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Handbuch zur Erstellung einer Checkliste Einstellung eines neuen Mitarbeiters
Von Anna Born EinleitungFür die Erstellung der geforderten Checkliste wird hier die Vorlage des unten zu erkennenden Excel Formats (Bild 1.0) vorausgesetzt. Aufgabe des erstellenden Sachbearbeiters ist die Erarbeitung einer aktuellen Datumanzeige, sowie eines Listenfelds für Arbeitsplatz / Abteilung mit folglicher Sverweisung für die Abteilungsleitung. Letztendlich wird eine „Wenn(Und())“ Funktion mit Bedingter Formatierung für die Spalte der verbleibenden Bearbeitungszeit erstellt.
(Bild 1.0 Vorlage der Checkliste) 1. Aktuelle Datum
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Im Feld F1
soll das aktuelle Datum wiedergegeben werden. Dazu wird das Feld angewählt und
mit der Formel =HEUTE() gefüllt. Mit der Bestätigung der Entertaste ist das
Datum erfolgreich eingerichtet.
2. Abteilung und Abteilungsleiter
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Im Feld F4 wird letztendlich durch eine Sverweis Funktion automatisch der entsprechende (Bild 2)
Abteilungsleiter(in) ausgegeben. Um diese
einzurichten wird das entsprechende Feld F4 markiert
und mit dem Text =SVERWEIS(B4;Sacharbeiter;2;FALSCH) gefüllt.
Vereinfacht gesagt wird im Bezug zum genauen Inhalt des Feldes B4 die Zweite Spalte der Matrix mit dem Namen „Sacharbeiter“ zurückgegeben.
3. zu bearbeiten bis spätestens
Das Feld „zu bearbeiten bis spätestens“, beginnend ab E8, soll das Datum angeben bis zu dem die Tätigkeit vollbracht werden soll. Es setzt sich aus dem Eintrittsdatum und der „zu bearbeiten Tageszahl vor Eintritt“ zusammen.
Wählen sie das Feld E8 an und geben sie die Formel =$F$3-D8 ein. Die $ Zeichen sind dabei notwendig um das Eintrittsdatum zu festigen. Nun können sie, nach bestätigen der Entertaste, das Feld kopieren und hinter alle notwendigen Tätigkeiten Einfügen. Eine weitere Möglichkeit ist das herunterziehen das den gleichen Effekt erzielt; Dazu ziehen sie nach Markierung von E8 die untere rechte Ecke herunter über die folgenden Zellen.
4. verbleibende Bearbeitungszeit
Die schwierigste Aufgabe ist die Ausgabe der verbleibenden Bearbeitungszeit. Diese soll die übrige Tagesanzahl zur Erledigung der Tätigkeiten oder Nachrichten wie Verzug, Leg los, erledigt und zu spät erledigt übernehmen.
5. Ausgabe mit der „Wenn“ Funktion
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Für das Feld F8 würde die Formel folglich aussehen:
=WENN(UND(H8="";E8<$F$1);"Verzug";WENN(UND(H8="";E8=$F$1);
"Leg Los";WENN(UND(H8<>"";H8<=E8);"erledigt";WENN(UND(H8>E8);"zu spät";E8-$F$1))))
Diese Formel ist wie bereits im Unterthema „zu bearbeiten bis spätestens“ beschrieben, auf alle folgenden und benötigten Felder zu kopieren.
6. Bedingte Formatierung
Die verschiedenen Ausgabe Möglichkeiten sollen entsprechend Farblich gefüllt werden. Dazu werden alle Felder mit der erstellten Wenn Funktion markiert. Folglich muss unter dem Reiter Start die Bedingte Formatierung/Neue Regel ausgewählt werden. Bitte wählen sie „Nur Zellen formatieren, die enthalten“ und fügen sie auf diese Weise nach dem Schaubild Formatierungsregeln hinzu:
1. Bei der verbleibenden Arbeitszeit soll der Text "Verzug" dann ausgegeben werden, wenn der Zeitpunkt zur Bearbeitung überschritten wird. Die Füllfarbe soll ROT sein.
2. Bei der verbleibenden Arbeitszeit soll der Text "Leg los" dann ausgegeben werden, wenn der Zeitpunkt zur Bearbeitung erreicht wird. Die Füllfarbe soll ORANGE sein.
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4. Bei der verbleibenden Arbeitszeit soll der Text "zu spät erledigt" dann ausgegeben werden, wenn die Erledigung nach der Vorgabefrist erfolgt ist. Die Füllfarbe soll AQUAMARIN sein.
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