Projektes keine Weiteren Fragen und Probleme aufwirft, die den Reibungslosen Ablauf des Projekts behindern.



2       Charakterisieren sie Ihre Rolle als Projektleitung. (…)


Der Projektleiter nimmt im Laufe des Projekts die unterschiedlichsten Rollen ein.

Zu allererst ist er während des Auftragsklärungsgesprächs Stratege. Er sorgt dafür, dass das Projekt erfüllt werden kann und zeigt dem Auftraggeber Grenzen und Möglichkeiten bzgl. Budget, Zeitplan und Zielsetzung auf.

Dafür braucht er, als erster Ansprechpartner für das Projekt, Verhandlungsgeschick. Er bespricht zuerst mit dem Auftraggeber den Rahmen des Projekts[14], der in dem Fallbeispiel[15] bereits gegeben ist. Wie viel Zeit der einzelnen Mitarbeiter der Projektleiter in Anspruch nehmen darf, ist zum Beispiel noch nicht gegeben und wäre in diesem Fall noch zu verhandeln.

Im Laufe des Projekts wird er zu dem mit Anbietern von Fortbildungen, Kosten- und Zeitrahmen für Fortbildungspogramme für da.....

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So sollte er das Kennenlernen durch eine hohe Präsenz unterstützen, Konflikte abwägen, das Team auf das Projektziel fokussieren und erreichte Erfolge mit ihnen teilen, sowie einen Abschluss finden, bei dem die Ergebnisse reflektiert und bewertet wird.[21]

Er ist somit im Bedarfsfall auch Konfliktmanager, der verschiedene aufeinander prallende Mentalitäten in einem Team zusammenbringt.[22]

Zum Beispiel könnte zwischen Pflegepersonal, Therapeuten und Ernährungsberatung über die Prioritäten ihrer jeweiligen Fachbereiche und den entsprechenden Fortbildungsbedarf ein Streit entstehen. Der Projektleiter sollte jeden einzelnen Konflikt zulassen und abwägen, welche es Wert sind einzugreifen und zu schlichten, um sein Team nicht zu bevormunden, ihm wird eine hohe soziale Kompetenz abgefordert.

Während der Teamentwicklung wird ihm eine hohe Motivationsfähigkeit sowie Einfühlungsvermögen abverlangt. Er muss das Interesse des neu gebildeten Teams für die Entwicklung eines Fortbildungspogrammes wecken und mit gleichbleibendem Engagement erhalten. Eine komplette Identifikation mit dem Projekt hilft, damit seine Motivation auf das Team übergeht und er es authentisch vermitteln kann.[23] Er könnte das Team motivieren, in dem er den einzelnen Mitarbeitern aufzeigt, wie sie von der Projektarbeit profitieren, welche Fortbildungen sie in Anspruch nehmen könnten um sich dadurch beruflich weiterzuentwickeln, z.B.: als Ernährungsberaterin für Patienten mit Schluckbeschwerden, Hygienebeauftragte oder als Beraterin für Wundversorgung.

Häufige Treffen mit dem Team und gegebenenfalls Einzelgespräche oder Gruppensitzungen, können helfen, dass Interesse zu wecken und zu erhalten, jegliche erzielte Leistung sollte als Leistung des gesamten Teams dargestellt werden, um ein Gefühl der Gruppenidentität zu vermitteln.[24]

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Da der Projektleiter unmöglich ausführliches Fachwissen zu allen Bereichen mitbringen kann, ist er somit auf die einzelnen Teammitglieder angewiesen, er sollte jedoch fachliches Basiswissen mit einbringen.[31]

Wichtig ist dabei, dass der Projektleiter hier die Leistung seines Teams betont und das Ergebnis nicht als seine Arbeit präsentiert.

Um dieses Zusammengetragene Wissen zu Bündeln und für das Projekt nützliches, neues Wissen zu erschließen nimmt er die Rolle des Katalysators im Team ein.[32] Aber auch nach außen hin, fungiert er als Katalysator zwischen Auftraggeber, also Heimleitung, und dem Projektteam, um regelmäßig über den Fortschritt des Projekts zu berichten.[33]


3       Planen sie die erste Projektsitzung für das Fallbeispiel. (…)


Am Start eines Projekts steht immer eine erste Sitzung, die den Stellenwert des Projekts klarstellen soll. Diese wird Kick-off-Meeting[34] oder auch konstruierende Sitzung[35] genannt. Sie steht noch vor der kompletten Planungsphase und neben dem Projektleiter mit seinem Projektteam, nehmen zu dem auch Auftraggeber und Management teil, um die Wertschätzung des Projektes durch die Führungsetage zu verdeutlichen.

Dies dient der Motivationssteigerung der Mitarbeiter an dem Projekt, denn an einem Projekt mit geringem Stellenwert arbeiten sie höchstwahrscheinlich auch mit entsprechendem Engagement.[36]

Im Fallbeispiel würde somit durch die Präsenz der Heimleitung, der Bereichsleitungen, des Qualitätszirkels und der Pflegedienstleitung gezeigt, dass alle die Entwicklung eines Fortbildungspogrammes nicht nur unterstützen, sondern auch wichtig für den Bestand und die Weiterentwicklung .....

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08:45 – 09:30           Gründe für den Projektauftrag und Stellung des Projekts

09:30 - 09:45            Pause

09:45 – 10:30           Vorstellungsrunde der Teammitglieder

                                    Teilnehmer: Projektleitung und Projektteam

10:30 – 11:30           Vorstellung des Projekts und des Projektziele

11:30 – 12:15           Mittagspause mit gemeinsamen Essen

12:15 – 12:45           Ablauf der Teambesprechungen

12:45 – 13:30           Erarbeitungsphase: Teamregeln für Zusammenarbeit

13:30 – 13:45           Pause

13:45 – 14:15           Beginn der Projektarbeit: Was kommt zuerst?

14:15 – 15:00           Fragen und Feedback


Am Anfang des Projekts steht die Begrüßung aller Teilnehmer bei der sich der Projektleiter vorstellt. Er berichtet kurz über seinen beruflichen Werdegang sowie seine Fachkompetenzen bezüglich Projektmanagement und Gesundheitswesen, damit auch das Team die Auswahl der Heimleitung nachvollziehen kann.

Danach sollte sich die Leitungsebene dem Team persönlich vorstellen, da die Mitarbeiter ihre direkten Vorgesetzten zwar vermutlich kennen, jedoch zum Beispiel andere Bereichsleitungen oder Mitglieder des Qualitätszirkels se.....

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Quellen & Links

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